Công việc trợ lý giám đốc cần kỹ năng gì?

mình đang làm trợ lý phó giám đốc, mình nghĩ bạn cần có nhiều kỹ năng gần như sếp của mình, nếu không có thì phải học nhanh nó từ sếp, phải có vài kỹ năng riêng là ưu thế của mình mà sếp ko có, đầu óc lúc nào cũng phải linh hoạt, sắp xếp công việc một cách ổn thõa nhất cho sếp của mình, 2 người giống như 2 người bạn cùng hỗ trợ nhau

Trước hết mình phải nói rằng,Trợ lý giám đốc là một vị trí rất thú vị. Khoan hãy nói đến những khó khăn mà nó mang lại bởi có ngồi cả ngày kể ra cũng không hết. Có một điều mình cho rằng, cách ngắn nhất để trở thành một Nhà lành đạo là trở thành Trợ lý cho một nhà lãnh đạo. Điều này có cơ sở thực tế. 

Mình học chuyên ngành kinh tế, ra trường đi làm trước tiên ở vị trí Marketing Intern rồi thành Executive. Sau đó được nắm giữ vị trí Assistant to CEO (EA). Sang công ty thứ 2 cũng vẫn ở vị trí Assistant to CEO (EA). Thời gian mình gắn bó với vị trí này đủ lâu để nhận ra mình có chút kinh nghiệm và hiểu biết về nó. 

Vai trò của Assistant với CEO rất quan trọng. Họ là cánh tay phải của nhà lãnh đạo. Họ nắm giữ các thông tin tối mật liên quan tới công việc kinh doanh cũng như cá nhân của nhà lãnh đạo. Do đó, việc chọn lựa người vào vị trí EA hay PA được thực hiện rất cẩn trọng. Thông thường, việc này sẽ do chính CEO quyết định chứ HR không có nghĩa vụ đó. Như sếp của mình,một CEO người Đức, đã thậm chí không thông qua bộ phận HR của công ty để đăng tuyển dụng EA. Bởi ông ấy lo rằng sẽ có người trong bộ phận HR gài người thân người quen vào. Ông ấy tự tìm kiếm candidates thông qua các mối quan hệ cá nhân của ông ấy. Phỏng vấn xong xuôi đâu đấy, ra quyết định rồi lúc đó BP HR chỉ thực hiện các thủ tục hành chính để hợp thức hóa. Có thể nói sếp cũ của mình cũng có tính đa nghi. Nhưng đó là đức tính mà bất cứ ai ở vị trí cao đều có cả. Họ phải chắc chắn rằng vị trí thân cận nhất bên mình phải do mình quyết định thì mới an tâm.

Chính do Trợ lý là người được nhà lãnh đạo tin cẩn nhất nên họ có nhiều cơ hội phát triển nhất. Về nguyên tắc, họ chỉ đứng sau nhà lãnh đạo, thay mặt nhà lãnh đạo thực hiện các công việc khi cần. Họ là người đứng mũi chịu xào nhưng trong nhiều trường hợp, sẽ được nhà lãnh đạo bảo vệ trước tiên.Trong quá trình làm việc với các sếp cũ của mình. Mình học được rất nhiều thứ. Từ kiến thức, kỹ năng cho tới tư duy. Trong đó mình cho là yếu tố Tư Duy lãnh đạo là yếu tố quan trọng nhất mà vị trí này đem lại cho bạn. Điều này không trường lớp nào có thể dạy được. Bạn được kề cận người đứng đầu một tổ chức, bạn hiểu được cơ chế ra quyết định của người đó, bạn nắm giữ được các thông tin tuyệt mật, bạn rèn luyện được khả năng giao tiếp, ứng xử, quản lý. Ngoài ra, mọi người trong công ty đều phải tôn trọng bạn. Vì bạn là đại diện cho sếp cơ mà. 

Thực ra chức danh “Trợ lý cá nhân” - PA và “Trợ lý điều hành” - EA thường được sử dụng

thay thế cho nhau. Nhưng theo một số mô tả công việc cụ thể thì EA được đánh giá cao hơn về khả năng quản lý và xử lý công việc thay cho sếp. Tức là hỗ trợ sếp trong công việc chuyên môn nhiều hơn là các vấn đề cá nhân hay hành chính khác. PA thì ngược lại. Tuy nhiên, thực tế cho thấy là, đã là Trợ lý thì tất cả các vấn đề liên quan tới sếp, khi họ cần giúp, thì mình đều có nghĩa vụ thực hiện. Có nhiều lãnh đạo có thể tuyển dụng nhiều Assistant cho công việc, mỗi người phụ trách một mảng khác nhau. Nhưng Personal Assistant thì chỉ có một. 

Hiện tại, do không có trường lớp đào tạo về nghề Trợ lý, và do đặc thù tuyển dụng của vị trí này cũng khá đặc biệt, nên rất khó để một người chưa có kinh nghiệm làm việc (với tổ chức, với lãnh đạo, với vị trí công việc) được chọn trở thành EA hay PA ngay lập tức. Nhiều người phải phát triển từ các vị trí khác như chuyên viên, admin hay secretary trong hàng năm trời. Bởi họ cần thời gian để chứng minh năng lực và cho sếp thấy họ có thể tin tưởng người đó. Nhưng  trong tương lai mọi thứ sẽ dễ dàng hơn. Bản thân mình  từng làm Trợ Lý, mình thấy công việc này rất tốt cho những ai có tham vọng, hoài bão lớn. Bởi đây là cơ hội ngàn vàng cho các bạn học để trở thành người đứng đầu sau này.