Workplace from Meta là gì?

Workplace from Meta là nền tảng truyền thông và hợp tác nội bộ, với các tính năng quen thuộc, dễ dàng cho mọi thiết bị sẽ là lựa chọn tối ưu giúp gia tăng gắn kết, thúc đẩy sáng tạo và nâng cao hiệu suất làm việc dành riêng cho doanh nghiệp. Bài viết này tóm lược các lợi ích thực tiễn nhất từ Workplace, giải đáp những thắc mắc thường trực của người lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp…

Câu hỏi đầu tiên cần giải đáp: Thế tóm lại Workplace from Meta (Workplace from Facebook)  là gì? Xin phép mạnh dạn đi thẳng vào vấn đề luôn: Workplace là nền tảng truyền thông và hợp tác nội bộ, giúp gia tăng gắn kết, thúc đẩy sáng tạo và nâng cao hiệu suất làm việc, dành riêng cho doanh nghiệp.

Facebook giới thiệu Workplace lần đầu vào năm 2015 và bản beta được công bố một năm sau đó – vào tháng 10/2016. Lúc đầu, Workplace chủ yếu phục vụ nhu cầu giao tiếp, phối hợp làm việc nội bộ của các nhân viên Facebook. Kể từ khi phiên bản dành cho các doanh nghiệp được công bố đến nay, đã có hơn 30.000 công ty và trên 2 triệu người sử dụng Workplace trên toàn cầu.

Tại sao cần Workplace trong khi đã có nhiều cách khác để truyền thông nội bộ?

Như trên đã nói, Workplace không chỉ là một nền tảng truyền thông nội bộ mà còn giúp doanh nghiệp “thổi luồng gió mới” vào văn hóa nội bộ, khơi thông các nguồn ý tưởng sáng tạo từ mọi cấp độ nhân viên, xóa dần các rào cản do “silo”, đẩy nhanh tốc độ hợp tác làm việc và cải thiện hiệu quả công việc chung.

Theo phản hồi từ tập đoàn Bảo Việt, “Workplace là nền tảng duy nhất mang đến cho chúng tôi khả năng kết nối và mở ra cơ hội bán chéo cho nhân viên trên khắp 7 công ty trực thuộc.”. Còn tại INSEE Việt Nam, “Với Workplace, INSEE duy trì liên tục quy trình công việc, giao tiếp và hợp tác nội bộ hiệu quả kể cả khi một nửa nhân viên phải làm việc tại nhà trong 03 tuần giãn cách xã hội.”

Chắc hẳn nhiều lãnh đạo doanh nghiệp lo ngại chi phí chuyển đổi khi triển khai Workplace, bao gồm chi phí huấn luyện, truyền thông và vận động sử dụng… Một khía cạnh tích cực là Workplace kế thừa giao diện và đầy đủ các tính năng của Facebook, lại được tối ưu hóa cho doanh nghiệp, có cả phiên bản dùng cho máy tính và ứng dụng trên điện thoại di động. Mà phần lớn nhân viên của doanh nghiệp đều có tài khoản Facebook cá nhân và sử dụng hầu như mỗi ngày. Cho nên, việc triển khai Workplace trong toàn công ty không mất nhiều thời gian, nhân viên nhanh chóng làm quen và sử dụng được ngay. Nhờ vậy, doanh nghiệp tiết kiệm chi phí chuyển đổi đáng kể.

Vậy các tính năng của Workplace có gì vượt trội?

Workplace tích hợp đầy đủ tính năng như: Bảng tin, Nhóm, Chat, Bình luận, Phòng họp, Phát video trực tiếp, Thăm dò ý kiến, Hỏi-Đáp... giúp mọi người phối hợp làm việc tiện lợi và hiệu quả. Hãy thử tìm hiểu vài lợi ích cụ thể mà các tính năng này mang lại nhé!

Chẳng hạn, người sếp nào cũng canh cánh nỗi lo truyền thông nội bộ: cố gắng truyền mãi mà không thông được khắp mọi “tầng lớp nhân viên”. Với Workplace, CEO có thể phát video trực tiếp (livestream) đến toàn bộ nhân viên, trò chuyện và tương tác theo thời gian thực. Nhờ vậy, thông điệp quan trọng được truyền tải thẳng đến đúng đối tượng, từ nhóm nhân viên “hậu phương” (backoffice) cho đến nhóm “tiền tuyến” (frontliner) và giảm thiểu sai lệch thông tin. Đồng thời, CEO cũng có thể nhận được phản hồi ngay lập tức của nhân viên từ mọi nơi. 

Hoặc người làm Nhân sự nào cũng mong muốn gia tăng gắn kết nội bộ, kết nối không chỉ anh chị em nhân viên khối văn phòng mà cả những người thường xuyên đi thị trường, đứng cửa hàng và ít khi sử dụng email công việc. Gửi email và e-newsletter, đăng thông tin lên intranet, bố trí standee trong văn phòng thôi chưa đủ; gửi tin nhắn qua group chat thì dễ bị trôi mất.

 Nhưng với Workplace, mọi nhân viên ở mọi cấp độ dù không có tài khoản email công ty vẫn có thể tiếp cận thông tin cập nhật đầy đủ, thông qua ứng dụng Workplace trên điện thoại thông minh. Nhân sự có thể dùng chức năng Tạo chiến dịch (Campaign) để đăng thông tin phát động một cuộc thi nội bộ trên Bảng tin và lập tức mọi nhân viên đều nhận được thông báo về hoạt động thi đua này. Hơn thế nữa, nhân viên có thể bình luận, tương tác trực tiếp ngay trên Workplace và Nhân sự có thể theo sát tình hình, đo lường được mức độ hiệu quả của hoạt động thi đua. 

Và trong bối cảnh nơi nơi đều tăng cường phối hợp làm việc nhóm, Workplace có sẵn tính năng tạo Nhóm (Group). Một khi đã tham gia Nhóm, mọi thành viên của dự án đều nhận được thông báo nhanh, nắm bắt ngay các thay đổi của dự án, có thể phản hồi tức thì và cùng nhau vận hành công việc trôi chảy dù phải làm việc từ xa. Chưa hết, công ty còn có thể triển khai hoạt động huấn luyện, chia sẻ kiến thức thuận lợi bằng tính năng tạo Phòng họp mặt (Meeting room) và tạo Thư viện Kiến thức (Knowledge Library) trên Workplace.  

Vậy nếu công ty sắp thực hiện một số thay đổi và muốn thăm dò ý kiến nhân viên? Chức năng Thăm dò ý kiến (Poll), Khảo sát (Survey) có sẵn trên Workplace cho phép thực hiện việc này. Nếu muốn ghi nhận thành tích công khai cho một vài cá nhân xuất sắc, sao phải chờ đến kì họp Town Hall? Các công ty hoàn toàn có thể thiết kế bộ huy hiệu ý nghĩa và gắn huy hiệu này (Badge) cho nhân viên để vinh danh họ ngay trên Workplace.

Nếu muốn triển khai Workplace cho công ty thì bắt đầu từ đâu?

Hãy bắt đầu từ việc xác định nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và mục đích triển khai Workplace! Nếu muốn một nền tảng nội bộ giúp doanh nghiệp truyền thông trúng đích, gia tăng gắn kết và hợp tác nội bộ, thúc đẩy sáng tạo và nâng cao hiệu suất làm việc, Workplace là giải pháp đáng cân nhắc.

Doanh nghiệp bạn đã biết và bắt đầu sử dụng Workplace chưa? Hãy chia sẻ trải nghiệm của bạn bên dưới comment nhé! Hoặc tìm hiểu thêm thông tin chi tiết tại https://anpha.be/32Ks1mS.