Thời Covid, thay đổi thói quen tuyển dụng là bây giờ chứ đợi đến bao giờ

Áp lực về thời gian thường khiến HR tuyển dụng dựa trên các thói quen hiện tại. Thói quen mà, đã quen tay quen mắt và khắc sâu vào trí nhớ thì không phải sợ mất nhiều thời gian để làm nữa. Nhưng ngặt nỗi, có những thói quen đã lỗi thời khiến cho việc tuyển dụng trở nên thiếu hiệu quả, ví dụ như:

• Dựa trên những yêu cầu công việc cũ để tuyển mà không dành thời gian tìm hiểu nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp.
• Sử dụng chiến lược có sẵn, không có sự đổi mới, sáng tạo.
• Chỉ tập trung vào các vị trí cần tuyển ngay, không đặt tầm nhìn vào bức tranh tổng thể của ngành, của nền kinh tế mà nuôi dưỡng bể nhân tài cho nhu cầu tương lai.
• Không dành thời gian phân tích bể nhân tài của doanh nghiệp và cách sử dụng dữ liệu hiệu quả.

Rồi đại dịch Covid đến đã tạo ra biết bao nhiêu bất ổn cho nhiều doanh nghiệp, bên cạnh cắt giảm chi phí, nhân sự, nhu cầu tuyển dụng lao động có kỹ năng, đa nhiệm lại cao hơn bao giờ hết. Vì vậy, cứ giữ thói quen tuyển dụng cũ sẽ dẫn đến lãng phí tài nguyên doanh nghiệp, giảm lợi thế cạnh tranh khi nền kinh tế bước vào giai đoạn “bình thường mới” nếu không tuyển đúng người hay tìm mãi không được người.

Thay đổi cho tương lai, nếu không là bây giờ thì đợi đến bao giờ?

Xu hướng tuyển dụng thay đổi

Trước khi bàn về các chiến lược giúp thay đổi thói quen tuyển dụng hiện tại, chúng ta hãy cùng điểm lại các xu hướng thay đổi trong quá trình tuyển dụng. Theo Báo cáo Xu hướng tuyển dụng toàn cầu của LinkedIn (2018), 4 xu hướng chính có tác động lớn đến quá trình tuyển dụng là: sự đa dạng, các công cụ phỏng vấn mới, dữ liệu và trí tuệ nhân tạo (AI).

• Sự đa dạng trong tuyển dụng tiếp tục là xu hướng quan trọng trong tuyển dụng. Hầu hết các doanh nghiệp đều nhận thức được cần đa dạng hóa nhân tài trong team của mình, nhưng để tìm thấy những màu sắc riêng mới lạ thì vẫn là thách thức lớn. Theo đó, nhà tuyển dụng cần có sự đổi mới trong cách tìm kiếm, sàng lọc, trao đổi với ứng viên để tiếp cận đa dạng đối tượng. Nói cách khác, là cần có sự sáng tạo.
• Các công cụ hỗ trợ phỏng vấn mới (ví dụ như các bài kiểm tra kỹ năng, thi sát hạch hay thậm chí là ứng dụng công nghệ thực tế ảo,...) giúp doanh nghiệp đánh giá kỹ năng và khả năng tổng thể của ứng viên một cách chính xác và hiệu quả hơn. Sự thay đổi này đòi hỏi người tuyển dụng cần hiểu rõ đối tượng mà doanh nghiệp đang tìm kiếm là ai, để có hướng kiểm tra đúng đắn.
• Dữ liệu có ảnh hưởng lớn đến chiến lược nhân sự của doanh nghiệp. Sử dụng dữ liệu trong chiến lược của bạn để hiểu và có cái nhìn rõ hơn về thực trạng và xu hướng phát triển nhân tài của doanh nghiệp, nhằm tăng độ hiệu quả trong sàng lọc, kết nối với ứng viên và tìm ra ứng viên chất lượng.
• Cuối cùng, nhiều công đoạn trong quá trình làm việc của chúng ta sẽ được thay thế bởi AI. Nhờ có AI, hồ sơ ứng viên sẽ được tự động xử lý, sàng lọc và những ứng viên không phù hợp sẽ được loại ra. Do đó, nhà tuyển dụng lúc này cần phải là những cá nhân xuất sắc về yếu tố con người và chiến lược. Đặc biệt là việc xây dựng phễu nhân tài và Thương hiệu nhà tuyển dụng cho doanh nghiệp.

Nhìn chung, 4 xu hướng này đang nâng công tác tuyển dụng lên một vị trí chiến lược. Bằng cách loại bỏ hình thức tuyển dụng truyền thống (hướng tới việc nhanh chóng tuyển dụng thành công), nhà tuyển dụng sẽ có nhiều thời gian hơn để xây dựng các mối quan hệ với ứng viên và thu hút nhân tài về với doanh nghiệp.

Để làm được điều đó, trước hết ta cần tập trung thay đổi một số thói quen tuyển dụng cũ để đảm bảo có tầm nhìn chiến lược hơn. 

Vòng lặp thói quen

Mỗi thói quen, dù mới hay cũ, đều được hình thành bởi 3 yếu tố: tín hiệu, hành động thường lệ và phần thưởng. Khi nhận được tín hiệu, tôi sẽ hành động dựa trên tín hiệu đó để giành được phần thưởng.

Trong trường hợp nhà tuyển dụng, tín hiệu đa phần là yêu cầu tuyển dụng từ cấp trên (đa phần là để nhanh chóng “lấp chỗ trống”). Đối mặt với loại tín hiệu khẩn cấp này, chúng ta có xu hướng “xài lại” các chiến lược có sẵn, thường là do chúng ta cảm thấy mình không có đủ thời gian để suy nghĩ về một cách tiếp cận vấn đề mới. Vì một khi đã quen thì não bộ gần như không cần phải hoạt động phân tích nữa, nó đã trở thành “chế độ tự động” rồi. Và lý do tại sao các thói quen rất mạnh mẽ là bởi chúng mang lại phần thưởng. Phần thưởng cho hành động nhanh nhẹn làm hài lòng sếp tại thời điểm đó, không tốn nhiều công sức mà vẫn có thể hoàn thành công việc trong thời gian ngắn.

Vòng lặp này có thể khó bị phá vỡ và dễ làm chúng ta cảm thấy không thoải mái khi thay đổi (ít nhất là lúc đầu). Tuy nhiên, nghiên cứu cho thấy chỉ cần một vài thay đổi nho nhỏ trong hành động (routine) cũng có thể dẫn đến sự khác biệt lớn. Dưới đây là một số gợi ý về những điều bạn có thể áp dụng trong quá trình tuyển dụng để đi trước xu hướng và thay đổi vòng lặp thói quen của mình

1. Cộng tác với Sếp

Khi bạn nhận được một yêu cầu tuyển dụng, hãy khoan nhảy bổ vào tìm kiếm ứng viên ngay. Trước hết cần thực hiện một số công việc cần thiết giúp bạn thu hút nhân tài và tiết kiệm thời gian. Xác định chân dung ứng viên là bước quan trọng trong quá trình tuyển dụng đảm bảo cho việc tìm kiếm của bạn hiệu quả hơn.

Hãy xem sếp của bạn như một người cộng sự cùng chiến tuyến. Thẳng thắn chia sẻ những khó khăn của mình và tìm kiếm sự chia sẻ. Họ đã từng ở vị trí của bạn, cũng từng làm những công việc tương tự nên họ sẽ hiểu bạn đang tìm kiếm điều gì.

• Intake Meeting: lên lịch cho một buổi họp ngắn với sếp khi bạn nhận được một yêu cầu tuyển dụng. Mục đích của buổi họp này nhằm xác định vị trí này đòi hỏi những gì và chân dung ứng viên tiềm năng trông ra sao. Và nếu bạn có nhận được thông tin gì từ sếp trước buổi họp, hãy nghiên cứu và chuẩn bị trước những câu hỏi bạn cần được giải đáp.
• Chia sẻ với sếp những phân tích về insight của tập ứng viên mà bạn tìm được trong quá trình tuyển dụng, để sếp bạn có cái nhìn rõ hơn về bể nhân tài và xu hướng nhân tài dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp. Những phân tích này có thể dễ dàng tìm thấy trong công cụ LinkedIn Recruiter.
• Chia sẻ profiles ứng viên với sếp và xin feedback thông qua LinkedIn Recruiter. Điều này sẽ giúp cho việc tìm kiếm của bạn đi đúng hướng hơn.

Việc áp dụng các tips này vào quá trình tuyển dụng có thể không dễ bởi nó đòi hỏi cả sự thay đổi ở sếp của bạn. Cho nên trước khi đề xuất những sự thay đổi mới với sếp, bạn cần đưa ra một số thông tin chứng minh rằng việc này giúp cải thiện hiệu suất công việc. Theo một nghiên cứu của Bersin (chuyên gia nhân sự hàng đầu thế giới), 97% các nhà tuyển dụng “già dặn” có mối quan hệ tốt với sếp. Thêm nữa, Bộ Lao động Hoa Kỳ cho biết, một quyết định tuyển dụng sai lầm có thể gây hao tổn chi phí bằng 30% lương của nhân viên đó.

2. Sáng tạo

Đây có thể là một thói quen khó mà thực hiện nếu bạn bị giới hạn về mặt thời gian. Nhưng hãy nhớ, những thói quen không phổ biến sẽ cho ra kết quả chưa từng có. Một chút sự sáng tạo sẽ giúp bạn tìm ra những nhân tố mới, cập nhật các kỹ năng quan trọng và tăng độ gắn kết ứng viên. 

Bạn có thể sáng tạo bằng cách thường xuyên đánh giá lại và chỉnh sửa các kỹ năng bắt buộc của vị trí tuyển dụng hoặc các keywords bạn dùng để tìm kiếm hoặc xem xét đến các ghost profiles (profiles chưa được update đầy đủ). Ví dụ, bạn đang tuyển dụng vị trí yêu cầu sử dụng thành thạo Java, và bạn cảm thấy tập ứng viên mình tìm được đang bị “một màu”, hãy thử tìm trong các group liên quan trên LinkedIn mà bạn có thể ngầm hiểu là các thành viên trong group rất thành thạo Java. 

Bên cạnh đó, hãy dành thời gian chỉnh sửa nội dung trong tin tuyển dụng cũng như email bạn gửi đi để đảm bảo thu hút đúng đối tượng mục tiêu. 

• Tập trung vào quyền lợi mà doanh nghiệp có thể mang lại cho ứng viên.
• Mô tả rõ những cơ hội mà ứng viên có thể đạt được nếu ứng tuyển vào vị trí này là gì.
• Đừng ngại thêm một chút yếu tố hài hước và cố gắng viết một cách chân thật, đáng tin cậy.
• Cho ứng viên thấy được đây là môi trường làm việc tuyệt vời và trình bày một cách ngắn gọn, súc tích.

Bạn có thể tham khảo mẫu tin tuyển dụng của những công ty được biết tới bởi văn hóa và trải nghiệm ứng viên tốt.

3. Sắp xếp công việc và tập trung xây dựng bể nhân tài

Cần nhớ rằng, AI sẽ không thể thay thế được một nhà tuyển dụng, nhưng sẽ là một trợ thủ đắc lực giúp bạn thực hiện vai trò của mình tốt hơn. AI giúp tự động hóa những phần công việc lặt vặt nhưng tốn nhiều thời gian, từ đó bạn có thể tập trung vào chiến lược tuyển dụng và xây dựng mối quan hệ với ứng viên, nâng cao chất lượng tuyển dụng.

LinkedIn Recruiter là một công cụ hữu ích giúp bạn sắp xếp, loại bỏ các công việc trùng lặp thông qua các dự án, các tìm kiếm đã lưu, thông báo tìm kiếm và sử dụng thông báo trạng thái ứng viên để hỗ trợ bạn nuôi dưỡng bể nhân tài.

4. Ra quyết định dựa trên dữ liệu

Dữ liệu nắm vai trò rất quan trọng trong quá trình ra quyết định ngày nay. Vì mọi ý kiến đề xuất nhà tuyển dụng đưa ra đều cần có cơ sở để thuyết phục sếp của bạn cũng như các bên liên quan. Các nhà tuyển dụng có thể chứng minh sự nhạy bén của mình đối với thị trường nhân tài bằng cách sử dụng công cụ Search Insight hay Báo cáo phân tích Inmail của LinkedIn để hiểu rõ hơn về bể nhân tài của doanh nghiệp. 

5. Luôn làm việc có kế hoạch

Nghiên cứu cho thấy, cách dễ nhất để hình thành một thói quen mới là viết ra một bản kế hoạch. Chọn ra một hoặc hai mẹo bên trên để áp dụng vào kế hoạch làm việc của bạn từ bây giờ để thay đổi thói quen. Lưu ý lên kế hoạch theo mô típ vòng lặp thói quen: Khi có tín hiệu, tôi sẽ hành động dựa trên tín hiệu đó bởi vì nó mang lại cho tôi phần thưởng. Ví dụ, khi tìm được profiles một ứng viên xuất sắc nhưng không phù hợp với vị trí mà tôi đang tuyển dụng, tôi sẽ lưu profile đó lại vào một project trong LinkedIn Recruiter và làm quen với ứng viên. Việc này sẽ giúp tôi phát triển bể nhân tài cho những vị trí sau này.

Lưu bản kế hoạch lại trên thanh dấu trang hoặc đâu đó dễ thấy và tự cam kết thực hiện trong vòng một tuần để những hành vi mới này dần trở thành thói quen mới của bạn. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng những thay đổi nhỏ sẽ làm giảm bớt quá trình của những thay đổi lớn hơn. Hãy bắt đầu từ những cái nhỏ nhất, dễ đạt được nhất để có được hiệu quả ngay. Đó sẽ là cái đà cho bạn hướng tới những thay đổi khó khăn hơn trong thói quen tuyển dụng.