Chia sẻ nghiệp vụ mà chuyên viên HR cần có

Tìm kiếm nhân sự không khó nhưng tìm kiếm nhân sự phù hợp với những tiêu chí tuyển dụng và gắn bó lâu dài cùng doanh nghiệp thì quả là một quy trình gian nan. Để làm tốt trọng trách được giao, các chuyên viên HR phải là người sở hữu nhiều kỹ năng nổi trội. Và đây là tổng hợp nghiệp vụ của chuyên viên HR mà TalentBold đã cẩn trọng sàng lọc.

1. Tìm ứng viên

Nguồn cung cấp ứng viên là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu bởi đây là khởi nguồn quyết định quy trình tuyển dụng có thành công hay không.

Hiện nay có những nguồn tìm ứng viên chất lượng thu hút lượng hồ sơ ứng tuyển cao nhất:

1.1. Đăng tin tuyển dụng trên các trang web tuyển dụng trực tuyến

Hiện nay, số lượng trang web tuyển dụng trực tuyến ngày một tăng, nổi tiếng nhất là Vietnamworks, Careerbuilder, TalentBold, HRchannels… thu hút hàng chục ngàn lượt ứng viên truy cập mỗi tháng. Bù lại, nhà tuyển dụng sẽ trả một khoản phí khi đăng tin trên những trang trực tuyến này.

1.2. Ủy thác cho công ty headhunter tìm kiếm và phỏng vấn ứng viên

Ủy thác thông qua hợp đồng là các mà doanh nghiệp áp dụng khi tuyển dụng các vị trí quản lý cao cấp hoặc chuyên viên ở những ngành đặc thù khó tìm ứng viên.

Nội dung ủy thác có thể chỉ tìm ứng viên, hoặc trọn gói cho đến khi phỏng vấn, tuyển dụng thành công. Ủy thác càng nhiều, phí ủy thác càng cao nhưng nhà tuyển dụng vẫn lựa chọn vì giúp họ rút ngắn thời gian bổ sung nhân lực cần thiết.

1.3. Thiết lập trang tuyển dụng riêng của doanh nghiệp

Chỉ những doanh nghiệp, tập đoàn lớn mới áp dụng cách này hiệu quả. Vì nhờ danh tiếng trên thương trường, rất nhiều ứng viên khắp cả nước mong muốn được làm việc tại đây. Nhờ vậy, mỗi thông tin tuyển dụng mới có thể thu hút đủ lượng hồ sơ chất lượng.

Cách làm này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí tuyển dụng, nhưng như đã nói ở trên, doanh nghiệp vừa và nhỏ khó có thể áp dụng.

1.4. Đề bạt, tuyển dụng nội bộ

Để khuyến khích nhân viên nỗ lực cống hiến, chính sách đề bạt tuyển dụng nội bộ được nhiều nhà tuyển dụng áp dụng.

• Ưu điểm của nguồn ứng viên này là khả năng thích ứng công việc cực nhanh, tiết kiệm chi phí và thời gian tuyển dụng.

• Nhược điểm là sự sáng tạo, đổi mới sẽ không lớn vì họ đã quen nếp làm việc. Thêm vào đó, việc đề bạt cần phải minh bạch, công tâm nếu không sẽ ảnh hưởng hòa khí làm việc trong tổ chức.

Việc lựa chọn nguồn ứng viên hiệu quả phải là sự tổng hòa của nhiều yếu tố:

• Số lượng hồ sơ ứng tuyển phù hợp đạt tỷ lệ cao với chi phí bỏ ra thấp nhất

• Tiết kiệm tối đa thời gian tuyển dụng

• Nhân sự trúng tuyển gắn bó lâu dài cùng doanh nghiệp…

2. Đăng tin tuyển dụng hiệu quả

Bản tin đăng tuyển dụng là lần tiếp cận đầu tiên giữa nhà tuyển dụng và ứng viên, cũng như nhà tuyển dụng muốn một CV nội dung tốt thì ứng viên cũng mong muốn đọc được những thông tin tuyển dụng đầy đủ nội dung cần thiết để định hướng chuẩn bị ứng tuyển tốt nhất.

Nội dung bản tin tuyển dụng cần chú trọng:

2.1. Giới thiệu nhà tuyển dụng

Người phụ trách cần nêu bật lĩnh vực, ngành nghề và quan trọng là những thành tựu mà doanh nghiệp đã đạt được, có như vậy mới thu hút ứng viên đến tìm kiếm cơ hội việc làm.

2.2. Nhiệm vụ công việc đặt ra

Một bản liệt kê quá dài có thể là sự minh bạch cần thiết nhưng cũng có thể khiến ứng viên chùng bước vì không thể đáp ứng tất cả. Thay vào đó, nhà tuyển dụng nên soạn thảo những nhiệm vụ chủ chốt, những kỳ vọng quan trọng nhất mà doanh nghiệp mong chờ ở ứng viên. Phần nội dung công việc còn lại hãy ghi “một số công việc khác theo sự sắp xếp của quản lý trực tiếp” hoặc không ghi dòng này mà sẽ trao đổi trực tiếp khi phỏng vấn.

2.3. Yêu cầu tuyển dụng

Đây là mục có yếu tố quyết định trong việc cân nhắc sự phù hợp của ứng viên với mỗi vị trí tuyển dụng. Nội dung gồm : bằng cấp chuyên môn, tin học, ngoại ngữ, độ tuổi, giới tính, những kỹ năng quan trọng cần có.

2.4. Thông tin liên hệ rõ ràng

• Thời gian hết hạn nộp hồ sơ       

• Địa điểm, thời gian nơi phỏng vấn

• Địa điểm, thời gian nơi làm việc

3. Trao đổi khéo léo tinh tế với ứng viên

Thông báo phỏng vấn qua email được xem là hình thức phổ biến nhất. Tuy nhiên, để thuận lợi, nhiều nhà tuyển dụng sẽ liên hệ qua điện thoại, thống nhất thời gian phỏng vấn trước,sau đó mới gửi email.

Cách làm này hạn chế việc người phụ trách phải thay đổi thời gian phỏng vấn, đồng thời ứng viên sẽ không bị lỡ email thông báo. Tuy nhiên, với số lượng tuyển dụng lớn thì việc thông báo đồng loạt qua hệ thống email vẫn là hình thức khả thi nhất.

Chuyên viên HR phải sở hữu sẵn những cấu trúc thư email như : mẫu thư mời phỏng vấn, thư mời nhận việc, thư từ chối ứng viên… để ngay khi cần có thể sử dụng ngay, tiết kiệm thời gian soạn thảo, thông báo nhanh đến ứng viên, hạn chế vụt mất nhân tài.

4. Tài liệu hướng dẫn, đào tạo cho nhân viên mới

Hỗ trợ ứng viên trúng tuyển cũng là nhiệm vụ mà chuyên viên HR sẽ thực hiện. Cụ thể, ngày đầu tiên đến công ty, những tài liệu sau sẽ được đưa cho ứng viên tìm hiểu:

• Danh sách những vật dụng ứng viên trúng tuyển được cung cấp và khu vực làm việc cụ thể

• Quy trình làm việc tại phòng ban chuyên trách

• Chính sách, điều lệ áp dụng tại doanh nghiệp hoặc tại phòng ban nơi ứng viên làm việc

• Thông tin liên lạc (điện thoại, email) của những phòng ban hoặc cá nhân hỗ trợ ứng viên trong suốt thời gian làm việc.

• Lịch trình huấn luyện, đào tạo cho nhân viên mới

• Nội dung huấn luyện, đào tạo nhân viên mới…

Chuyên viên HR nên sắp xếp để ứng viên có thể tham khảo và đặt ra những câu hỏi trong phạm vi tuần đầu tiên làm việc. Sau đó sẽ là giai đoạn triển khai thực hiện để ứng viên không cảm thấy áp lực, lo sợ.

5. Báo cáo công việc tuần, tháng, quý, năm

Việc lập báo cáo công việc định kỳ sẽ được thực hiện. Hiểu được nhiệm vụ này, chuyên viên HR phải

• Lưu trữ đầy đủ dữ liệu cần thiết cho từng bản báo cáo

• Soạn sẵn mẫu báo cáo theo quy định

• Thành thạo các phần mềm phân tích, đánh giá dữ liệu

• Sắp xếp thời gian hợp lý để hoàn thành báo cáo đạt chất lượng, tránh tình trạng trễ nải hoặc sai sót xảy ra.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm tuyển dụng chuyên nghiệp, đây là một sự hỗ trợ to lớn đối với chuyên viên HR, vì khi sử dụng phần mềm:

• Mọi số liệu được lưu trữ tự động, đầy đủ, chuẩn xác

• Công cụ sàng lọc, phân tích, đánh giá được tích hợp đầy đủ

• Mẫu báo cáo, biểu đồ, biểu mẫu… được cập nhật thường xuyên, cho phép điều chỉnh theo quy định của doanh nghiệp

Thay vì tốn thời gian cả buổi để thiết lập 01 báo cáo, với phần mềm quản lý tuyển dụng, chuyên viên HR chỉ mất vài phút thao tác trên hệ thống.

Tổng hợp nghiệp vụ cần thiết phải có của một chuyên viên HR giúp các bạn đang công tác trong ngành nhân sự hoặc những ứng viên định hướng phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực này có hướng trang bị kiến thức, kỹ năng sát thực tế nhất. TalentBold luôn cố gắng cụ thể hóa những nghiệp vụ trọng điểm trong từng ngành nghề để những gì được chia sẻ thật sự mang lại hiệu quả cao nhất cho từng bạn đọc.

 -----------------------------------------------

Nguồn ảnh: internet

Hình ảnh: mang tính chất minh họa