Hướng dẫn cách viết thư từ chối offer và thư nhận offer letter chuyên nghiệp và hiệu quả nhất

Sau kỳ phỏng vấn thành công, nhà tuyển dụng sẽ gửi offer letter đến cho những ứng viên trúng tuyển để thông báo kết quả. Lúc này, quyết định nhận công việc hay không là tùy thuộc vào ứng viên trúng tuyển. Tuy nhiên, dù đồng ý hay từ chối thì ứng viên cũng cần phản hồi lịch sự đến nhà tuyển dụng. 

I. Mục đích của nhà tuyển dụng khi gửi Offer Letter

Offer letter theo nghĩa tiếng Việt là “Thư mời nhận việc”. Thông qua offer letter, bên cạnh thông báo trúng tuyển, nhà tuyển dụng còn có thể gửi đến và ghi nhận từ ứng viên nhiều thông điệp

Xác định lại :

• Những chính sách lương, thưởng và phúc lợi đã thỏa thuận trong kỳ phỏng vấn

• Thời gian bắt đầu tiếp quản công việc của ứng viên

• Thời gian làm việc theo quy định của công ty và luật lao động

• Những thủ tục cần lưu ý khi ứng viên trúng tuyển đến nhận việc…

• Biết rõ quyết định nhận hay từ chối công việc của ứng viên

Toàn bộ nội dung sẽ do phòng nhân sự soạn thảo và gửi đến ứng viên trúng tuyển, có thể kết hợp gọi điện thoại thông báo để phòng hờ trường hợp ứng viên không kiểm tra email thường xuyên.

Sau khi nhận được offer letter, ứng viên cần nhanh chóng phản hồi để nhà tuyển dụng biết rõ quyết định của mình.

II. Cách viết thư từ chối offer letter

Một số trường hợp, ứng viên sau khi nhận offer letter sẽ quyết định không tiếp nhận công việc mà mình đã phỏng vấn thành công. Lý do có thể là :

• Thương lượng mức lương lúc phỏng vấn thấp hơn so với mặt bằng chung của thị trường

• Ứng viên trúng tuyển ở một doanh nghiệp khác với nhiều quyền và lợi ích hơn, phù hợp định hướng phát triển của bạn hơn.

• Bạn cân nhắc và nhận thấy mô tả công việc cụ thể không tương xứng với mức lương, hoặc không phù hợp kỳ vọng bạn đặt ra…

Khi đó, một lá thư từ chối offer letter cần được soạn thảo. Dưới đây là mẫu thư từ chối tuyển dụng tương thích cho nhiều tình huống khác nhau.

1. Mức lương thấp

Chủ đề email : (Reply theo tiêu đề email của offer letter)

Kính gửi Anh / Chị ABC – Phòng nhân sự công ty XYZ

Tôi tên là : Nguyễn Văn A

Hôm nay, tôi đã nhận được thư tuyển dụng từ phía công ty. Tận đáy lòng, tôi thành thật cảm ơn anh/ chị và công ty đã dành cho tôi cơ hội được làm việc tại vị trí (nhân viên kế toán…).

Tôi hiểu rằng ngân sách lương của công ty dành cho mỗi vị trí đều tùy thuộc vào sự cân đối chi tiêu trong chiến lược phát triển mà công ty đang hướng tới. Tuy nhiên, mức lương đề nghị cho vị trí (nhân viên kế toán…) tại công ty hiện nay có lẽ chưa phù hợp với tính chất công việc và nhiệm vụ đặt ra.

Tôi rất tiếc khi phải từ chối lời mời nhận việc từ phía công ty. Hy vọng trong tương lai, tôi có thể cống hiến năng lực của mình cho công ty của anh / chị ở một cơ hội khác.

Một lần nữa, tôi chân thành cảm ơn cơ hội công việc mà anh / chị và công ty đã dành cho tôi. Chúc anh / chị và quý công ty nhiều sức khỏe, gặt hái nhiều thành công.

Trân trọng,

(Ghi rõ họ tên ứng viên trúng tuyển và số điện thoại)

2. Đã nhận lời tuyển dụng từ doanh nghiệp khác

Chủ đề email : (Reply theo tiêu đề email của offer letter)

Kính gửi Anh / Chị ABC – Phòng nhân sự công ty XYZ

Tôi là Nguyễn Văn A, người đã tham gia phỏng vấn vị trí (trưởng phòng kỹ thuật…) cách đây 2 tuần.

Tôi vừa nhận được thông báo tuyển dụng qua email từ phía công ty. Tôi chân thành cảm ơn công ty đã trao cơ hội tiếp quản công việc này cho tôi.

Tuy nhiên, tôi đã chấp nhận lời mời làm việc ở vị trí tương tự tại một doanh nghiệp khác. Thông báo tuyển dụng của họ gửi đến tôi sớm hơn và tôi đã đồng ý.

Tôi rất tiếc vì không thể nhận lời tuyển dụng từ phía công ty vào thời điểm này, rất mong anh / chị và quý công ty thông cảm.

Chúc toàn thể công ty thật nhiều sức khỏe và gặt hái nhiều thành công trong tương lai. Một lần nữa tôi chân thành cảm ơn.

Trân trọng,

(Ghi rõ họ tên ứng viên trúng tuyển và số điện thoại)

3. Nhiệm vụ công việc không phù hợp kỳ vọng

Chủ đề email : (Reply theo tiêu đề email của offer letter)

Kính gửi Anh / Chị ABC – Phòng nhân sự công ty XYZ

Tôi vừa nhận được thư tuyển dụng từ công ty. Tôi chân thành cảm ơn anh / chị và công ty đã dành cơ hội tiếp quản vị trí (phó phòng kinh doanh ….) cho tôi.

Thật đáng tiếc, tôi phải nói lời từ chối vị trí này vì nhiệm vụ công việc đặt ra không phù hợp với định hướng phát triển sự nghiệp của tôi.

Một lần nữa, tôi thật lòng cảm ơn công ty đã quan tâm đến năng lực làm việc của tôi. Hy vọng công ty sớm tìm được ứng viên phù hợp với vị trí này.

Tôi chân thành chúc anh / chị và quý công ty nhiều sức khỏe, công tác tốt và gặt hái nhiều thành công.

Trân trọng,

(Ghi rõ họ tên ứng viên trúng tuyển và số điện thoại)

III. Cách viết thư chấp nhận offer letter

Viết một lá thư đồng ý offer letter có vẻ dễ dàng hơn nhiều bởi lẽ, cả nhà tuyển dụng và ứng viên đều tìm thấy được tiếng nói chung thông qua kỳ tuyển dụng.

Đây là lá thứ chấp nhận offer letter mà các ứng viên nên sử dụng để phản hồi nhà tuyển dụng, vừa thể hiện sự chuyên nghiệp, vừa tạo thiện cảm với người tiếp nhận thư :

Chủ đề email : (Reply theo tiêu đề email của offer letter)

Kính gửi Anh / Chị ABC – Phòng nhân sự công ty XYZ

Tôi vừa nhận được email tuyển dụng từ phía công ty. Tôi thật sự rất vui và muốn gửi lời cám ơn đến quý công ty đã tin tưởng trao cơ hội công việc tại vị trí (trưởng phòng kế toán…)  cho tôi.

Xin vui lòng chấp nhận email này như lời hồi âm chính thức của tôi về việc tôi đồng ý tiếp quản công việc (trưởng phòng kế toán…).

Những thông tin liên quan đến chính sách lương thưởng, phúc lợi cùng những nghĩa vụ được đề cập trong email mà anh/ chị đã gửi đều phù hợp với những thông tin chúng ta đã trao đổi trực tiếp trong buổi phỏng vấn.

Tôi sẽ có mặt tại công ty đúng giờ vào ngày (thời gian bắt đầu công việc). Nếu trước ngày bắt đầu công việc, anh / chị cần thêm thông tin gì từ tôi, xin vui lòng cho tôi biết qua địa chỉ email này hoặc qua số điện thoại 090….

Một lần nữa, tôi chân thành cảm ơn anh / chị và quý công ty. Chúc mọi người nhiều sức khỏe và công tác tốt.

Trân trọng,

(Ghi rõ họ tên ứng viên trúng tuyển và số điện thoại)

Nguồn ảnh: internet

Hình ảnh: mang tính chất minh họa