4 mẹo sử dụng Google Sheet hiệu quả

Google Sheet là một ứng dụng của Google có chức năng tương tự như Exel. Nhưng khác với Exel, Google Sheet có thể giúp người dùng chia sẻ dữ liệu với các đối tượng khác mà không cần bỏ qua công đoạn download phức tạp.

Các mẹo dưới đây sẽ giúp các bạn nâng cao kỹ năng, đảm bảo an toàn dữ liệu mình tạo ra và mẹo sử dụng Google Sheet một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn nhé!

1. Giới hạn quyền truy cập của người dùng

Có lẽ các bạn không còn xa lạ với việc chia sẻ tệp tin với nhiều người, tuy nhiên để bảo đảm an toàn và bảo mật thông tin đối với những người chia sẻ, thậm chí đặt thời gian để giới hạn quyền truy cập hoặc dừng chia sẻ thông tin là điểm ưu việt của Google Sheet.

Tính năng này đảm bảo người đọc không truyền thông tin ra bên ngoài hoặc xem dữ liệu vô thời hạn

Trong giao diện của Google Sheet, bấm nút SHARE. Sau khi bấm nút SHARE thì cửa sổ thiết lập chia sẻ (Share with others) hiện ra như sau:

Trong mục này bao gồm:

• People: Tên người hoặc địa chỉ email của người mà bạn muốn chia sẻ

• Editor: Thiết lập quyền cho người được chia sẻ. Quyền này bao gồm:

• Viewer: Chỉ có quyền xem mà không được bình luận hay chỉnh sửa nội dung

• Commenter: Có thể góp ý, bình luận vào file nhưng không được sửa nội dung

• Editor: Có thể chỉnh sửa, thay đổi nội dung trong file

2. Cài đặt thông báo khi người nào đó chỉnh sửa thông tin

Để theo dõi hoạt động của người khác trên bảng tính của mình, bạn hãy bật tính năng thông báo qua email. Hoặc có thể lựa chọn gửi mail cập nhật ngay hoặc dưới dạng thống kê thay đổi hàng ngày.

Cách thực hiện:

1. Mở Google Sheet
2. Ở thanh menu, nhấp vào phần công cụ => Quy tắc thông báo

3. Trong cửa sổ xuất hiện, hãy chọn “thời gian” mà bạn muốn nhận thông báo.

• Mọi thay đổi được thực hiện: thông báo khi có người thay đổi bảng tính

• Người dùng gửi biểu mẫu: Đặt thông báo khi có ai đó điền vào biểu mẫu. Trong cửa sổ xuất hiện, hãy chọn “Tần suất” bạn muốn nhận thông báo.

4. Thông báo cho bạn bằng:

• Email – thông báo hàng ngày: Gửi bản tóm tắt hàng ngày về tất cả thay đổi

• Email – ngay lập tức: Gửi email về mọi thay đổi

5. Nhấp vào “Lưu”

3. Giao việc cho từng người bằng Google Sheet

Bạn chỉ mất vài giây để phân chia công việc cho cả nhóm bằng cách gắn các thẻ email của các thành viên (@email) khi thêm nhận xét vào một ô trên bảng tính đã được chia sẻ. Ngay lập tức, những người này sẽ nhận được email về việc cần làm.

Khi mở tài liệu, họ cũng sẽ thấy phần việc được chỉ định nằm ở góc trên cùng bên phải và có thể dễ dàng đánh dấu tick xong việc.

Các bước thực hiện:

1. Mở một tệp Google trên máy tính
2. Đánh dấu văn bản, hình ảnh, ô hoặc trang trình bày mà bạn muốn nhận xét
3. Để thêm một nhận xét, hãy chuyển đến thanh công cụ và nhấp vào biểu tượng “Thêm nhận xét” (CTRL + ALT +M)
4. Viết nhận xét
5. Trong nhận xét của bạn, hãy thêm địa chỉ email (có @ hoặc + ở trước) của người bạn muốn giao việc.
6. Nhấp vào hộp bên cạnh phần “Giao cho [tên]”
7. Nhấp vào “Giao”

4. Tự động thực hiện các nhiệm vụ lặp lại với Macro

Macro là một tính năng mới của Google Sheets, giúp tăng tốc các phép toán trên bảng tính chỉ với một cú nhấp chuột hoặc tổ hợp phím tắt.

Tạo Macro:

1. Ở thanh menu, nhấp vào công cụ => Macro => Ghi Macro
2. Ở dưới cùng, hãy chọn loại tham chiếu ô mà bạn muốn macro sử dụng:

• Sử dụng tham chiếu tuyệt đối: Macro sẽ thực hiện các thao tác trên đúng ô mà bạn ghi. Ví dụ: nếu bạn in đậm ô A1, macro sẽ chỉ in đậm ô A1 bất kể bạn nhấp vào ô nào.

• Sử dụng tham chiếu tương đối: Macro sẽ thực hiện các thao tác trên ô bạn chọn và các ô lân cận. Ví dụ: nếu bạn ghi lại thao tác in đậm các ô A1 và B1 thì macro này có thể được dùng để in đậm các ô C1 và D1 vào lúc khác.

3. Hoàn tất việc mà bạn muốn ghi. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào mục Lưu.

4. Đặt tên cho macro, tạo lối tắt tùy chỉnh và nhấp vào mục Lưu.

Lưu ý: Khi bạn tạo một macro trong Google Trang tính, Apps Script sẽ được tạo. Để chỉnh sửa Apps Script này, ở thanh công cụ, hãy nhấp vào mục Macro => Manage Macro => Edit Script

Với các mẹo sử dụng Google Sheet trên, hy vọng bạn đọc sẽ tìm ra phương pháp quản lý và xử lý công việc nhanh chóng, tiện lợi hơn.

>>> Xem thêm: Các phương pháp và biểu mẫu đánh giá nhân viên

>>> Xem thêm: Giải pháp phần mềm nhân sự tốt nhất hiện nay

Sưu tầm bởi EMSC – Giải pháp phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả

Nguồn: https://emsc.vn/4-meo-su-dung-google-sheet-hieu-qua/