Tổng hợp nhữn lợi ích Applicant Tracking Software mang lại cho doanh nghiệp tuyển dụng

Xu hướng tuyển dụng hiện đại đang nhắc đến ứng dụng Applicant Tracking Software. Đây được xem là cải tiến kỹ thuật tuyển dụng tiên tiến, giúp nhà tuyển dụng tìm kiếm nhân tài hiệu quả, chi phí thấp, thời gian nhanh. Công nghệ này đã có mặt tại Việt Nam nhưng nhiều nhà tuyển dụng vẫn đang áp dụng cách tuyển dụng cũ, làm giảm sức cạnh tranh thu hút nhân tài. Để mọi doanh nghiệp Việt đều thuận lợi tiếp cận công nghệ mới, hôm nay, TalentBold sẽ đi sâu giới thiệu về Applicant Tracking Software đến đông đảo bạn đọc.

I. Khái niệm Applicant Tracking Software

Applicant Tracking Software – tạm dịch là phần mềm quản lý tuyển dụng – cho phép nhà tuyển dụng dễ dàng quản lý, theo dõi, đánh giá quá trình tuyển dụng mọi vị trí của doanh nghiệp trong quá khứ và cả hiện tại.

Tất cả được thiết kế thông minh, kết hợp công nghệ trực tuyến hiện đại, gói gọn trong một phần mềm nhỏ gọn, mang đến sự thuận lợi, tối thiểu chi phí, tối ưu thời gian và tối đa hiệu quả tuyển dụng nhân sự.

Bên cạnh những phần mềm quản lý tuyển dụng do các công ty của Mỹ, Ấn Độ, Nhật Bản… thiết kế thì những Applicant Tracking Software do các công ty lập trình Việt Nam đang nhận được sự ủng hộ cao từ các doanh nghiệp trong nước, bởi mức chi phí trang bị phần mềm thấp, trong khi độ tương thích văn hóa tuyển dụng tại Việt Nam lại cao.

II. Lợi ích Applicant Tracking Software mang lại cho doanh nghiệp tuyển dụng

Thông qua việc trang bị Applicant Tracking Software, mỗi nhà tuyển dụng – cụ thể là bộ phận tuyển dụng của doanh nghiệp – gần như bước sang một thế giới khác khi mà mọi bước trong quy trình tuyển dụng được tối ưu hóa bằng công nghệ thông tin hiện đại, trút bỏ mọi gánh nặng, mệt mỏi luôn phải đối mặt bao lâu nay

1. Trao đổi thông tin tuyển dụng trong nội bộ

Applicant Tracking Software là phần mềm cho phép làm việc trực tuyến mọi lúc mọi nơi. Nhờ vậy, người phụ trách công tác tuyển dụng có thể quản lý công việc từ xa. Tiện ích này đang trở nên cực kỳ hữu dụng trong tình hình dịch bệnh Covid toàn cầu.

Các nhà lập trình còn trang bị chức năng phân quyền truy cập, nghĩa là, mọi cá nhân, bộ phận liên quan trong doanh nghiệp đều có thể tiếp nhận thông tin, theo dõi tiến trình tuyển dụng trong phạm vi quyền hạn cho phép.

Thay vì phải sắp xếp những buổi họp giao ban tốn nhiều thời gian, công sức như trước đây, với phần mềm này, mọi người đều có thể trao đổi, đóng góp ý kiến trực tuyến thông qua phần mềm. Vừa tiết kiệm thời gian, vừa dễ dàng thấy rõ tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ của mỗi người, hầu như không còn xuất hiện tình trạng lề mề, đùn đẩy trách nhiệm như trước nữa.

2. Đăng tin tuyển dụng nhanh, quản lý nguồn cung cấp ứng viên hiệu quả

Những nguồn cung cấp ứng viên cho vị trí đó trong quá khứ đều được lưu trữ đầy đủ, kèm theo đó là hiệu quả mà từng nguồn mang lại. Thông tin này sẽ giúp người phụ trách đăng tin biết được nên lựa chọn nguồn ứng viên nào hoặc trang web tuyển dụng trực tuyến nào là tốt nhất, tiết kiệm chi phí nhất.

Bằng hệ thống liên kết trực tuyến, cùng một lúc, người phụ trách có thể đăng tin tuyển dụng lên nhiều trang web tuyển dụng khác nhau.

• Chi phí phải trả

• Số lượng hồ sơ gửi về

• Thời gian hồ sơ gửi đến

• Lịch sử trao đổi thông tin cùng người quản lý web tuyển dụng…

Tất cả đều sẽ được hệ thống lưu trữ làm nguồn dữ liệu theo dõi và đánh giá sau này.


>>>> Xem thêm: 4 điều cần biết về Applicant Tracking System

3. Thu thập hồ sơ ứng viên trong tích tắc

Trước đây, khi nhận được hồ sơ ứng viên gửi về email, nhà tuyển dụng phải bố trí nhân lực đọc, trích thông tin, lưu trữ thông tin ra file riêng để sàng lọc… mất rất nhiều thời gian, mà khả năng sót email luôn xuất hiện.

Nhờ Applicant Tracking Software, doanh nghiệp không cần bố trí nhân sự phụ trách nữa, ngay khi hồ sơ được gửi về, hệ thống phần mềm sẽ tự động cập nhật vào kho dữ liệu ứng viên, chuẩn bị cho công tác sàng lọc tiếp theo.

Có thể làm được điều này là nhờ vào chức năng soạn thảo mẫu CV chuẩn. Qua đó:

• Nhà tuyển dụng tự thiết lập CV theo những tiêu chuẩn mong muốn

• Ứng viên tự điền vào từng mục dữ liệu (đảm bảo chính xác 100%)

• Hệ thống tự động lưu thông tin nhận được theo mục dữ liệu chuẩn, liên tục 24/7, không bỏ sót bất cứ hồ sơ nào.

4. Sàng lọc theo tiêu chí tự chọn

Công cụ sàng lọc được thiết kế sẵn, người phụ trách chỉ cần chọn những tiêu chí sàng lọc, hệ thống sẽ tự động trích lọc danh sách ứng viên phù hợp nhất.

• Thời gian chỉ tính bằng phút

• Không lo bỏ sót ứng viên tiềm năng

• Không lo cảm xúc chi phối quá trình sàng lọc

5. Liên lạc, phản hồi ứng viên nhanh chóng

Những ứng viên tiềm năng sẽ được lưu trữ vào kho dữ liệu riêng. Việc liên lạc thông qua email có thể cùng lúc gửi nội dung hẹn phỏng vấn đến tất cả các ứng viên, không lo tình trạng bị lộ email ứng viên hay gửi sót email.

Ngoài ra, khi ứng viên có những thắc mắc gửi về doanh nghiệp, ngay lập tức hệ thống sẽ thông báo, bộ phận tuyển dụng có thể nhanh chóng phản hồi ngay trên phần mềm Applicant Tracking Software. Sự chuyên nghiệp này sẽ góp phần nâng cao giá trị hình ảnh doanh nghiệp trong mắt ứng viên.

6. Đánh giá kết quả phỏng vấn trong ngày

Nội dung phỏng vấn được soạn sẵn trên phần mềm, người trực tiếp phỏng vấn sẽ đánh giá thang điểm ngay sau khi nhận được câu trả lời của ứng viên. Tính năng này giúp giảm tối đa sự sai sót so với trường hợp cho thang điểm sau khi kết thúc toàn bộ buổi phỏng vấn.

Hơn nữa, nhờ vậy mà ngay sau buổi phỏng vấn, thang điểm có sẵn, nhà tuyển dụng có thể dùng công cụ đánh giá để biết được ứng viên nào thật sự phù hợp. Thông báo kết quả phỏng vấn nhanh sẽ giúp doanh nghiệp sớm giành được nhân tài.

7. Lưu trữ dữ liệu an toàn, lâu dài

Applicant Tracking Software sử dụng công cụ lưu trữ đám mây

• Dung lượng lớn cho phép lưu dữ liệu hơn 10 năm

• Độ an toàn, bảo mật cao

• Tốc độ tìm kiếm, trích xuất cực nhanh thông qua công cụ tìm kiếm được trang bị

Nhờ vậy, doanh nghiệp luôn có sẵn nguồn dữ liệu ứng viên dự phòng tiềm năng, lịch sử tuyển dụng trong quá khứ… tạo sự nhất quán trong quản lý tuyển dụng cho dù thay đổi nhiều thế hệ bộ phận tuyển dụng khác nhau.

8. Thiết lập báo cáo nhanh và chuẩn xác

Chức năng thiết lập báo cáo trang bị :

• Tùy chọn tiêu chí báo cáo

• Mẫu báo cáo đa dạng theo chuẩn mới nhất

• Các biểu đồ, biểu mẫu, đồ thị … tùy chọn

Cùng với nguồn dữ liệu chuẩn xác đã lưu trữ sẵn, trong vòng 1 tiếng đồng hồ có thể thiết lập 10 báo cáo khác nhau, việc mà trước đây có thể mất cả tuần để hoàn thành.

Nhân tài là yếu tố quan trọng quyết định thành công của doanh nghiệp. Việc săn nhân tài trong nội bộ mỗi ngành luôn diễn ra vì vậy, tốc độ tuyển dụng phải được nâng lên. Với Applicant Tracking Software, nhà tuyển dụng không chỉ đẩy nhanh thời gian hoàn tất quy trình tuyển dụng mà còn sở hữu chất lượng ứng viên vượt trội. Một trong những phản hồi nhiều nhất mà TalentBold nhận được từ các doanh nghiệp Việt đã áp dụng phần mềm này là nỗi lo vụt mất ứng viên tài năng vào tay đối thủ cạnh tranh đã được  giải quyết triệt để. 

Nguồn ảnh: internet