Cần chuẩn bị gì khi sếp đi công tác?
Lên kế hoạch cho chuyến đi của sếp là nhiệm vụ không hề đơn giản. Là một Trợ lý giám đốc, bạn phải nắm rõ công việc này. Mỗi vị sếp đều có thói quen, sở thích và mục đích khác nhau khi thực hiện những chuyến đi. Với cương vị Trợ lý, bạn phải đặt mình vào vị trí của sếp để dự đoán trước nhu cầu, thậm chí trước khi sếp nhận ra mình có nhu cầu đó! Tuy nhiên, kế hoạch là một chuyện còn thực tế chuyến đi có thể xảy ra rất nhiều thay đổi. Làm thế nào để Trợ lý có thể kiểm soát tốt tình hình và giữ cho chuyến đi của sếp thuận lợi nhất? Những lời khuyên dưới đây sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề đó.
Lựa chọn chuyến bay
Đặt vé máy bay không chỉ đơn giản là một hai cú kích chuột. Bạn phải lựa chọn hãng bay, và cả thời gian bay phù hợp nữa. Khi chọn chuyến bay, hãy cân nhắc hai vấn đề: sếp của bạn thích đi máy bay của hãng nào và sếp cần những tiện nghi như thế nào. Ví dụ trên chuyến bay dài sếp muốn một vị trí thoải mái, hay sếp cần có wifi trên máy bay để làm việc hay không, v.v…? Khi chọn thời gian hạ cánh, hãy tự hỏi mình rằng: sếp muốn hạ cánh vào ban ngày hay ban đêm; cần bao nhiêu thời gian để di chuyển và làm thủ tục khách sạn trước khi tham gia cuộc họp; sếp cần bao nhiêu thời gian để chuẩn bị trước khi diễn ra cuộc họp; sếp muốn một chuyến bay thẳng hơn hay có thế bay chuyển trạm?
Lựa chọn ghế ngồi
Một số hãng hàng không giá rẻ sẽ có chỗ ngồi không được thoải mái vì chỗ để chân không được rộng rãi. Trợ lý cần cân nhắc lựa chọn ghế ngồi phù hợp với sếp của mình. Sếp có muốn một chỗ ngồi rộng rãi thoải mái hay sếp cần tiết kiệm chi phí? Liệu chỗ ngồi có ảnh hưởng đến vấn đề sức khỏe nào đó của sếp hay không? Hãy dựa vào nhu cầu của sếp để lựa chọn chỗ ngồi tốt với giá cả hợp lý nhất có thể.
Hành lý
Bạn cần tìm hiểu kỹ quy định về hành lý trên chuyến bay mà sếp của bạn sẽ bay, và cố gắng đảm bảo hành lý của sếp sẽ hợp lệ và không gặp rắc rối gì về kích thước, cân nặng hoặc các vấn đề khác… Nếu sếp cần phải làm thủ tục nhận hành lý, bạn cần tính thêm cả thời gian làm thủ tục để lựa chọn thời gian bay cho phù hợp.
Lựa chọn khách sạn
Thông thường bạn nên chọn chuỗi khách sạn quen thuộc mà sếp bạn thường sử dụng. Nếu không có thì hãy chọn khách sạn đảm bảo những tiện nghi theo yêu cầu của sếp. Nếu bạn biết sếp thường có những yêu cầu đặc biệt, ví dụ sếp muốn có sẵn vài chai nước lọc trong phòng, sếp muốn phòng có cửa sổ thoáng… hãy gọi trước cho khách sạn để yêu cầu chuẩn bị những thứ đó. Bạn nên nắm trong tay một vài địa chỉ khách sạn để phòng trường hợp xảy ra vấn đề phải đổi chỗ nghỉ. Ngoài ra cần lưu ý vị trí của khách sạn, tốt nhất nó nên ở gần sân bay và chỗ họp để tránh những vấn đề về giao thông như tắc đường, tai nạn…
Ăn uống
Trừ khi sếp bạn là người sành ăn và nhất định là phải ăn món gì ở một nhà hàng cụ thể nào, còn thông thường Trợ lý nên chọn nhà hàng nào tiện lợi và ở gần nơi họp hoặc khách sạn. Tuy nhiên cũng không nhất thiết là phải chọn một trong hai, bạn vẫn có thể chọn được một nhà hàng vừa ngon mà lại vừa gần. Khi đi công tác nước ngoài, các Trợ lý có thể sử dụng ứng dụng Open Table để tìm kiếm những nhà hàng được đánh giá cao nhất xung quanh địa điểm của bạn. Ứng dụng này cho phép bạn tìm kiếm ở khá nhiều nước trên thế giới. Nó cũng có thể giúp bạn đặt bàn một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Phương tiện đi lại
Căn cứ vào nhu cầu di chuyển, Trợ lý cân nhắc sử dụng phương tiện như thế nào cho phù hợp. Sếp muốn sử dụng loại xe nào, nên thuê xe riêng có lái hay sử dụng taxi. Nếu sử dụng taxi thì cần tìm hiểu trước một vài hãng taxi uy tín tại địa điểm đó để gọi ngay khi cần thiết.
Hãy chuẩn bị sẵn lịch trình – cẩn tắc vô áy náy
Bạn có thể lên kế hoạch vô cùng hoàn hảo, thế nhưng nếu sếp chẳng biết tí gì về lịch trình của mình thì kế hoạch của bạn cũng sẽ đổ bể! Để chuyến đi luôn nằm trong tầm kiểm soát, hãy đảm bảo sếp hiểu rõ lịch trình của mình. Trợ lý cần làm bảng lịch trình chuyến đi với các mốc thời gian cụ thể và dễ hiểu. Kỹ năng và công cụ phục vụ công việc này sẽ được giảng dạy trong Session 2 của khóa đào tạo Trợ lý PA/EA Coaching. Trong lịch trình cần ghi đầy đủ những thông tin sau. Đối với chuyến bay, cần ghi rõ thời gian, hãng hàng không, số hiệu chuyến bay, thời gian, có thể thì ghi cả nhà ga cần đến. Về khách sạn, cần có số phòng, tên khách sạn, địa chỉ, số điện thoại, giá cả, giờ check in/out. Nếu thuê xe đi lại, cần ghi rõ thời gian đón, tên công ty cung cấp dịch vụ, số điện thoại công ty, tên và số điện thoại của lái xe. Cuối cùng là thông tin về cuộc họp, bao gồm thời gian họp, địa điểm, số điện thoại liên hệ của những người liên quan, và ghi chú về sử dụng trang phục thế nào cho phù hợp hay những thứ cần chuẩn bị cho cuộc họp. Ngoài những thông tin này, các Trợ lý cần cân nhắc hoàn cảnh cụ thể để đưa thêm những thông tin cần thiết khác cho chuyến đi.
Trên đây là một số lời khuyên giúp các Trợ lý lên kế hoạch cho các chuyến đi một cách suôn sẻ. Nó không chỉ có ích trong công việc mà còn cả trong những chuyến đi của riêng bạn. Đó là lý do tại sao những kỹ năng và kinh nghiệm của công việc Trợ lý luôn có ích dù bạn làm nghề gì.
https://trolykinhdoanh.wordpress.com/2016/05/13/nhung-dieu-tro-ly-can-lam-truoc-khi-sep-di-cong-tac/