6 cách đơn giản để phản bác lại Client mà không sợ bị mất lòng
George S. Patton từng nói rằng: “Nếu mọi người đang suy nghĩ giống nhau, thì có nghĩa là ai đó không thực sự động não.”
Trong kinh doanh, đưa ra một ý kiến trái chiều có khi lại là điều tốt (vì một động cơ tốt). Cái khó là cách bạn mở lời sao cho đúng đắn – đặc biệt khi đó có thể là những vấn đề khó nghe hoặc có liên quan đến client, sếp hay đồng nghiệp. Nên nhớ, sự khác biệt quan điểm có nhiều khía cạnh tốt.
Nhưng cần phải tách bạch giữa khác biệt quan điểm một cách tích cực và mang tính đóng góp, với những tranh luận nóng nảy. Để đi đến một quan điểm mà 2 bên cùng đồng thuận, cần một sự chuyên nghiệp và thái độ tôn trọng lẫn nhau.
1. Hãy chú ý đến giọng điệu của bạn
Nghiên cứu đã chỉ ra rằng, giọng điệu của một người làm được nhiều điều hơn họ nghĩ. Thật ra, giọng điệu của người nói có sức ảnh hưởng gấp 2 lần so với thông điệp mà họ muốn chuyển tải (thông qua một nghiên cứu các bài phát biểu của 120 nhà điều hành).
Như vậy, nếu bạn nói lớn giọng trong suốt cuộc tranh luận, có phải là bạn đang truyền tải thông điệp tiêu cực? Hay nó sẽ giúp bạn thu hút được sự chú ý?
Một nghiên cứu viên của Đại học MIT, ông Michael Schrage cho biết, giọng điệu của bạn nên tùy vào từng tình huống cũng như người có quan điểm trái ngược với bạn là ai.
“Nếu bạn lớn tiếng bởi vì tính trấn áp và muốn hạ thấp người khác là một phần con người bạn, bạn sẽ gặp vấn đề lớn về sự chuyên nghiệp”, ông Micheal giải thích. “Nhưng khi bạn nhấn giọng bởi vì bạn thể hiện sự quan tâm và muốn truyền đạt một điều gì đó có ích, nhân viên của bạn sẽ hiểu ý và thấy tôn trọng điều đó.”
Vậy nên, hãy kiểm soát giọng nói của bạn. Nếu bạn cảm thấy chính mình đang trở nên kích động, hãy dừng lại một lát và nghĩ đến viễn cảnh sẽ xảy ra trước khi nói lớn tiếng.
2. Hãy bắt đầu với từ “Tôi”
Đề cập đến người đối diện (“Bạn phải…” , “Anh muốn…”) khi vừa bắt đầu mở lời với người mà bạn bất đồng ý kiến sẽ dễ dẫn đến tranh cãi. Hãy cùng nhìn qua một vài ví dụ bên dưới để hiểu rõ hơn.
Sự khác biệt ở đây là gì?
Cùng xem tiếp một vài ví dụ bên dưới.
“Anh chẳng bao giờ chịu kiểm tra báo cáo trước khi gửi chúng đi cả” và câu: “Tôi để ý thấy có một vài lỗi trong bài báo cáo mới nhất của anh. Anh có muốn tôi cho anh xem cách của tôi khi kiểm tra lại lỗi không?
“Anh luôn luôn quên đính kèm tệp khi gửi email!” và câu: “Tôi không tìm thấy những tệp đính kèm mà anh gửi cho tôi trong email, phiền anh gửi lại cho tôi được không?”
“Anh nên tập trung hơn vào những vấn đề đã được nói đến trong buổi họp!” và câu. “Tôi thấy thật hữu ích khi ghi chép lại những gì được nêu ra trong buổi họp để đảm bảo không bị bỏ lỡ điều gì”.
Theo chuyên gia nghiên cứu về giao tiếp, ông Preston Ni giải thích: “Hầu hết con người đều không thích bị đánh giá hay bị yêu cầu họ cần phải làm gì. Và khi bạn đề cập đến người nghe một cách trực tiếp, điều đó sẽ dễ dẫn đến cảm giác bực bội và khiêu khích.
Trong khi có những tình huống mà một vài người có thể kiểm soát được hành động của họ, việc không đề cập đến người nghe trong câu nói của bạn sẽ tránh dẫn đến cãi nhau.
3. Tránh những từ chen ngang hay những câu do dự
Những từ chen ngang không cần thiết như “um”, “ah”, “uh” là dấu hiệu của sự không chắc chắn. Những từ này khiến cho lời nói của bạn thiếu tin cậy và sẽ làm cho người nghe bị phân tâm.
Ở điểm này, rất quan quan trọng để nhận thức được những vấn đề đang cản trở bạn – và hạn chế việc sử dụng chúng trong suốt cuộc bất đồng. Một cách để cho những vấn đề này biến mất là gì?
Hãy thử đeo một sợi dây thun xung quanh cổ tay và chuyển sợi dây đó qua cổ tay còn lại khi nào bạn nói “um” hay “uh”.
4. Chuẩn bị kỹ phản hồi
Để tăng sức thuyết phục cho những ý kiến phản bác của mình, bạn đừng bỏ qua việc làm khảo sát.
Cùng nhìn qua ví dụ này, bạn và đồng nghiệp đang lên kế hoạch cho chiến lược marketing mới. Sếp gửi cho bạn email và những yêu cầu, nhưng bạn lại nghĩ, đã đến lúc để doanh nghiệp đi theo một hướng đi mới.
Thay vì cứ dựa vào những đề xuất về những gì bạn nghĩ có thể xảy ra nếu bạn thay đổi, hãy bắt đầu cuộc hội thoại với một bảng đánh giá những dữ liệu và lý do tại sao các chiến lược hiện tại lại không hiệu quả và đề xuất những gì bạn có thể làm được gì cho hôm nay, cho tháng tới hoặc là quý tới để chỉnh sửa nó.
Nhưng đừng chỉ xoay quanh những con số. “Hãy gắn kết số liệu và ý tưởng với tầm nhìn và mục tiêu của công ty. Bản thân con số không có gì hấp dẫn nếu không đặt đúng bối cảnh. Nếu bạn đang cố gắng thuyết phục hay phản bác sếp, hãy cho ông ấy thấy các số liệu trong bối cảnh phù hợp” ông John Bonini, Growth Director của Litmus giải thích.
Sự chuẩn bị có chiến lược này sẽ khiến người khác gặp khó khăn khi muốn bắt bẻ những luận điểm của bạn. Nó sẽ giúp bạn truyền đạt đến người nghe rằng bạn đang thật sự tâm huyết với ý kiến khác biệt của mình, chứ không chỉ là chuyện đồng ý hay không đồng ý.
5. Đừng quá cá nhân
Khi bất đồng trở nên căng thẳng, rất dễ dẫn đến việc mọi người “đả kích” nhau. Những màn tấn công cá nhân thường được dùng như là một cách để hăm dọa hay là cơ chế tự vệ, nhưng điều đó không thích hợp trong môi trường kinh doanh – hoặc bất kì tình huống nào khác cũng có vấn đề như vậy.
Khi bất đồng ý kiến với một ai đó, những tuyên bố của bạn nên dựa trên những ý kiến mà bạn đang tranh luận, chứ không phải dựa trên những điều mà người khác đã làm (hoặc không làm được) trong quá khứ.
Sẽ dễ dàng hơn nhiều để lắng nghe những phê bình nếu bạn không quá đặt cái tôi (tự ái cá nhân) vào những gì bạn làm. Ngay cả khi có ai đó nói điều gì “ngoài lề”, tránh đáp trả và cố gắng suy nghĩ theo hướng tích cực hơn. Cụ thể hơn, hay quay trở lại cuộc thảo luận để giải quyết vấn đề đang xảy ra.
6. Cẩn thận với ngôn ngữ cơ thể của bạn
Khi xảy ra bất đồng, hãy chú ý đến những ngôn ngữ cơ thể. Bạn có thể nói điều gì đó, nhưng những biểu hiện hay biểu cảm khuôn mặt của bạn lại nói lên một ý nghĩa khác, rất dễ để khiến ai đó hiểu nhầm bạn.
Tránh việc đặt những vật cản như tay, túi xách hay bất cứ cái gì khác giữa bạn và người mà bạn đang nói chuyện cùng.
Nếu như bạn muốn phản bác một cách lịch sự, hãy nhíu mày một chút để tạo sự chú ý, mỉm cười và gật đầu trong khi những người khác đang nói. Bằng cách này, khi đến phiên bạn nói, những người xung quanh bạn sẽ cảm thấy rằng bạn đã thật sự lắng nghe họ nói.
Theo: Huỳnh Ngọc / Brands Vietnam
Nguồn: Carly Stec / HubSpot