Bật mí cách một doanh nghiệp quản lý tuyển dụng hiệu quả

Nhân tài là nền tảng quan trọng hàng đầu cho mọi thành công trong kinh doanh. Điều này cũng lý giải tại sao mọi tổ chức đều coi trọng công tác tuyển dụng nhân sự. Tuy vậy, không phải doanh nghiệp nào cũng hài lòng về chất lượng quản lý tuyển dụng hiện có. Chính vì vậy, TalentBold hôm nay sẽ là nhịp cầu chia sẻ kinh nghiệm về cách doanh nghiệp quản lý tuyển dụng hiệu quả đang áp dụng thành công tại nhiều doanh nghiệp tiên phong.

I. Quản lý tuyển dụng là gì ?

Quản lý tuyển dụng là tên gọi chung cho quy trình tuyển dụng thành  công một nhân sự mới.

Việc quản lý tuyển dụng sẽ bao gồm nhiều bước, nhiều tiêu chí đánh giá và nhiều bộ phận cùng phối hợp thực hiện, trong đó phòng tuyển dụng đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập, điều phối và triển khai kế hoạch tuyển dụng.

Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ, công tác quản lý tuyển dụng được sự hỗ trợ mạnh mẽ từ những phần mềm quản lý tuyển dụng chuyên nghiệp, mang đến nhiều tiện ích, lợi ích và hiệu suất tuyển dụng tuyệt vời cho doanh nghiệp.

II. Quy trình quản lý tuyển dụng chuẩn nhất hiện nay

Một quy trình quản lý tuyển dụng chuẩn sẽ gồm 05 bước cốt lõi sau:

1. Tìm nguồn ứng viên

Dựa trên yêu cầu từ phòng ban cần bổ sung nhân lực, phòng nhân sự hoặc phòng tuyển dụng sẽ trực tiếp thu thập thông tin liên quan đến vị trí tuyển dụng, bao gồm:

• Mô tả công việc

• Yêu cầu tuyển dụng

• Số lượng tuyển dụng

• Thời gian giới hạn cho công tác tuyển dụng…

Dựa trên những yếu tố này, người phụ trách tuyển dụng sẽ lựa chọn và đăng tin tuyển dụng trên các nguồn tìm kiếm ứng viên phù hợp.

2. Sàng lọc hồ sơ ứng viên

Hồ sơ ứng viên gửi về rất đa dạng, cả về số lượng và chất lượng. Lúc này, bộ phận tuyển dụng sẽ sàng lọc ứng viên thông qua các tiêu chí tuyển dụng được chú trọng nhất nhằm chắt lọc những ứng viên tiềm năng nhất với yêu cầu tuyển dụng đặt ra.

3. Phỏng vấn ứng viên

Danh sách ứng viên phù hợp nhất sẽ được các bộ phận liên quan, bao gồm phòng nhân sự, phòng ban chuyên môn xét duyệt một lần nữa. Danh sách phê duyệt sau cùng sẽ là những ứng viên tiềm năng được liên lạc để sắp xếp lịch phỏng vấn.

Thời gian, địa điểm, người trực tiếp phỏng vấn đối với từng ứng viên cũng sẽ được lên kế hoạch cụ thể, đảm bảo sự đồng bộ và chuyên nghiệp trong quy trình tuyển dụng.

4. Đánh giá, xét duyệt ứng viên

Từ những thông tin dữ liệu khai thác ứng viên qua buổi phỏng vấn, những tiêu chí đánh giá sẽ một lần nữa được dùng làm cơ sở đánh giá kết  quả phỏng vấn của ứng viên.

Việc lựa chọn ai, từ chối ai sẽ do hội đồng tuyển dụng phê duyệt theo những tiêu chí đánh giá và thang điểm cụ thể.

5. Tuyển dụng ứng viên

Danh sách ứng viên trúng tuyển sẽ gửi về cho bộ phận tuyển dụng. Bước tiếp theo là tiến hành

• Thông báo tuyển dụng đến ứng viên trúng tuyển

• Thống nhất thời gian ứng viên đến tiếp quản công việc.

• Liên lạc phòng ban chuyên môn, thông báo ngày giờ cụ thể để họ chuẩn bị đón tiếp và bàn giao công việc cho nhân sự mới.

III. Tiêu chí đánh giá quản lý tuyển dụng hiệu quả

Hoàn thành một quy trình tuyển dụng chưa phải là tất cả, điều quan trọng là kết quả tuyển dụng có đạt những tiêu chí đánh giá quản lý tuyển dụng hiệu quả mà doanh nghiệp kỳ vọng hay không. Và đây là những tiêu chí đánh giá luôn hiện hữu trong mọi kế hoạch tuyển dụng:

1. Thời gian hoàn thành quy trình tuyển dụng

Tuyển dụng một nhân sự không khó, cái khó ở đây là một khi doanh nghiệp đã quyết định tuyển dụng bổ sung nhân lực thì mức độ cấp thiết đã ở mức cao.

Điều này đồng nghĩa, phòng ban chuyên môn đang rất cần nhân sự mới tiếp quản vị trí công việc đó, tốc độ tuyển dụng chính là một trong những yêu cầu hàng đầu không thể thiếu trong tiêu chí đánh giá quản lý tuyển dụng.

2. Chất lượng ứng viên trúng tuyển

Tuyển dụng đúng người, bố trí đúng công việc, nhân sự mới gắn bó lâu dài, làm việc hiệu suất cao là điều mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng mong muốn. Tuy nhiên, thực tế không phải hoàn toàn được như ý.

Việc tuyển dụng ứng viên thành công nhưng sau thời gian thử việc, năng lực ứng viên không phù hợp hoặc ứng viên không hài lòng về môi trường làm việc đều buộc doanh nghiệp phải tiến hành quy trình tuyển dụng lại, ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất, hao tốn thời gian và chi phí của doanh nghiệp.

3. Lựa chọn nguồn ứng viên phù hợp

Hiện nay có rất nhiều nguồn cung cấp ứng viên đa dạng, điển hình:

• Trang web tuyển dụng nhân sự trực tuyến

• Công ty headhunter

• Trang tuyển dụng riêng của doanh nghiệp

• Mạng xã hội, diễn đàn nghề nghiệp…

Mỗi nguồn ứng viên có những ưu khuyết điểm riêng, phòng tuyển dụng phải linh hoạt, tính toán cân nhắc giữa ngân sách tuyển dụng chi ra và chất lượng ứng viên, cùng thời gian tìm được ứng viên hiệu quả nhất.

4. Tổng chi phí cho kỳ tuyển dụng

Mỗi kỳ tuyển dụng bao gồm nhiều khoản phải chi ngân sách:

• Chi phí trả cho nguồn cung cấp ứng viên

• Chi phí thuê văn phòng phỏng vấn

• Chi phí thuê nhân viên tạm thời tiếp quản vị trí đang tuyển dụng

• Chi phí tái tuyển dụng ứng viên …

Có nhiều phương án phối hợp khác nhau giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí tối ưu. Tuy nhiên chi phí tối ưu không phải là chi phí thấp nhất mà là chi phí mang lại hiệu quả tuyển dụng cao nhất. Vì vậy, phối hợp thế nào hiệu quả nhất chính là yêu cầu đặt ra cho phòng tuyển dụng.

IV. Áp dụng phần mềm vào quy trình quản lý tuyển dụng

Trước đây, từ việc hoàn thành các bước tuyển dụng, thiết lập báo cáo, đánh giá theo các tiêu chí… đều thực hiện thủ công và mang ý chí chủ quan của người thực hiện vào nội dung quy trình tuyển dụng. Chính vì vậy, chất lượng tuyển dụng nhân sự không có sự cải thiện suốt một thời gian dài.

Với xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin, cụ thể là áp dụng phần mềm vào quy trình quản lý tuyển dụng, các doanh nghiệp đã nhận thấy rất rõ những lợi ích có được chỉ sau lần áp dụng đầu tiên. Xu hướng này đã lan tỏa khắp Châu Âu, và giờ đây, khu vực Châu Á, trong đó có Việt Nam đang áp dụng với tốc độ mạnh mẽ.

Vì sao phần mềm quản lý tuyển dụng lại tạo được ấn tượng mạnh mẽ như vậy?

1. Nâng cao hiệu suất tuyển dụng

Được lập trình thông minh với sự liên kết nhiều tính năng công nghệ hiện đại, phần mềm tuyển dụng cho phép tiết kiệm tối thời gian và nhân lực trong tất cả các bước tiến hành quy trình tuyển dụng, cụ thể:

• Liên kết trực tuyến với đa dạng các nguồn ứng viên, cho phép kiểm soát chi phí, kiểm tra hiệu quả tại bất kỳ thời gian nào quá trình tuyển dụng.

• Tiếp nhận hồ sơ thông minh theo các trường dữ liệu một cách tự động, không cần nhân sự phụ trách nhập liệu như trước nữa. Thông tin hồ sơ được lưu trữ liên tục ngay khi được nộp trực tuyến với độ chuẩn xác 100%

• Sàng lọc theo danh sách tiêu chí cùng trường dữ liệu lưu trữ khoa học, chỉ trong 2 – 3 phút, danh sách ứng viên phù hợp đã được sàng lọc, vừa nhanh, vừa dễ thực hiện, vừa công bằng.

• Email, zalo, skype, facebook… được tích hợp ngay trên phần mềm, giúp doanh nghiệp gắn kết liên lạc với ứng viên nhanh, liên tục, hạn chế mất ứng viên giỏi.

• Biểu mẫu, đồ thị, công cụ thiết lập báo cáo tuyển dụng được tích hợp đầy đủ, trong một ngày có thể hoàn thành tối đa 30 báo cáo theo các tiêu chí khác nhau.

• Ngoài ra, mọi bộ phận liên quan quy trình tuyển dụng đều được cấp quyền truy cập trong phạm vi trách nhiệm, nhờ vậy, thông tin liên lạc truyền tải nhanh chóng, tránh lãng phí thời gian.

2. Dữ liệu lưu trữ an toàn, lâu dài

Công nghệ lưu trữ đám mây được tích hợp phổ biến trong hầu hết phần mềm quản lý tuyển dụng hiện nay. Nhờ vậy:

• Độ an toàn và bảo mật dữ liệu được nâng cao tối đa

• Dung lượng lưu trữ khủng lên đến hàng thập kỷ

• Công cụ tìm kiếm khoa học, chỉ với 01 dữ liệu nhỏ còn nhớ được, phần mềm sẽ nhanh chóng trích xuất những dữ liệu phù hợp, giúp việc tìm thông tin chỉ còn tính bằng phút.

3. Quản lý đồng bộ qua nhiều thế hệ quản lý tuyển dụng

Trước đây, việc quản lý thủ công qua những phần mềm tin học văn phòng khiến việc quản lý thiếu đồng bộ, bởi lẽ, mỗi thế hệ quản lý tuyển dụng áp dụng phương cách quản lý của riêng mình. Vì vậy, thế hệ sau phải mất thời gian tìm kiếm, truy cập, hệ thống hóa lại dữ liệu, thậm chí không thể tìm thấy những dữ liệu cũ cần thiết.

Với phần mềm quản lý tuyển dụng, khu vực lưu trữ, dữ liệu liên lạc, lịch sử tuyển dụng… đều được lưu  trữ khoa học, đồng bộ. Dù việc tuyển dụng chuyển giao cho người mới, thời gian tiếp quản hoặc tiếp nối công việc tuyển dụng đang dang dở hoàn toàn thuận lợi.

4. Tối ưu hóa chi phí cho quy trình tuyển dụng

So với những lợi ích về thời gian, nhân sự, chi phí tuyển dụng… thì việc đầu tư một phần mềm tuyển dụng chuyên nghiệp  từ nước ngoài cũng đã mang lại hiệu quả tài chính cho doanh nghiệp.

Huống chi hiện nay, các nhà lập trình Việt Nam đã tạo nên sản phẩm quản lý tuyển dụng dành cho người Việt, vừa tiết kiệm chi phí, vừa sở hữu độ tương thích cao với công tác quản lý tuyển dụng trong nước.

Điển hình là phần mềm quản lý tuyển dụng TalentBold đang thu hút lượng đặt hàng lớn với nhiều gói sản phẩm đa dạng. Hiện nay với ưu đãi sử dụng miễn phí 30 ngày, đây thật sự là sản phẩm tuyệt vời dành cho nhà tuyển dụng Việt.

Ứng dụng phần mềm tuyển dụng chuyên nghiệp chính là cách doanh nghiệp quản lý tuyển dụng hiệu quả nhất đang được áp dụng. Với chi phí đầu tư thấp, hiệu quả bền vững lâu dài, tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí tuyển dụng… , ứng dụng này chắc chắn sẽ là công cụ không thể thiếu tại mọi doanh nghiệp trong tương lai không xa. 

----------

Nguồn ảnh: internet

Hình ảnh: mang tính chất minh họa