Nên làm những việc gì trước khi gửi thư mời offer cho ứng viên trúng tuyển?

 Thư mời nhận việc (Offer Letter) là thư nhà tuyển dụng gửi đến ứng viên mà họ muốn tuyển dụng sau khi kết thúc quá trình phỏng vấn. Ngày nay, trên thị trường việc làm không chỉ là cuộc cạnh tranh giữa các ứng viên tìm kiếm việc làm, mà còn là cuộc chiến giữa các công ty cần tuyển dụng nhân sự. Thông thường các ứng viên tiềm năng sẽ nhận được nhiều lời mời nhận việc cùng một lúc. Vì vậy để thu hút ứng viên, nhà tuyển dụng cần biết cách gửi thư mời offer sao cho ấn tượng nhất. Việc này sẽ giúp công ty tăng thêm khả năng chinh phục ứng viên, khiến ứng viên có niềm tin với công ty và không phải lo lắng khi quyết định nhận việc.

Để việc gửi thư mời offer đạt hiệu quả cao nhất và khiến ứng viên không thể từ chối, bạn nên tham khảo 4 điều cần chú ý trước khi gửi thư mời offer cho ứng viên trúng tuyển sau đây của TalentBold:

1. Soạn thảo thư mời offer với nội dung chuyên nghiệp

Nội dung của thư mời offer cần phải rõ ràng và đầy đủ để ứng viên có thể nắm bắt tốt nhất yêu cầu của công việc, giúp ứng viên có đủ thông tin để dễ dàng đưa ra quyết định. Bạn cần soạn thảo một thư mời nhận việc với các thông tin quan trọng sau đây: vị trí chức danh công việc, mô tả ngắn gọn về công việc, thời gian làm việc, bộ phận làm việc, cấp trên là ai, mức lương và quyền lợi, thời gian phản hồi thư mời nhận việc, thời điểm bắt đầu công việc… Tất cả các nội dung trong thư mời cần được trình bày rõ ràng, dễ hiểu để ứng viên không phải gọi điện hoặc email hỏi lại bạn nhiều lần, gây mất thời gian.

Thư mời cần được trình bày đơn giản, chuyên nghiệp, không sử dụng màu sắc lòe loẹt, font chữ khó nhìn. Nên sử dụng font chữ hiện đại, thông dụng, cỡ chữ vừa phải, giữa các đoạn nên cách một dòng, mỗi đoạn chỉ nên dài tối đa 4 dòng… Việc này giúp cho email của bạn dễ nhìn hơn, rõ hơn và đẹp hơn. Quan trọng hơn là nó tạo cảm giác dễ chịu cho ứng viên khi đọc email.

Bạn nên sử dụng văn phong và ngữ điệu chuyên nghiệp, gần gũi, cởi mở khi viết thư mời offer. Chú ý thể hiện hình ảnh thương hiệu của công ty. Đảm bảo ngôn từ dễ hiểu và phù hợp với mọi đối tượng. Chú ý thể hiện tính cá nhân hóa trong nội dung thư mời. Đây cũng là một phương thức giúp bạn quảng bá hình ảnh và thương hiệu riêng biệt của công ty.

2. Chuẩn bị các tài liệu cần thiết để đính kèm với email khi gửi thư mời offer

Mục đích của việc gửi thư mời offer qua email không chỉ là thông báo kết quả phỏng vấn cho ứng viên mà bạn còn phải cung cấp các đầy đủ các thông tin cần thiết cho họ. Khi sử dụng email bạn có thể dễ dàng đính kèm các tài liệu quan trọng như: nội dung hợp đồng; các hướng dẫn khi nhận việc; các quy định, chính sách khi làm việc tại công ty và các giấy tờ, tài liệu ứng viên cần chuẩn bị khi nhận việc…

Bạn nên chọn những thông tin cần thiết nhất để gửi cho ứng viên, tránh trường hợp ứng viên bị ngợp khi phải nhận quá nhiều tài liệu một lúc. Các tài liệu bạn gửi cho ứng viên nên là các tài liệu giúp ứng viên hiểu rõ ràng và chính xác vai trò công việc của họ tại công ty.

Khi bạn cung cấp cho ứng viên đầy đủ các thông tin họ cần biết thì họ sẽ dễ dàng đưa ra quyết định chấp nhận hay từ chối nhận việc hơn. Họ sẽ đưa ra quyết định nhanh hơn mà không cần phải chờ đợi thư mời nhận việc của các công ty khác nữa.

3. Soạn thảo tiêu đề email chuyên nghiệp

Thông thường bạn sẽ bị thu hút bởi các tiêu đề bài viết hay bài báo ấn tượng vậy nên việc gửi thư mời offer cũng vậy. Bạn nên chú ý soạn thảo một tiêu đề email thật rõ ràng, đơn giản nhưng chuyên nghiệp để tạo thiện cảm và kích thích ứng viên quan tâm đến email của bạn. Một tiêu đề email chuyên nghiệp cần thể hiện được tên công ty của bạn và vị trí công việc mà ứng viên được tuyển. Sau đây là một số gợi ý cho bạn:

• [Tên công ty] chúc mừng bạn đã trúng tuyển vị trí [Tên công việc]

• [Tên công ty] thông báo bạn đã trúng tuyển vị trí [Tên công việc]

• Chúc mừng bạn đã trúng tuyển vị trí [Tên công việc] tại [Tên công ty]

• Thông báo bạn đã trúng tuyển vị trí [Tên công việc] tại [Tên công ty]

Bạn có thể linh hoạt điều chỉnh theo các gợi ý trên đây của TalentBold để có một tiêu đề email phù hợp với hình ảnh thương hiệu mà công ty bạn hướng đến.

4. Trước khi gửi mail cần gọi điện thông báo kết quả phỏng vấn cho ứng viên

Sau khi phỏng vấn ứng viên thường rất mong chờ kết quả, cho nên một cuộc điện thoại thông báo trúng tuyển sẽ khiến ứng viên yên tâm hơn vì biết họ đã được chọn. Điều này sẽ có tác dụng tích cực vì ứng viên có thể đồng thời phỏng vấn tại nhiều công ty, nếu bạn có thể nhanh chóng gọi điện thông báo trúng tuyển cho ứng viên thì cơ hội ứng viên chấp nhận làm việc tại công ty bạn sẽ cao hơn. Vì vậy khi đã chọn được ứng viên phù hợp, bạn nên nhanh chóng gọi điện thông báo cho họ. 

Trong cuộc điện thoại bạn có thể trao đổi với ứng viên các thông tin liên quan đến công việc, lương thưởng và quyền lợi, thời gian nhận việc. Hãy hỏi xem liệu họ có còn quan tâm đến công việc này hay không. Nếu họ thể hiện sự quan tâm và hứng thú với công việc thì bạn hãy nói với họ rằng bạn sẽ gửi thư mời offer cho họ qua email với đầy đủ thông tin chi tiết. Đồng thời đề nghị họ xác nhận khi nhận được email.

Với 4 điều cần chú ý trước khi gửi thư mời offer cho ứng viên trúng tuyển trong bài viết này, TalentBold tin chắc rằng bạn sẽ dễ dàng nhận được lời chấp thuận làm việc của các ứng viên tiềm năng.