Những thông tin cần biết về Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng Access

Bên cạnh việc điều hành kinh doanh, sản xuất thì quản lý nhân sự cũng là một trong những bài toán khó mà ban lãnh đạo quan tâm. Đối với doanh nghiệp có nhiều nhân sự, lên tới hàng trăm, hàng nghìn người thì việc sử dụng một công cụ công nghệ hỗ trợ là cần thiết, trong đó phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng Access được đánh giá rất cao.
Công cụ quản lý Access cho phép lưu trữ thông tin, hồ sơ cá nhân, tính toán, in ấn giấy tờ, kiểm tra thông tin một cách nhanh chóng, chính xác. Access cũng quản lý dữ liệu bằng bảng giống như Excel nhưng hiệu quả trong quản lý nhân sự lại rất vượt trội với giao diện chính xác, chi tiết nhất cho đơn vị.

Khái niệm cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu được hiểu là tập hợp thông tin có đặc điểm, cấu trúc miêu tả về một đối tượng quản lý đáp ứng nhu cầu của người dùng, chúng có mối quan hệ logic, liên quan đến nhau, đảm bảo toàn bộ thông tin nhất quán, chính xác, có thể truy xuất được.
Access giúp bạn truy xuất cơ sở dữ liệu thông tin muốn tìm và thông tin đã được ‘gom’ lại một cách hiệu quả, giúp người dùng dễ dàng thấy được mọi thứ lưu trữ trên đó, hỗ trợ rút ngắn thời gian so với làm thủ công.
Ví dụ, bạn tập hợp ảnh của tất cả nhân viên trong nhóm C để tạo 1 file ảnh thì khi truy xuất, bạn sẽ có 1 cơ sở dữ liệu hình ảnh các nhân viên nhóm C.


>>> Xem thêm: 4 điều cần biết về Applicant Tracking System

Nội dung phần mềm quản lý nhân sự miễn phí Access

Muốn viết được và cập nhật chính xác thông tin các cá nhân thì đầu tiên bạn phải lập cơ sở dữ liệu mới bằng cách vào Access, gọi Microsoft Access trên Windows hoặc kích chuột vào ‘chìa khóa vàng’.
Tiếp đến chọn menu file, chức năng ‘New database’ -> Nhập tên cho cơ sở dữ liệu -> Nhấn OK, bạn sẽ thấy một cửa sổ Database mới.

1. Bảng (Table)

Bảng chứa thông tin từ khóa và các thông tin liên quan tạo ra một hệ thống. Mỗi bảng liên hệ với một đối tượng cụ thể, để kết nối dữ liệu trong các bảng với nhau thì phải tạo ra mối quan hệ chung giữa chúng.
Cách tạo bảng: Từ cửa sổ Database chọn mục table -> Chọn nút New -> Chọn Design View. Xuất hiện 3 cột thì bạn nhập thông tin vào đó (Field name: Tên cần đặt; Field type: Kiểu trường; Decreption: Miêu tả).
Đặt khóa chính (Primary key): Bạn chọn các trường làm từ khóa chính -> Chọn Edit -> Primary key hoặc ấn vào ‘chìa khóa vàng’ trên thanh công cụ.


>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách sử dụng LinkedIn hiệu quả từ A đến Z

2. Truy vấn (Query)

Truy vấn trên phần mềm quản lý nhân sự Access là tổng hợp, tìm kiếm, sắp xếp dữ liệu. Query dùng bảng query để thay đổi, quan sát, phân tích dữ liệu theo nhiều cách khác nhau, bạn cũng có thể dùng chúng làm các nguồn cho báo cáo, bảng ghi, bảng truy xuất dữ liệu,... Loại phổ biến nhất là query chắt lọc, dùng để xem lại các dữ liệu từ một hay nhiều bảng, hiện ra đối tượng tìm kiếm theo thứ tự mong muốn.
Cách tạo query: Dùng các khung màn hình wizard hoặc lấy các dữ liệu liên quan từ bảng biểu trong Design. Từ khung Design, bạn chọn dữ liệu mong muốn bằng cách thêm bảng hoặc những query chứa những dữ liệu đó rồi điền chúng vào Design.

3. Biểu mẫu (Form)

Biểu mẫu dùng để chỉnh sửa, nhập, xem bản ghi, có thể điền vào Form nhiều lần khi đăng nhập website. Form hỗ trợ việc kiểm tra, quản lý đơn giản, dễ dàng hơn. Chúng bao gồm nhiều ô điều khiển như: Text box, List box, Option group,...
Cách tạo Form bằng wizard: Trong cửa sổ Database chọn Form -> Chọn New -> Chọn Form Wizard để thiết kế tự động/ Table hoặc Query để làm nguồn -> Chọn kiểu Form.

4. Biểu báo cáo (Report)

Công cụ này rất hữu ích trong việc in ấn dữ liệu, có thể in dưới dạng sơ đồ nhân sự, báo cáo; hồ sơ lương, thưởng; in từ nhiều bảng có liên quan trên cùng 1 trang.
Cách tạo Report: Từ Database chọn Report, tương tự như tạo Form, bạn thực hiện các bước còn lại.

5. Hàm lệnh Macros

Hàm lệnh gồm 1 dãy các hành động, tập hợp một hay nhiều chức năng thực hiện tác vụ riêng. Bạn có thể kết chuỗi chức năng vào một hàm lệnh để Access thực hiện mỗi khi hàm lệnh được điều hoạt, để điều hoạt được hàm lệnh này thì bạn phải dùng đến Macros.
Cách tạo Macros: Chọn Maros từ cửa sổ Database -> Chọn New -> Chọn Action và các đối của Action -> đặt tên và ghi cho Macros.


>>> Xem thêm: Top 5 phần mềm quản lý nhân sự miễn phí tốt nhất hiện nay

Để thay cho Excel, hạn chế được một số nhược điểm của chúng thì nhiều doanh nghiệp chọn phần mềm quản lý nhân sự bằng Access nhằm đảm bảo số liệu thông tin được ghi lại đầy đủ, chính xác nhất, giải quyết rủi ro thất lạc hoặc bị đánh cắp thông tin. So với Excel thì Access được cho là dễ sử dụng hơn rất nhiều nhờ giao diện tiện lợi. Một khi bạn đã biết cách sử dụng phần mềm quản lý nhân sự miễn phí này thì công việc sẽ đơn giản, nhẹ nhàng đi nhiều, tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính chính xác cao trong việc kiểm soát thời hạn lao động, tính lương, thưởng,... cho nhân viên.
Nguồn ảnh: internet