Hệ thống quản lý tuyển dụng (ATS) là gì?

Trong thị trường việc làm ngày nay, các công ty sử dụng hệ thống quản lý tuyển dụng (ATS) có thể nhanh chóng thu hút, xác định và tuyển được các ứng viên tốt nhất. Mặt khác, những công ty không sử dụng các chiến lược và công cụ tuyển dụng mới nhiều khả năng sẽ không đạt được mục tiêu tuyển dụng đã đề ra hoặc tốn rất nhiều thời gian cho việc tuyển dụng.

Việc thực hiện một chiến lược tuyển dụng hiệu quả phụ thuộc nhiều vào khả năng thực hiện các quy trình tuyển dụng hợp lý và nhanh chóng của công ty, điều này giúp nhà tuyển dụng tập trung và có nhiều thời gian hơn để xử lý những việc quan trọng.

Trong bài viết hôm nay, bạn sẽ có những thông tin cơ bản nhất và các ưu điểm của hệ thống quản lý tuyển dụng (ATS).

ATS là gì?

ATS – Applicant Tracking System – hệ thống quản lý tuyển dụng là phần mềm được các công ty sử dụng để hỗ trợ cho các hoạt động tuyển dụng nhân sự. Mỗi hệ thống ATS cung cấp các chức năng khác nhau, tuy nhiên chức năng chủ yếu là thu thập, xử lý và sàng lọc hồ sơ ứng viên.

Ưu điểm của hệ thống quản lý tuyển dụng (ATS)

1. Giảm lượng thời gian dành cho các công việc hành chính

Hệ thống ATS giúp bạn tăng tốc quá trình tuyển dụng và tiết kiệm cho mình lượng thời gian lớn để thực hiện các công việc quan trọng hơn. Là một nhân viên tuyển dụng nội bộ, bạn phải liên tục xử lý các công việc như: tiếp nhận yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban, tìm kiếm nguồn ứng viên, sàng lọc hồ sơ, sắp lịch phỏng vấn, cùng với hàng tá các công việc khác khiến bạn quay cuồng cả ngày. Bằng cách sử dụng hệ thống ATS bạn có thể làm tất cả những việc đó chỉ với vài cú click chuột.

2. Cung cấp công cụ sàng lọc CV nhanh chóng và hiệu quả hơn

Các nhà tuyển dụng thường xuyên phải đối mặt với tình trạng quá tải vì phải xử lý lượng lớn hồ sơ ứng viên trong mỗi đợt tuyển dụng. Đó thực sự là một gánh nặng khi họ phải chọn ra từ 4 đến 6 hồ sơ ứng viên trong vô số hồ sơ được gửi đến để tiến hành phỏng vấn trực tiếp.

Với hệ thống ATS bạn sẽ được cung cấp công cụ hỗ trợ sàng lọc bước đầu các hồ sơ gửi đến, các thuật toán sẽ giúp lọc ra các ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc. Những ứng viên không đáp ứng những tiêu chuẩn tối thiểu sẽ bị loại ra, các ứng viên còn lại sẽ được xếp hạng theo các tiêu chí chuyên môn phù hợp với yêu cầu công việc.

Điều này giúp cho các nhà tuyển dụng không bị lãng phí thời gian với những hồ sơ ứng viên kém chất lượng và tốn nhiều công sức để xác định hồ sơ ứng viên tiềm năng.

3. Tạo điều kiện cho việc hợp tác tuyển dụng

Với những tính năng tuyệt vời, hệ thống ATS sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc hợp tác tuyển dụng giữa các bộ phận có liên quan. Bộ phận nhân sự có thể dễ dàng và nhanh chóng chia sẻ các thông tin liên quan đến ứng viên, tạo ra các nhóm thảo luận và giao việc trực tiếp trên hệ thống. Mọi công việc được báo cáo kịp thời, nhanh chóng. Điều này rất có ý nghĩa trong việc đưa ra quyết định tuyển dụng đồng thời giúp các nhân viên tuyển dụng tìm được tiếng nói chung.

Việc hợp tác tuyển dụng mang lại lợi ích to lớn cho các công ty, tăng cường hiệu quả giao tiếp giữa các bộ phận và thu được thành công lớn hơn trong công tác tuyển dụng nhân sự.

4. Cải thiện chất lượng tuyển dụng

Chất lượng tuyển dụng cũng được cải thiện khi công ty sử dụng hệ thống quản lý tuyển dụng. Ví dụ, nhờ tính năng sàng lọc hồ sơ để xác định ứng viên phù hợp nhất nên các nhà tuyển dụng chỉ cần tương tác với ứng viên tốt nhất. 

Ngoài ra với sự tự động hóa của quá trình quản trị tuyển dụng mà bạn có nhiều thời gian hơn để nghiên cứu, đánh giá ứng viên. Điều này giúp bạn thu thập được nhiều thông tin hơn và có đánh giá toàn diện hơn về các ứng viên trước khi đưa ra quyết định tuyển dụng.

>>> Có thể bạn quan tâm: Cách phần mềm tuyển dụng (ATS) giúp bộ phận nhân sự tuyển dụng tốt hơn

5. Tăng tốc chu kỳ tuyển dụng

Việc có sẵn các thông tin về ứng viên giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn tổng quan về quy trình tuyển dụng. Các tính năng giao tiếp tự động cũng giúp đẩy nhanh chu kỳ tuyển dụng, giúp cho việc theo dõi và chuyển ứng viên sang giai đoạn kế tiếp nhanh hơn. Tóm lại, hệ thống ATS hỗ trợ nhà tuyển dụng thực hiện và phát triển quy trình làm việc hiệu quả hơn.

6. Nâng cao thương hiệu nhà tuyển dụng

Các hệ thống ATS còn cung cấp tính năng tương tự như một trang tuyển dụng chuyên nghiệp. Với tính năng này các công ty có thể đăng tin tuyển dụng và các tin tuyển dụng này sẽ được tự động đẩy lên các trang web tuyển dụng có liên kết với hệ thống ATS. Qua đó, các công ty có thể nâng cao uy tín thương hiệu tuyển dụng của mình. Một khi đã có thương hiệu tuyển dụng mạnh thì việc thu hút nhân tài sẽ trở nên vô cùng dễ dàng.

Ngoài ra, một số hệ thống ATS còn có tính năng tích hợp các chiến dịch email marketing. Tính năng email marketing sẽ giúp nhà tuyển dụng nhanh chóng truyền bá thông tin tuyển dụng đến các ứng viên tiềm năng trong phễu tuyển dụng của họ.

7. Nâng cao trải nghiệm ứng viên

Trong tuyển dụng hiện đại, mục tiêu của tuyển dụng không chỉ là tuyển được đúng người mà còn là nâng cao trải nghiệm ứng viên. Bên cạnh việc xây dựng một quy trình tuyển dụng hiệu quả hơn, hệ thống ATS còn giúp nhà tuyển dụng tương tác và phản hồi kịp thời với ứng viên. Điều này có ý nghĩa rất lớn trong việc gây ấn tượng mạnh với ứng viên về thương hiệu tuyển dụng của công ty 

Hệ thống quản lý tuyển dụng đang dần trở thành một phần quan trọng của kỷ nguyên tuyển dụng kỹ thuật số. Chắc chắn các công ty cần điều chỉnh chiến lược và thực hiện các giải pháp công nghệ phù hợp giúp cho việc tuyển dụng nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Cách nhận diện một hệ thống ATS tốt

1. Dễ sử dụng

Một vài chuyên viên tuyển dụng của bạn có thể khá miễn cưỡng khi phải thay đổi cách thức làm việc. Một hệ thống quản lý tuyển dụng tốt nên được thiết kế đơn giản, để người dùng chỉ mất vài giờ học cách sử dụng. 

Nếu hệ thống ATS có cung cấp bản dùng thử miễn phí, hãy thử sử dụng và đưa ra quyết định. Bạn sẽ dành nhiều thời gian làm việc trên phần mềm, vì thế các tính năng của ATS phải vừa hữu ích vừa thú vị.

2. Tự động điền thông tin ứng viên

Việc cập nhật dữ liệu ứng viên khiến bạn mất rất nhiều thời gian và công sức. Vì thế một hệ thống ATS tốt cần cung cấp khả năng lưu trữ hồ sơ ứng viên chỉ bằng một cú click chuột. Điều đó giúp cho việc tạo lập cơ sở dữ liệu nhanh chóng và nhịp nhàng hơn. Ngoài ra một ATS tốt sẽ giúp bạn tự động điền các thông tin ứng viên chỉ với một thao tác “thả” CV ứng viên.

3. Giúp bạn tổng hợp nguồn dữ liệu

Một trong những số liệu quý giá nhất của việc tuyển dụng là “nguồn ứng viên” - ứng viên đến từ kênh tuyển dụng nào. Một ATS tốt cung cấp thông tin tổng quan giúp cho bạn nhận diện kênh tuyển dụng tốt nhất. Bạn sẽ tìm ra lý do ứng viên rời đi thay vì nhận làm việc tại công ty bạn. Qua đó bạn có thể tối ưu hóa toàn bộ quy trình tuyển dụng.

4. ATS nên là một nền tảng thúc đẩy làm việc nhóm

Sự khác biệt giữa một hệ thống ATS và quản lý bằng excel là excel không hỗ trợ làm việc nhóm. Hệ thống ATS tốt cần đáp ứng các tính năng như để lại ghi chú, lên lịch hẹn, đưa ra chỉ dẫn liên quan đến vị trí đang tuyển… Khi lựa chọn một hệ thống ATS, bạn nên kiểm tra xem liệu nó có hợp với bạn hay không và nó có hỗ trợ tính năng làm việc nhóm hay không.

5. Đưa ra đề xuất ứng viên tự động dựa trên AI – trí tuệ nhân tạo

Khi bạn có một lượng lớn hồ sơ ứng viên, điều bạn mong muốn là nhanh chóng phân loại chúng. Một ATS tốt cần có thể tự động đánh giá và xếp hạng ứng viên dựa trên kỹ năng của họ với các yêu cầu liên quan đến công việc.

6. Bạn không chỉ đăng ký một hệ thống ATS mà bạn đang hợp tác với nó

Bạn sẽ sớm nhận ra rằng hệ thống ATS là một nhân tố mang lại thành công cho doanh nghiệp. Một hệ thống ATS tốt là hệ thống phù hợp với công việc và nhu cầu của bạn. Đồng thời mang đến cho bạn những tính năng hữu ích nhất. Chỉ khi nào bạn sẵn sàng phát triển công việc của mình cùng với hệ thống ATS thì chắc rằng bạn đã có một quyết định đúng đắn.

7. Giá cả

Cũng như các nhà tuyển dụng khác, bạn mong muốn được sử dụng một hệ thống ATS với chi phí tiết kiệm nhất có đúng không? Dù vậy bạn nên chắc chắn rằng hệ thống bạn lựa chọn có đầy đủ các tính năng cần thiết. Hơn nữa hệ thống ATS bạn chọn phải có giá cả rõ ràng. Nhiều ATS không cung cấp bản dùng thử và không tiết lộ giá cả dịch vụ. Hãy chọn hệ thống không cố tình lợi dụng bạn.

Với hệ thống TalentBold, công việc tuyển dụng của bạn sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Bởi vì TalentBold được tích hợp các tính năng kết hợp, đáp ứng đầy đủ các ưu điểm cần thiết của một hệ thống quản lý tuyển dụng (ATS) tốt. Với các gói dịch vụ có chi phí vô cùng hấp dẫn:

• Gói Starter – dùng thử miễn phí 30 ngày;

• Gói Business – sử dụng 90 ngày với chi phí 3 triệu / tháng;

• Gói Premium – sử dụng 180 ngày với chi phí 6 triệu / tháng.

Nguồn ảnh: internet