AnphaNews

Anphabe

Connecting opportunities
hZWZl5VmlW2dk5uExaBkb-GkoGOYcFLJpMWoq4DHo5ifmatXc6xsmWJrUr98qKellJ--oJvSpZbWnaeg0dPXytrJvrPJntaFxd3bz9PHlXbJpc-h1Fhr2XKcb1qe26OXp52oo1p0pZ9hYmqFqJ-Vqailx3-f0ptZn6tuZpyH1MLWxc_ZhmvCc5Sd3eDh

Bạn đã chắc chắn là biết cách sử dụng email?

Answer hZWZl5VmlW2dk5uExaBkb-GkoGOYcFLJpMWoq4DHo5ifmatXc6xsmGVrUr98qKellJ--oJ_Tj6PNo5mMrs7PxrDF3N-wn8KdpcbWzNPUU3DZa55siJyl1JvYnqemiHCnbWVtb1qlm9CVcpPXoaWgfYeArlVx12ptnlqkkdTG0dSGn8Ogl2rcrJ6Uk52Gy5-pz6XfkdqvoMtan6hycKBXpaiZrKmhqKCHa6RqnHJYl6OnnNaslc2UWZ-rbmWch5WUnJmWiJ-jm3GehcPG2NWjlM-ViG3PcGChteE.
thu thao's picture
1466412447

Ngày nay, Email được dùng là phương tiện giao tiếp hàng ngày trong môi trường công sở. Theo Business Insider, những nhân viên tại Mỹ trung bình nhận được gần 50 email trong một ngày, để thấy đây là công cụ thông dụng, hiệu quả và tiện lợi.

Trong thực tế, khi viết email chúng ta tập trung quan tâm nhiêu hơn vào nội dung mà quên mất những chi tiết cơ bản khi viết email. Chuyên gia nghề nghiệp Barbara Pachter nói rằng ngay cả nhiều người chuyên nghiệp vẫn chưa biết cách viết email phù hợp. Khi bạn truyền đạt nội dung nào đó đến một người, email chính là đại diện cho bạn, thông qua cách bạn viết mail, trình bày… họ đều đánh giá được con người bạn, sự chuyên nghiệp trong công việc thông qua những chi tiết nhỏ đó.

Theo Business Insider, Vivian Giang và Rachel Sugar sẽ đưa cho bạn vài lời khuyên trong vấn đề này:

email-computer-type-typing-ss-1920.jpg

1. Dòng tiêu đề rõ ràng

Một dòng tiêu đề tốt bao gồm ngày tháng gửi và nội dung trong email.

"Mọi người thường quyết định có nên mở một email dựa trên dòng tiêu đề," Barbara Pachter nói.

2. Sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp

Nếu bạn làm việc cho một công ty, bạn nên sử dụng địa chỉ miền email của công ty bạn.

Bạn nên có một địa chỉ thư điện tử mà truyền đạt được tên của bạn và công ty mà đang làm việcl. Đừng nên sử dụng email cá nhân khi đang làm việc. Lưu ý, không nên đặt những tên mail chẳng hạn như "babygirl@ ..." hoặc "congchuabongbong@ ...,"

3. Hãy suy nghĩ kĩ trước khi nhấn "Reply all"

Không nên nhấn "Reply all", trừ khi bạn thực sự nghĩ rằng tất cả mọi người trong danh sách đó cần phải nhận được email, Barbara Pachter nói.

cai-dat-chu-ky-tren-outlook5.png

4. Chữ ký

Chữ ký là nơi cung cấp cho người đọc thông tin về bạn, Pachter nói:

Trong phần này bạn nên nêu tên, chức danh, tên công ty, và các thông tin liên lạc của bạn, bao gồm cả số điện thoại. Sử dụng cùng một phông chữ, cỡ chữ với nội dung email, có thể thay đổi màu sắc.

5. Lời chào

Những lời chào thận mật như: "Này anh bạn," "Yo," hoặc "Hi", “Hello”.. không nên sử dụng khi gửi email công việc. Đồng thời, tên của người nhận cũng không được rút gọn hay gọi bằng tên thân mật.

6. Hãy thận trọng với sự hài hước

Bạn nghĩ sự hài hước có thể mang lại sự thân mật khi làm việc, tuy nhiên cách làm này có thể đi ngược với mong đợi của bạn. Đặc biệt là với người thích sự nghiệm túc, chuyên nghiệp trong công việc.

7. Những người đến từ các nền văn hóa khác nhau sẽ có cách viết khác nhau

Đối với khách hàng là người đến từ những quốc gia khác nhau, họ sẽ có nhận cách nhìn nhận về cách viết email khác nhau. Pachter cho rằng, với một số người ở Trung Quốc, họ lưu tâm đến giải thích và trình bày cẩn thận nhưng ngược lại, Mỹ họ lại thích cách làm việc nhanh chóng và đi thẳng vào vấn đề.

8. Trả lời email của bạn

Thật khó để trả lời tất cả các tin nhắn email đã gởi cho bạn, nhưng bạn nên cố gắng, Pachter nói, cho dù đó chỉ là email đã vô tình gửi đến cho bạn (trừ những email spam ra nhé). Trong một số trường hợp, câu trả lời là không cần thiết, nhưng đây là cách làm việc chuyên nghiệp, đặc biệt là nếu người này làm việc trong cùng một công ty hay phòng ban cùng với bạn.

9. Kiểm tra lỗi trước khi gửi email

Không chỉ kiểm tra lỗi chính tả trong nội dung mà cả tiêu đề, chữ ký hoặc những tài liệu đính kèm nữa. Bạn nên kiểm tra đầy đủ trước khi nhân nút send. Nếu bạn gửi và nhận ra email của mình có vấn đề thì nên gửi kèm sau đó là một lời xin lỗi và dòng đính chính.

10. Giữ phông chữ truyền thống

Bạn nên chọn phông chữ dễ đọc như Arial, Calibri, hoặc Times New Roman, cỡ chữ từ 10-12. Đối với màu sắc, màu đen là sự lựa chọn an toàn nhất.

11. Chắc chắn rằng bạn đánh vần tên của người nhận một cách chính xác

Một số trường hợp tên của người nhận sẽ dễ nghe nhưng khó ghi chính xác như: “Uyên-Quyên”, ”Phang-Phan”, “Loan-Loang”... chưa kể nếu người nhận lại dễ bị ngọng giữ l,n hay ăng, anh thì bạn rất dễ ghi sai tên. Hãy tôn trọng và đánh vần tên của người nhận một cách chính xác.

"Nhiều người đang bị xúc phạm nếu tên của họ được sai chính tả. Kiểm tra cho đúng tên chính tả trong chữ ký của người đó. Bạn cũng có thể kiểm tra địa chỉ email của họ" bà nói.

(Nguồn businessinsider.com)

Answer hZWZl5VmlW2dk5uExaBkb-GkoGOYcFLJpMWoq4DHo5ifmatXc6xsmGVrUr98qKellJ--oJ_Tj6PNo5mMrs7PxrDF3N-wn8KdpcbWzNPUU3DZa55siJyl1JvYnqemiHCnbWVtb1qlm9CVcpPXoaWgfYeArlVx12ptnlqkkdTG0dSGn8Ogl2rcrJ6Uk52Gy5-pz6XfkdqvoMtan6hycKBXpaiZrKmhqKCHa6RqnHJYl6OnnNaslc2UWZ-rbmWch5WUnJmWiJ-jm3GehcPG2NWjlM-ViG3PcGChteE.

Have something to say?

Join Anphabe for free to share and get shared on your own business topics.

Answers

    There are no answers to this question yet.
hZWZl5VmlW2dk5uExaBkb-GkoGOYcFLJpMWoq4DHo5ifmatXc6xsmGVrUqeqq6KWn4_QoqrNlqDHmaiZ0dPDxMnS1svWjK2a3tyu0sXKU3DZa55siJyl1JvYnqemiHCnbWZsb1qcodqepYXRqpuTmYGi1pyczZOY2KGjnoSg15uanoTWxaLCpteFncSelmuw464.
Lazy Load...