8 tố chất một Trưởng phòng mua hàng chuyên nghiệp nào cũng cần phải có

Trưởng phòng mua hàng ( Purchasing Manager) là người kiểm soát quá trình cung ứng hàng hóa đầu vào cho doanh nghiệp. Với sự phát triển mạnh mẽ như hiện nay thì chức vụ này càng đóng vai quan trọng hơn nữa. Vậy tố chất cần thiết để trở thành một Trưởng phòng mua hàng giỏi là gì? Hãy tìm hiểu sâu hơn với bài viết dưới đây.

Trưởng phòng mua hàng tiếng anh là gì?

Trưởng phòng mua hàng tiếng anh là Purchasing Manager, họ có nhiệm vụ chính là quản lý quá trình mua hàng cho công ty, xác định phương pháp tiết kiệm chi phí, phát triển chiến lược của đơn vị, cải thiện sản xuất.

Quản lý mua hàng cần xác định những yếu tố có thể cắt giảm chi phí, tiết kiệm cho doanh nghiệp, báo cáo với Giám đốc mua hàng. Họ cần xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp và khách hàng, mục tiêu nhắm đến là tìm kiếm các nhà cung cấp tốt nhất, mang tới mức giá tuyệt vời.

Tố chất cần có ở một Trưởng phòng mua hàng

1. Kỹ năng đàm phán tuyệt vời

Rõ ràng đây là yếu tố quan trọng hàng đầu đối với một Purchasing Manager. Bạn đang cố gắng để có được thỏa thuận tốt nhất cho công ty và nhà cung cấp cũng đang cố gắng kiếm được nhiều lợi nhuận hơn. Do đó, khi bạn làm việc với các nhà cung cấp, bạn cần tìm thấy điểm chung giữa mình và họ rồi đưa ra điều chỉnh, có sự cân bằng để đảm bảo rằng cả hai bên đều có được những gì mình mong muốn.

Thành công của các giao dịch sẽ phụ thuộc vào kỹ năng đàm phán của bạn. Đây là quá trình mà bạn và nhà cung cấp cần đạt được thỏa thuận lợi ích chung. Mục tiêu của các cuộc đàm phán này là dịch vụ hoặc sản phẩm phù hợp với mức giá phù hợp, đúng thời điểm, đúng địa điểm hoặc đúng số lượng.

Người quản lý mua hàng cần có khả năng đàm phán để cân bằng hoàn hảo cho quyền này, đòi hỏi bạn phải có năng lực thuyết phục, có tầm nhìn chiến lược.

2. Có kiến thức và khả năng quản lý ngân sách

Kiến thức là một phần không thể thiếu đối với bất kì người quản lý nào, trong đó có Trưởng phòng thu mua. Làm chủ dữ liệu là bí quyết của một người mua hàng thành công, bạn cần phải biết nhiều hơn về những gì bạn đang mua, ghi nhớ những đặc điểm, thông tin về sản phẩm để hỗ trợ đàm phán và lập kế hoạch. Bạn có thể tìm kiếm từ những lời khuyên của các chuyên gia.

Việc hiểu rõ về quy trình, công việc của mình, sản phẩm của nhà cung ứng và các kiến thức liên quan chính là chìa khóa vàng giúp bạn trở thành Trưởng phòng thu mua chuyên nghiệp.

3. Khả năng phân tích, dự đoán

Kỹ năng phân tích, dự đoán sẽ giúp Purchasing Manager đưa ra quyết định đúng đắn, góp phần thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Để làm được điều này thì bạn cần phải có sự nghiên cứu thị trường, sản phẩm, các yếu tố liên quan một cách chuyên sâu.

Bạn cần mua bao nhiêu sản phẩm? Mua chúng ở đâu? Xu hướng thị trường là gì? Thói quen tiêu dùng của khách hàng? Khả năng mua sắm của doanh nghiệp mức nào?... Tất cả đều phụ thuộc rất nhiều vào kiến thức dự báo, sự hiểu biết của bạn. Nếu mắc sai lầm thì cơ hội nào tồn tại? Mức độ rủi ro có thể xảy ra là cao hay thấp?

Khả năng phân tích, đánh giá rủi ro là cách để bạn chủ động khắc phục sự cố. Bạn cần nhắc nhở nhà cung cấp trước thời hạn cam kết, điều này giúp đáp ứng thời gian của chương trình chính xác hơn, nếu bạn đợi đến đúng ngày rồi mới kiểm tra chúng thì sẽ không kịp để xử lý các vấn đề phát sinh. Ví dụ, bạn đặt hàng từ ngày 7/1 và nhà cung cấp cam kết 7/12 sẽ trả sản phẩm, tuy nhiên vào ngày 7/11, bạn nên yêu cầu họ gửi các thông tin và xác nhận hoàn thành đúng tiến độ, nếu đợi đúng ngày 7/12 mới kiểm tra thì bạn sẽ không thể chắc chắc mọi tiêu chuẩn của mình sẽ được đáp ứng.

4. Sự nhạy bén trong kinh doanh

Người làm quản lý cần có đầu óc nhanh nhạy, dù lĩnh vực gì thì họ cũng phải rèn luyện cho mình sự nhạy bén trong kinh doanh. Để làm được điều này thì một lần nữa bạn cần phải trau dồi khả năng quan sát, phân tích, đánh giá và nhanh chóng đưa ra quyết định đúng đắn. Sự nhạy bén giúp bạn đi trước các đối thủ, có được lợi thế trong kinh doanh.

Nếu không có khả năng quyết định thì bạn sẽ khiến người cấp dưới khó lòng lòng hoàn thành công việc của họ, sự trì trệ, chậm chạp trong việc nắm bắt tình hình, quyết định sẽ gây ra ảnh hưởng xấu đến quá trình kinh doanh của tổ chức.

5. Phân tích sự cân bằng giữa các kỹ năng định lượng và định tính

Ở vị trí của một Trưởng phòng thu mua bạn phải đưa ra quyết định dựa trên các cơ sở dữ liệu, tuy nhiên trong nhiều trường hợp bạn phải giải quyết vấn đề dường như không thực hiện được, ít dữ liệu để đưa ra lựa chọn. Đòi hỏi bạn phải có sự cân bằng giữa các kỹ năng định lượng và định tính để tìm được phương án tối ưu.

Nếu định lượng là nhấn mạnh vào kiểm tra bằng chứng, số liệu cụ thể, cách tiếp cận logic, yêu cầu bạn phải thực sự am hiểu và có khả năng phân tích dữ liệu thống kê thì định tính sẽ nhấn mạnh vào sự hiểu biết, cách tiếp cận qua lý lẽ và giải thích.

6. Quản lý rủi ro và thời gian

Trong công tác của Trưởng phòng mua hàng thường có ít nhất 3 loại rủi ro bao gồm: Hoạt động, thương mại và pháp lý. Bạn càng có nhiều kiến thức, tài liệu thỏa thuận về các hợp đồng có lợi thì sẽ càng ít gặp rủi ro. Bạn cần phát hiện được các nguy cơ rủi ro có thể xảy ra, đặt ra câu hỏi ngược lại và đưa ra kế hoạch dự phòng hiệu quả, tránh hệ quả xấu tác động đến doanh nghiệp.

Là một chuyên gia mua hàng luôn phải làm việc chính xác giờ giấc nhằm đảm bảo công việc không bị trì trệ. Bạn cần phải biết cách sắp xếp thứ tự các công việc cần ưu tiên, những việc gì cần xử lý ngay,...

7. Kỹ năng quản lý nhân sự

Thành công của các nhà lãnh đạo chính là khả năng quản lý nhân sự, đào tạo đội ngũ chuyên nghiệp. Một người Trưởng phòng không thể hoàn thành mọi công việc mà cần đến sự hỗ trợ, làm việc nhóm từ các đồng nghiệp, nhân viên cấp dưới càng giỏi thì công việc của tập thể càng đạt hiệu quả cao. Bên cạnh việc phân bổ, giao phó nhiệm vụ cho nhân viên cấp dưới đúng người đúng việc thì Purchasing Manager cần phải có thấu hiểu, lắng nghe nhân viên của mình, đưa ra chế độ thưởng phạt hợp lý nhằm khích lệ tinh thần làm việc của họ.

8. Kỹ năng sử dụng công nghệ

Đây dường như là kỹ năng không thể thiếu, đặc biệt những người làm ở vị trí cấp cao. Trưởng phòng thu mua cần có khả năng sử dụng máy tính, công nghệ tốt, nhất là những phần mềm kiểm soát hàng tồn kho.

 Tìm việc Trưởng phòng mua hàng ở đâu?

Muốn trở thành  Purchasing Manager thì trước tiên bạn cần đáp ứng về bằng cấp, tối thiểu là bằng cử nhân kinh doanh, kinh tế hoặc các lĩnh vực liên quan. Không chỉ Trưởng phòng thu mua TP.HCM mà ở bất kể đâu cũng yêu cầu bạn có chứng nhận khác nhau, chứng chỉ quản lý chuỗi cung ứng (SPSM) là lợi thế lớn. Hầu hết các nhà quản lý mua hàng đều cần ít nhất 5 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực liên quan.

Nhiều doanh nghiệp ngày nay đều sử dụng dịch vụ của công ty headhunt để tìm cho mình lượng nhân sự chất lượng, uy tín hàng đầu phải kể đến HRchannels. Nếu bạn có nhu cầu làm việc Trưởng phòng thu mua hay một công việc lương cao nào đó thì hãy tham khảo ngay trên trang HRchannels. Hơn 10 năm kinh nghiệm, chúng tôi tự tin mang đến bạn dịch vụ tốt nhất.

Nguồn ảnh: internet