Cách nào quản lý nhiều agency trong cùng 1 dự án?

 Mình chưa có nhiều kinh nghiệm vì chỉ mới một lần làm dự án có 2 agency tham gia. Đúng như Mai Nguyen nói là khá đau đầu trong trường hợp này. Cách làm của mình khi đó là "lấy cần cù bù thông minh", nghĩa là bỏ nhiều thời gian theo dõi thật sát sao và làm việc nhanh chóng, liên tục với từng bên để đảm bảo là kiểm soát được mọi việc.

Nhìn chung trong những dự án như thế này thì muôn vàn tình huống có thể xảy ra, muốn làm chủ được công việc thì phải quản lý chặt chẽ. Mong nhận thêm nhiều chia sẻ của các thành viên.

Trong trường hợp này mình nghĩ tại sao công ty bạn không thuê hẳn một  Agency professional để họ handle cả project này, lúc ấy bạn chỉ việc manage mỗi một agency đó thôi. Chắc chắn bạn sẽ không gặp những khó khăn khi phải làm việc cùng nhiều agency cùng lúc. 

Thật ra các ageny trong cùng 1 project không hẳn ko hợp tác nhau vì là competitor của nhau. Có những agency chỉ chuyên 1 mảng thôi mà. Nhưng vấn đề mình thấy là họ thường chỉ làm phần việc của mình mà ko thấy được bức tranh toàn cảnh của project nên project thường có tính rời rạc như bạn nói. Vậy nên cách tốt nhất là ban đầu khi brief về dự án thì bạn phải mời tất cả các agency cùng tham gia, cho họ thấy tinh thần toàn bộ của project và phần việc của họ sẽ đóng góp như thế nào cho project. Nếu pending 1 task của agency nào đó có khi toàn dự án sẽ bị ảnh hưởng. Nói là vậy nhưng tinh thần là phải manage thật kỹ như bạn Cam Nguyen nói bên dưới. Thật ra agency cũng rất áp lực, và thường thì khách hàng nào push nhiều, manage kỹ thì họ sẽ serve khách hàng đó tốt chứ mình hiền quá là agency bỏ lơ mình à. :)

Xin chào các
bạn, mình xin đóng góp chút xíu ý kiến nha và cũng xin lỗi các bạn
trước nếu sự thẳng thắng của mình không làm bạn hài lòng. Cho mình hỏi: công ty
thuê bạn làm truyền thông và marketing, vậy bạn xác định là mình làm gì? Có
phải họ thuê chất xám của bạn không? Có phải họ muốn quản lý hiệu quả - xuất
sắc nhất để vượt lên mọi đối thủ không? 

1.
Bạn xác định vị trí của bạn là ai? khả năng của bạn tới đâu? Bạn muốn hoàn
thành nhiệm vụtheotrònvaihay là bạn sẽ làm hơn thế " Don’t be
content with doing only your duty. Do more than your duty"?Nếu bạn
thấy rằng chỉ tròn vai thì bạn để agency làm mọi việc là hợp lý, không cần bàn
cãi, quản lý họ dễ lắm...dựa vào báo cáo mà tính tiền. 

2. Bạn hiểu được rõ vai trò agency chỉ là một đại lý, 1 adnetwork,
1 ideas company vì vậy họ sẽ giúp công việc bạn nhanh hơn thay vì bạn tự
collect những thông tin đó cho riêng mình và theo chiều hướng đó họ cũng lấy
tiền dịch vụ của bạn nhiều. Vậy bạn mất chi phí ít hay nhiều tùy thuộc sự hiểu
biết về truyền thông, thế mạnh của từng agency phù hợp từng chiến dịch, phong
cách làm việc và sự khéo léo xử sự của người quản lý truyền thông - marketing
công ty đó. Nhiều người làm truyền thông dựa vào Brand để set up tư cách
của chính họ và Brand đó một cách " Sang - chảnh - cao cấp", để rồi
họ có cách cư xử không phù hợp với những người bình thường vô tình tạo sự phản
cảm bít đường lấy lại tư cách của Brand đó vì marketing, truyền thông không đơn
giản gói gọn trong điều mà bạn đang làm hay đang thấy trong tầm ngắm của riêng
bạn. Nó còn có hệ sinh thái nữa, bạn taok hệ sinh thái xanh thì Brand sẽ xanh
bền vững... Ví dụ điển hình là DR Thanh!

3. Bạn làm Public Relations, vậy thì bạn làm gì? Hay mọi thứ bây
giờ có agency viết thông cáo báo chí cho bạn, bạn chỉ duyệt thôi. Vậy là đầu óc
bạn thảnh thơi quản lý thôi, còn các copywriter sẽ hiến kế giúp bạn. Bây giờ
nhiều bạn làm PR khôn như thế đó nhưng mà vô tình tạo sự lười biếng cho đầu óc
của mình và dâng tiền cho agency nhiều hơn. Làm sao để được hiệu quả? Cần người
thông minh và luôn sáng tạo ý tưởng chứ có cần người thông minh lãnh lương cao
không nhỉ? Câu hỏi này dành cho Marketing Director nhé!

Rồi mối quan hệ PR - BÁO CHÍ, PR - AGENCY, PR - CUSTOMERS và Khái
niệm PR Yourself như thế nào? 

- PR - BÁO CHÍ và PR-AGENCY:  Hầu hết các bạn làm PR có một
nỗi khổ là rất sợ làm mất lòng báo chí và sau một thời gian kết nối trực tiếp
thì cảm thấy mệt mỏi vì các bác phóng viên làm việc lề mề, mời tham dự event
18h thì 19h mới lót tót vào. Thế là PR bị sếp trách là không làm việc hiệu quả
vì mong muốn event có phóng viên đến đông đủ tạo sức hút hiệu quả cho event mà
bây giờ lèo tèo thế này thì GM không thích. Vậy bạn làm sao để kết nối hiệu
quả? Vấn đề nằm ở chỗ chính phong cách tạo ra mối quan hệ với báo chí của các
bạn, Phóng viên luôn có một vị thế của họ nên lúc nào cũng " sang -
chảnh" thôi vì vậy đừng nghĩ họ làm việc có hiệu quả ngay cho mình không
mà hãy cho họ thấy mình fair với họ để họ thấy rằng tôi dễ thương nhưng anh
phải support tôi chân thành vì nếu a không biết cách fair thì a mãi chỉ là
phóng viên nghèo. ĐÁNH GIÁ PHÓNG VIÊN ĐÓ CÓ NĂNG LỰC HAY KHÔNG LÀ CHÍNH BẠN CÓ
THÔNG MINH KHÔNG? VÀ ĐÔI KHI KHÔNG PHẢI AI VIẾT TỐT CŨNG LÀ PHÓNG VIÊN TỐT ĐÂU,
CÓ NHỮNG NGƯỜI VIẾT KHÔNG TỐT NHƯNG HỌ LẠI CÓ MÓI QUAN HỆ HAY LẮM ĐÓ - ĐÔI KHI
LÀM MẤT LÒNG NGƯỜI BÌNH THƯỜNG NHẤT MÀ LẠI NGƯỜI ĐÓ CÓ THỂ GIÚP BẠN NHIỀU NHẤT. 

Còn với Agency, bạn có thể trả tiền họ để họ mang lại hiệu quả cao
nhất mà bạn muốn nhưng bạn phải trả rất nhiều tiền mà nguy cơ bạn kiểm soát
không tốt là bình thường. Khi bạn tổ chức event và giao agency lên kế hoạch
hoàn hảo đến cái list phóng viên cũng khiến bạn phải trầm trồ khen họ có mối
quan hệ tốt, cuối cùng lèo tèo vài Phóng viên báo lá cải. Thất vọng? mệt mỏi,
mất hiệu quả nhưng vẫn phải trả tiền. Đâu có điều khoản nào trong hợp đồng với
agency là bắt agency bồi thường khi Phóng viên vắng mặt đâu? Khi mà cái khoản
mục Press Release đó phải lên tới 2000 USD dành cho ít nhất 15 phóng viên báo
uy tín. Vẫn phải thanh toán mà trừ ra một số tiền bồi dưỡng phóng viên vắng mặt
thôi. Cái mục này agency có lợi ít nhất cũng hơn 300 USD gọn hơ. 

- PR Yourself: Điều này khá nhiều PR mắc sai lầm từ khi các bạn
vào nghề khi mà học theo cách của người đi trước là: Nếu được vào côngty có Brand cao cấp thì sang - chảnh, thích làm việc với ai thì cứ
contact với người đó vì nghĩ rằng họ mang lại hiệu quả cho mình theo cách mình
muốn, còn người khác thì quên đi. Cuối cùng thất bại trong vài năm sau đó bởi
vì bạn quá sang - chảnh. Còn lại một vài người sang - chảnh với bạn và agency
thôi. Bạn out vì bạn xài tiền công ty sang quá!

Vậy làm sao hòa hợp tất cả, cần
người thông minh để hiểu rõ và biết cách tại ra hệ sinh thái cho nghề nghiệp
của mình thay vì nói : " Dạ, lúc này bên e chưa cần" hay là " e
có agency rồi"  và cúp máy cái rụp thay vì lắng nghe nhiều hơn. Cuối
cùng agency đó quay lại với ban đầu mối quan hệ mà lẽ ra bạn đã có - đồng thời
bạn sẽ happy hơn vì bạn mất ít tiền hơn so với agency. Bởi vì sẽ có những lúc
chính những người bình thường nhất có option tốt cho việc quảng bá thương hiệu
của bạn mà bạn vô tình đánh mất họ, cụ thể: nếu bạn quảng cáo trên một tờ báo
giấy có lượng độc giả là thương gia, doanh nhân tại Saigon tốt - thay vì bạn
phải trả tiền với giá public được discount 20% nhưng ai biết đâu chính người đó
có thể giúp bạn discount 50% vô thời hạn. 

4. Về digital marketing, có phải agency kết nối giúp bạn các kênh
thông tin online mà bạn không có thời gian để làm việc đó không? Google luôn
cung cấp cho bạn đầy đủ những công cụ đầy đủ để làm S.E.O nhưng tại sao bạn
không trự tiếp làm mà nhờ Agency? Điều này phải hỏi lại Job Description của bạn
thì mới có câu trả lời tốt nhất. 

Bạn đã trả tiền nhiều một cục cho agency để làm digital thế nhưng
nếu bạn kết nối trực tiếp với các kênh bạn muốn làm digital thì bạn sẽ tiết
kiệm khối tiền. Ví dụ: bạn muốn làm digital marketing trên trangwww.doisongphapluat.com(trang có visit tốt tại Hà Nội) và
ww.vnexpress.net  (cả nước), bạn chọn cách là giao agency làm cho bạn thì
số tiền bạn phải trả khá cao với 15% tổng tiền dự án thay vì bạn làm trực tiếp
sẽ giảm thêm 15%  tức là bạn mất 30% rồi. Trong khi đó chuyện báo cáo
thì tất cả mỗi trang đều báo cáo cho bạn được hết. Những thông tin về báo
online, báo giấy từ đâu mà agency có? Cũng từ google và báo chí cung cấp cho họ
thôi. Vậy ai thiệt hại tài chính và ai là người sướng nhất? ai là người thông
minh nhất? Công ty thiệt hại tại chính vì sự yếu kém của marketing, phòng
marketing sướng nhất vì hoàn thành công việc công ty giao và thông minh
nhất là agency. Nếu làm một dự án 2 tỷ VND thôi thì it nhất 300 triệu VND vào
túi agency lợi nhuận sau thuế. 

Còn chưa kể agency báo cáo hơi quá về thành thích hiệu quả bởi vì
dân digital hiểu như thế nào để đẩy visit lên một cách nhanh nhất mà nhưng thực
tế thì không phải thế. Vậy còn trông chờ vào sự hiểu biết của bạn. 

Tôi
đã nói những điều đó thì tóm lại rằng: bạn muốn quản trị nhưng agency cho nhiều
dự án thì trước hết bạn phải hiểu rõ:

+
Môi trường truyền thông báo chí - marketing để có sự kết nối riêng khi cần
thiết vì việc phụ thuộc vào agency sẽ khiến bạn trở tay không kịp nếu bị thất
bại hay sơ sót từ agency đó. 

+
Mốii quan hệ truyền thông của bạn và bạn đang ở vị trí nào

+
Mối quan hệ agency - truyền thông, năng lực quan hệ đó

+
Hiểu rõ về digital và nhìn sự tổng thể chứ không quá chú trọng chi tiết vì chi
tiết có thể khiến bạn mắc sai lầm. 

+
Tạo dựng phong cách làm việc riêng một cách xuất sắc, luôn yêu quý mọi người mà
mình từng giao tiếp mặc dù họ có mang lại lợi ích cho mình hiện tại hay
không? 

+
Luôn cố gắng mở rộng mối quan hệ trong tất cả bước chân bạn đi và nơi bạn đến
và biến chúng trở thành hệ sinh thái xanh trong công viêc của bạn nhưng phải
lấy tư cách làm kim chỉ nam chứ đừng nhìn vào lợi ích trước mắt hay đánh giá
người bạn tiếp xúc.

+ Bạn luôn tích
cực trong mọi khó khan, vấn đề xã hội gia đình, công việc và không bao giờ được
phép gục ngã.  

Biết
rằng cuộc sống không  như ta mong muốn và chúng ta không thể control hết
tất cả mọi thứ nhưng khi trong tim bạn thấu hiểu được câu nói phía trên của tôi
thì bạn sẽ làm tốt công việc của mình hơn nữa. Có những người luôn set up cho
mình luxury brand theo cách hợp lý hiện tại mà họ thấy ví dụ như VINCOM chỉ
dành cho đối tượng cao cấp nhưng khi nào những người có thu nhập thấp hiện tại
sẽ mua nhà cao cấp của họ trong tương lai? Và bao giờ khách hàng cao cấp sẽ
hết? Vậy hiện tại họ có mất đi những khách hàng tiềm năng không? 

Tối
qua mình tham gia 1 event của ADAM KHOO nói về cách làm giàu, mình thấy rằng họ
chẳng mang về sự khác biệt so với những khóa học khác mà mình từng biết vì
những câu nói đó cũng giống những diễn giả khác (Mr.Nguyễn Duy Nhân,Luật sư
Phạm Thành Long, Mr Trần Đăng Khoa) tại Việt Nam này. Nhưng tại sao lại nhiều
người tham gia thế? Công thức đơn giản trong cuộc sống này để làm giàu là: Kiếm
tiền dựa trên cái ngu của người khác! Nhưng ý tưởng, thông minh và luôn đổi mới
đi trước người khác thì bạn sẽ không bao giờ phải lo mình nghèo. Quan trọng hơn
nữa là biến tư duy thành hành động cụ thể. 

Bạn
chọn gì? Bạn kiểm soát như thế nào trong công việc, cuộc sống? Bạn happy hay
không là do bạn đang làm những gì. Tôi vẫn chấp nhận mình là một người ngu đi
tham gia event ADAM KHOO tối qua nhưng về sau tôi chẳng cần tham gia khóa học
nào tương tự như thế mặc dù tối qua tôi không tốn tiền mà còn được tiền. Nhưng
tôi vẫn phải PR cho Adam Khoo một chút! :). Nice quá còn gì!