[Kinh nghiệm đi phỏng vấn] Phỏng vấn thôi việc?

 Thú thật mình chưa bao giờ tổ chức một buổi phỏng vấn thôi việc nên cũng không có kinh nghiệm gì chia sẻ với anh Tran van Duong. Nhưng trước đây mình có đọc một bài báo khá đầy đủ thông tin về vấn đề này. Mình chia sẻ ra đây hy vọng ít nhiều giúp ích cho anh:

                                   ĐỂ NHÂN VIÊN KHÔNG NGẠI PHỎNG VẤN THÔI VIỆC

Phỏng vấn thôi việc (exit interview) là một trong những cách tốt nhất để thu thập phản hồi chân thật nhất của nhân viên về môi trường làm việc, chính sách nhân sự của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, không phải nhân viên nào khi “dứt áo ra đi” cũng sẵn sàng trả lời các câu hỏi trong bản phỏng vấn thôi việc. Làm thế nào để tăng tỷ lệ nhân viên nghỉ việc trả lời phỏng vấn và sử dụng những phản hồi hữu dụng của họ để cải thiện môi trường làm việc của doanh nghiệp?

Nghiên cứu cho thấy tỷ lệ nhân viên nghỉ việc tham gia khảo sát thôi việc trung bình ở mức 30-35%. Điều đó có nghĩa là một công ty có khoảng 200 nhân viên và tỷ lệ nghỉ việc 15%/năm thì chỉ sẽ nhận được khoảng 10 bản phỏng vấn thôi việc đã được hoàn tất đầy đủ mỗi năm.

Theo các chuyên gia, chỉ cần bỏ ra ít nỗ lực là doanh nghiệp có thể tăng gấp đôi tỷ lệ này để đạt một tỷ lệ phản hồi lý tưởng cho các cuộc khảo sát nghỉ việc là 60-65%. Doanh nghiệp có thể làm được điều này qua các bản phỏng vấn bằng giấy, phỏng vấn qua điện thoại hoặc qua mạng internet.

Để tính tỷ lệ phản hồi, có thể chia số bản phỏng vấn thôi việc đã được hoàn tất cho số nhân viên nhận được yêu cầu trả lời phỏng vấn khi làm thủ tục nghỉ việc. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần có các phương pháp theo dõi việc tham gia trả lời câu hỏi phỏng vấn thôi việc của nhân viên nghỉ việc.

Nên đặt ra một tỷ lệ phản hồi trung bình tối thiểu được xem là mức chuẩn để dựa trên đó theo dõi tình hình phản hồi của nhân viên nghỉ việc. Các chương trình quản lý phỏng vấn thôi việc trực tuyến thường sẽ giúp doanh nghiệp làm điều này một cách tự động.

Để cải thiện tỷ lệ trả lời bản phỏng vấn thôi việc, doanh nghiệp cần phân tích quy trình phỏng vấn hiện tại. Có hai vấn đề cần xem xét.

Thứ nhất, vì sao nhân viên nghỉ việc không hoàn tất bản phỏng vấn thôi việc.

Thứ hai, bộ phận nhân sự có đang gặp khó khăn nào trong các vấn đề hậu cần khiến không thể thu thập phản hồi của nhân viên nghỉ việc một cách kịp thời và hiệu quả hay không?

Đối với vấn đề thứ nhất có thể xuất phát từ một số nguyên nhân: Bản phỏng vấn quá dài; các câu hỏi không rõ ràng hay có  tính xâm phạm đến những quyền riêng tư cá nhân của nhân viên nghỉ việc; nhân viên nghỉ việc không tin rằng phản hồi của họ sẽ được ghi nhận và làm cơ sở để cải thiện môi trường làm việc sau này; nhân viên nghỉ việc sợ bị “tấn công” sau này; nhân viên nghỉ việc quá giận công ty; quy trình phỏng vấn rườm rà, bất tiện.

Theo các chuyên gia, một bản phỏng vấn thôi việc chỉ nên có độ dài bao gồm 35-60 câu hỏi. Nếu số câu hỏi trên mức này, khả năng nhân viên không hoàn tất bản phỏng vấn là rất cao.

Khi soạn nội dung của câu hỏi, nên đặt mình vào vị trí của nhân viên nghỉ việc để tạo ra sự thoải mái nhất cho người trả lời, tránh những câu hỏi thiên về cảm xúc.

Để tránh tình trạng nhân viên có cảm giác phản hồi của họ khi nghỉ việc sẽ không được doanh nghiệp ghi nhận và xem xét áp dụng, trong quá trình họ còn làm việc doanh nghiệp nên nói rõ trong mỗi lần áp dụng những cải tiến về nguồn gốc của các chương trình cải tiến đó là từ những ý kiến, đề xuất nào do các nhân viên, kể cả nhân viên đã nghỉ việc, đóng góp. Khi xây dựng được văn hóa luôn lắng nghe nhân viên, doanh nghiệp mới có thể thu thập được những ý kiến, đề xuất chân thật từ họ.

Đối với vấn đề thứ hai, doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng việc tìm hiểu một số thông tin sau: Nhân viên nghỉ việc thường thông báo ý định này của họ như thế nào, ai là người thông báo và ai ở bộ phận nhân sự là người sẽ cần được thông báo? Ai chịu trách nhiệm đề nghị nhân viên nghỉ việc trả lời khảo sát thôi việc? Nhân viên nghỉ việc được thông báo về việc hoàn tất phỏng vấn thôi việc khi nào và như thế nào? Nhân viên thôi việc được khuyến khích tham gia phỏng vấn thôi việc như thế nào? Việc hoàn tất phỏng vấn thôi việc có dễ dàng không? Nhân viên nghỉ việc có được tạo một môi trường riêng tư và bảo mật để trả lời các câu hỏi hay không? Các nhà quản lý trực tiếp của nhân viên nghỉ việc có ủng hộ quy trình phỏng vấn thôi việc hay không?

Sau khi xem xét từng vấn đề nói trên, doanh nghiệp nên bắt tay vào việc cải thiện ngay.

Một số thay đổi sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng nâng cao tỷ lệ tham gia phỏng vấn của nhân viên nghỉ việc. Một số khác cần phải mất thời gian để “thấm” vào văn hóa của doanh nghiệp.

Nên đánh giá lại tỷ lệ tham gia phỏng vấn mỗi quý, sáu tháng hay mỗi năm một lần để có sự điều chỉnh thích hợp.

Theo Văn Nhật- DNSG

Thực hiện ngay sau khi có quyết định cho thôi việc.Vì chẳng còn gì để mất nên sự trung thực sẽ được bộc lộ rõ hơn.Theo mình bạn nên xoáy sâu vào 05 vấn đề chính :

-Lý do anh/chị thôi việc!

-Công ty cần đáp ứng gì để anh/chị rút đơn xin thôi việc?

-Công ty mới có điểm nào ưu việt hơn công ty hiện tại.

-Công ty hiện tại cần cải thiện điều gì?

-Nhận xét về người quản lý trực tiếp & ban lãnh đạo công ty của anh/chị.

Mình đã từng tham gia một cuộc phỏng vấn cách đây 03 năm khi xin nghỉ việc ở một công ty khá danh tiếng ở Vn.

Lý do thì mỗi thứ một tý mà nên.Ý kiến mình đưa ra hoàn toàn trung thực.Tuy nhiên ngay sau khi mình đi thì 06 đồng chí khác làm cùng phòng ban cũng lần lượt ra đi vì những lý do cũng hao hao giống mình.Điều đó cho thấy cty chẳng thực hiện gì để cải thiện tình hình cả.

Cái quan trọng nhất  là lãnh đạo công ty phải tận dụng triệt để ý nghĩa của phỏng vấn thôi việc.

Mình đã tiến hành nhiều cuộc phỏng vấn thôi việc và có một số điểm chia sẻ từ kinh nghiệm thực tế:

1. Mục đích/ Lợi ích chính:
- Nắm bắt được lý do thôi việc của người lao động để thay đổi Công ty (môi trường làm việc, chế độ, cách thức quản lý...) theo hướng tốt hơn.
- Giữ chân người tài: Từ lý do muốn thôi việc có thể điều chỉnh để giữ chân được người tài trong Công ty (không loại trừ người đang xin thôi việc), thu hút thêm nhân tài về làm cho Công ty. Với cá nhân người đang xin thôi việc, nếu không tiếp tục làm việc ở bộ phận đó được thì có thể luân chuyển qua bộ phận khác (thường áp dụng cho các công ty lớn; lý do chính là xung đột với quản lý trực tiếp, một số ít do công việc chưa phù hợp lắm)
- Tất nhiên việc này cho phép lãnh đạo (và HR) có một bức tranh tổng thể về lý do thôi việc để có các chính sách hợp lý. Chẳng hạn, các vị trí key hay các vị trí thường có nhân viên nghỉ phải luôn có người back-up; linh hoạt trong quản lý và sử dụng người tài (trao quyền nhiều hơn, quản lý thời gian mềm dẻo, quyền lợi đa dạng, cơ hội phát triển nhiều...)

2. Hình thức tiến hành:
Tốt nhất theo kiểu informal, nghĩa là HR đặt vị trí của mình là một người bạn, một người cùng chiến tuyến để trao đổi. Cần tạo không khí thoải mái/ vui vẻ, cởi mở. Nhiều trường hợp mình lấy thông tin bằng cách anh em rủ nhau đi uống cafe, chém gió rồi dốc bầu tâm sự. Đôi khi đoán lý do khiến nhân viên đó thôi việc và cũng tự đặt mình vào tình huống đó để "than phiền", có thể trên Skype, YM hay thậm chí FB... nhưng cần hết sức khéo léo và tùy từng trường hợp. Khi đó nhân viên thấy có sự đồng cảm và dễ dàng chia sẻ. Nhiều lúc cũng cần lấy thông tin qua người trung gian - là người gần gũi với nhân viên đó theo cách tương tự trên. Lưu ý cách thức lấy thông tin qua người gián tiếp/ câu hỏi gián tiếp thường cho thông tin chính xác hơn.

3. Nội dung trao đổi/ các câu hỏi chính (không phải lúc nào cũng lấy được đủ hết thông tin):
- Lý do thôi việc?
- Những điểm thích/ không thích khi làm việc tại đây?
- Điều gì sẽ khiến nhân viên đó tiếp tục ở lại làm việc?
- Nhân viên đó có sẵn sàng quay lại Công ty làm việc sau một khoảng thời gian nào đó hay không (với vị trí công việc/điều kiện làm việc như nhân viên đó mong muốn mà hiện giờ chưa có)
- Công việc mới (cty nào, ở đâu, vị trí công việc, đãi ngộ, lý do lựa chọn công ty và công việc này)?

=> thực sự phỏng vấn thôi việc là một nghệ thuật và không nên bỏ qua trong công tác nhân sự. Nó rất hữu ích cho các mảng giữ chân người tài, xây dựng văn hóa doanh nghiệp, xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng...

Một vài chia sẻ hy vọng hữu ích và chúc các bạn có thể phát huy tốt.

Theo tôi thì chỉ có phỏng vấn xin việc, còn thôi việc thì chỉ có nộp đơn thôi việc, còn phỏng vấn thôi việc thì tôi mới nghe lần đầu.

 Thật ra hình thức này có lâu rồi. Đây là cách doanh nghiệp lắng nghe chia sẻ, nhận xét của người sắp ra đi, từ đó rút kinh nghiệm nhằm cải tiến bộ máy nhân sự của mình thôi. Vấn đề là làm sao để nhân viên sắp thôi việc không ngại ngần chia sẻ. Không biết anh Tran van Duong đặt ra câu hỏi này dưới góc độ người phỏng vấn hay được phỏng vấn vậy anh?