Bí quyết cho CEO- “ Bạn cần môt trợ lý điều hành tuyệt vời”
Chia sẻ bởi Scott Case –
Sáng lập và CEO của Startup America Partnership; Đồng sáng lập CTO
Priceline.com
Những người được gọi là Trợ lý điều
hành (EA), Thư kí (Sec) hay Trợ lý đặc biệt (SA) là những người có thể tạo ra hay phá hỏng thành
quả công việc của CEO và toàn đội. Khả năng hoàn thành công việc của tôi thường
có mối tương quan với năng lực xử lý vấn đề mà trợ lý của tôi có thể thực hiện-đặc
biệt là trong môi trường áp lực cao.
Tôi đã từng làm việc với 2 kiểu trợ
lý : Những Trợ lý điều hành mà coi đó là công việc cả đời họ (tạm gọi là Career
EAs) và những nhà lãnh đạo tương lai đầy
tham vọng muốn học hỏi qua công việc của một Trợ lý (tạm gọi là Stepping stone
EAs). Career EAs là những người có thể nhận biết mọi thứ và có khả năng dự đoán
nhu cầu cốt lõi của bạn và những người trong nhóm một cách nhanh chóng và chính
xác. Họ thường dạy cho bạn cách tổ chức công việc tốt và hiệu quả hơn. Những Stepping
stone EAs tự nguyện giữ vai trò Trợ lý bởi đó là cách để họ tham gia nắm bắt toàn
bộ hoạt động của tổ chức và hi vọng học hỏi từ bạn – người lãnh đạo của tổ chức
đó. Tôi chắc rằng trong thực tế còn có nhiều kiểu Trợ lý nữa và thậm chí là tổng
hợp của hai kiểu trên – Nhưng dù là bất cứ kiểu nào thì người bạn sẽ tuyển dụng
chắc chắn nên là một Trợ lý tuyệt vời.
Dưới đây là 3 điểm cần có ở một Trợ
lý mà bạn nên chú ý tìm kiếm trong quá trình tuyển dụng của mình.
Bình tĩnh- Khi mà mọi
việc đang rối tung cả lên- các cuộc họp hết bị phát sinh ngoài kế hoạch rồi lại
bị hủy bỏ, điện thoại thì đổ chuông liên hồi, email đến tới tấp, thì người Trợ lý của bạn cần
phải là người có thể giữ được sự bình tĩnh và tỉnh táo nhận ra phải làm những
gì trong hoàn cảnh ấy để vẫn giữ cho dòng chảy công việc được thông suốt. Tinh tế đến mức nếu người ấy chỉ cần thể hiện
thái độ yên lặng, điềm tĩnh ngầm thể hiện sự tin tưởng rằng công việc sẽ được
giải quyết, đó sẽ là một động thái có tác động rất tích cực tới người Sếp và
toàn đội.
Nhanh trí – Xử lý
thông tin đến là một phần việc quan trọng của người trợ lý trong môi trường làm
việc tốc độ nhanh. Một người trợ lý tuyệt vời là người luôn tìm hiểu trước những
gì cần thiết để rồi trước mỗi cuộc họp họ sẽ bổ sung thông tin cho sếp, chỉ cần
30 giây thôi cũng đủ để cung cấp những điểm quan trọng giúp cuộc họp đó của sếp
được thành công. Họ có thể thay mặt giám đốc gửi lời cảm ơn tới khách hàng trong
khi ông ấy thậm chí không biết điều đó. Họ chủ động đặt mua pizza cho cả đội
khi trời bắt đầu tối và mọi người phải làm việc muộn hay quyết định thay đổi lịch
bay khi nhận ra thời tiết bắt đầu có xu hướng xấu đi.
Có năng lực – Quan trọng hơn tất thảy, Trợ lý phải là người có năng lực. Trợ lý của bạn có thể là người có khả năng tổ chức, có bản năng xử lý thông tin thông minh,hay có thái độ thân thiện với đồng nghiệp và giỏi xã giao bên ngoà thì CEOvẫncầnngười trợ lý đó phải có năng lực làm việc thay cho sếp của họ cũng
như tổ chức. Sẽ rất lý tưởng nếu một ngày nào đó bạn
tới văn phòng và giao bất cứ công việc gì cho Trợ lý, sau đó bạn đi ra và an
tâm rằng công việc ấy sẽ được hoàn thành, bằng cách này hay cách khác.
Theo Harvard Business Review paper. người
trợ lý có thể giúp cho sếp có năng suất cao hơn khoảng 8% trong công việc (hoặc giúp sếp tiết kiệm 5 giờ
trên 60 giờ làm việc trong tuần) đã là rất đáng giá. Vì vậy, hãy đi và
tìm kiếm một người trợ lý tuyệt vời cho chính
mình ngay từ bây giờ.