Hướng dẫn gửi thư mời offer

Sau một khoảng thời gian tìm kiếm, sàng lọc và phỏng vấn, bạn cũng tìm được ứng viên phù hợp cho vị trí còn trống trong công ty. Vậy thì bước tiếp theo bạn cần làm là gửi thư mời offer cho ứng viên. Việc gửi thư mời offer chỉ là một bước thông thường trong quy trình tuyển dụng. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách gửi thư mời offer tới ứng viên sao cho ấn tượng để ứng viên không thể chối từ. Sau đây là một số tip dành cho bạn.

1. Nội dung thư mời offer cần chính xác, rõ ràng

Gửi thư mời offer tương đương với việc bạn đưa ra một văn bản chính thức có tính ràng buộc về mặt pháp lý, vì vậy bạn cần đảm bảo các nội dung được thể hiện trong email thật chi tiết, chính xác và rõ ràng. Văn phong của thư mời nên có giai điệu lạc quan, gần gũi để tạo tâm lý thoải mái cho người đọc. Nội dung của thư mời nên bao gồm các điểm quan trọng sau:

• Xác định các điều khoản liên quan đến công việc

• Thể hiện kỳ vọng của công ty 

• Xác định những triển vọng nghề nghiệp đáng mong đợi dành cho ứng viên 

• Thể hiện mức lương và các quyền lợi ứng viên nhận được

• Nêu rõ thời gian bắt đầu công việc

• Thể hiện chi tiết thời gian làm việc, làm việc theo khung thời gian cố định, linh hoạt và làm ngoài giờ

• Nêu rõ thời điểm cụ thể mà bạn muốn nhận được phản hồi (ví dụ như phản hồi trước ngày dd/mm/yy)

• Thể hiện thời gian hiệu lực của thư mời

• Đưa ra xác nhận rằng đây là thông báo chính thức và các nội dung thể hiện trong thư mời này có hiệu lực cao nhất, các chi tiết khác được truyền đạt trước đó là vô hiệu

• Hướng dẫn ứng viên cách thức chấp nhận lời đề nghị nhận việc

• Cung cấp chi tiết liên lạc trong trường hợp ứng viên có điều gì cần giải đáp

Lời khuyên dành cho bạn là hãy thể hiện các thông tin dài dưới dạng tệp đính kèm, để nội dung email không quá dài dòng, tạo cảm giác khó đọc cho ứng viên.

2. Thực hiện một cuộc gọi đưa ra lời đề nghị nhận việc trước khi gửi mail cho ứng viên 

Sau khi bạn đã soạn thảo xong các đề nghị chi tiết, bạn cần gọi điện cho ứng viên và đưa ra lời đề nghị nhận việc. Trước tiên hãy chúc mừng vì họ đã trúng tuyển công việc, sau đó cung cấp cho họ các thông tin liên quan đến lương, quyền lợi và ngày bắt đầu công việc. Hãy hỏi xem họ có muốn nhận công việc đó hay không? Nếu ứng viên trả lời có, hãy thông báo với họ rằng bạn sẽ gửi thư mời offer cho họ qua email.

Bạn nên gọi điện trước cho ứng viên để đưa ra lời đề nghị trước khi gửi thư mời offer vì:

• Việc đó giúp bạn xác định rằng ứng viên vẫn còn quan tâm tới công việc đó và họ chưa nhận lời làm việc ở công ty khác. Nếu không gọi điện trước bạn có thể sẽ mất thời gian khi gửi thư mời offer cho họ mà bỏ qua ứng viên thứ 2 trong danh sách tiềm năng của bạn.

• Nhanh chóng gọi điện sẽ ngăn cản ứng viên chấp nhận lời đề nghị công việc của công ty khác. Họ sẽ dành ưu tiên nhận việc tại công ty của bạn.

• Ứng viên biết bạn sẽ gửi thư mời offer qua email, nên họ sẽ chờ đợi email của bạn. Điều này giúp bạn không bỏ lỡ ứng viên.

3. Soạn thảo thư mời offer phù hợp với tính cách của ứng viên

Bạn nên xem việc gửi thư mời offer như một công cụ bán hàng, để thu hút ứng viên gia nhập đội ngũ nhân lực của công ty bạn.

Trong bất cứ công ty nào, từ các startup đến các công ty đa quốc gia, thì mỗi công việc đều tương thích với một tính cách nhất định. Trong quá trình phỏng vấn bạn đã đánh giá được tính cách của ứng viên, xác định được tính cách phù hợp với công việc cần tuyển và bạn cho rằng tính cách đó sẽ thúc đẩy đội ngũ nhân sự hiện tại phát triển hơn. Vì vậy bạn nên xây dựng nội dung email phù hợp với những gì bạn nhận định được.

Bạn hãy kiểm tra lại các thông tin ghi chú về ứng viên và xác định giọng điệu cần thiết khi gửi thư mời offer. Hãy hình dung cách phản ứng của ứng viên, đặt bản thân vào vị trí của họ để nghĩ xem ứng họ sẽ xử lý vấn đề như thế nào, điều gì sẽ thu hút họ.

Quan trọng nhất là bạn cần soạn thảo một tiêu đề email cụ thể, rõ ràng và đơn giản để ứng viên của bạn có thể ngay lập tức nhận ra. Bạn có thể tham khảo cấu trúc tiêu đề như sau: “[Tên công ty] thông báo trúng tuyển vị trí [Tên vị trí công việc]” hoặc là “Thông báo trúng tuyển vị trí [Tên vị trí công việc] tại [Tên công ty]”.

4. Cung cấp thêm các thông tin chi tiết và nhấn mạnh giá trị thương hiệu tuyển dụng của công ty bạn

Khi bạn đã xác định được rằng ứng viên vẫn đang quan tâm đến công việc tại công ty bạn và với những thông tin bạn có được, hãy soạn thảo thư mời offer với các thông tin chi tiết hơn về các mục tiêu kinh doanh trong tương lai của công ty. Hãy thể hiện rằng bạn thực sự mong muốn ứng viên gia nhập đội ngũ nhân lực của công ty. Nhấn mạnh rằng ứng viên đã được chọn để tạo cảm giác hài lòng cho ứng viên.

Bạn có thể cung cấp thêm thông tin mô tả chi tiết liên quan đến công việc và nói rằng bạn sẽ là người gặp họ khi họ đến nhận việc. Nếu công việc này có liên quan đến một số thỏa thuận không được tiết lộ, các vấn đề về lý lịch hoặc bất cứ điều gì tương tự như vậy, thì hãy làm rõ và đính kèm tài liệu thỏa thuận vào email.

Các tài liệu pháp lý phải được mã hóa và ở định dạng PDF để tránh giả mạo. Đồng thời cung cấp thông tin chi tiết về hợp đồng lao động. Đó là hợp đồng có thời hạn, cố định hay hợp đồng lao động không thời hạn.

Thể hiện thương hiệu tuyển dụng của công ty bằng cách nhấn mạnh các giá trị và tầm nhìn phát triển dài hạn của công ty thông qua các sáng kiến và dự án đang được tiến hành hoặc sắp triển khai trong thời gian tới. Nếu có bất cứ hoạt động nào sẽ diễn ra trước ngày bắt đầu công việc thì bạn nên cho ứng viên được biết. Bạn cũng có thể mời gọi ứng viên tham gia vào các nhóm hay là diễn đàn trực tuyến của công ty bạn (nếu có).

Với các bí kíp được TalentBold bật mí trong bài viết này, bạn sẽ biết cách gửi thư mời offer tới ứng viên sao cho ấn tượng nhất. Hãy khám phá và áp dụng ngay vào công việc của bạn. Chắc chắn bạn sẽ thuận lợi nhận được lời chấp nhận đề nghị làm việc từ ứng viên.

Nguồn ảnh: internet