Yêu cầu của một trợ lý giám đốc?

Mình đã từng làm Trợ lý giám đốc cho cả CEO người Việt lẫn người nước Ngoài. Nói chung thì yêu cầu của một người Trợ Lý Giám Đốc khá phức tạp, nhưng mình cho rằng cái quan trọng nhất chính là lòng trung thành và khả năng xử lý công việc (bao gồm cả kỹ năng giao tiếp (ngoại ngữ), kỹ năng quản lý, kỹ năng ứng xử, và các kiến thức chuyên môn khác).

Để trở thành một Trợ lý, bạn phải chứng minh cho sếp thấy được là bạn có thể san sẻ công việc cho sếp, tức là không đợi đến lúc sếp giao việc thì làm mà phải chủ động, đi trước đón đầu, làm trước khi sếp có thể nghĩ ra việc đó mà giao cho bạn. 

Một trợ lý điều hành có năng lực sẽ thể hiện rõ khả năng giải quyết vấn đề và khả năng raquyết định, và cho thấy rằng các trợ lý điều hành thường rất giỏi tính toán. Trách nhiệm của họ bao gồm cả làm việc độc lập để lên kế hoạch, đồng thời điều phối và tổ chức các dự án.Họ giám sát, tư vấn và phát triển đội ngũ nhân viên hành chính, và thường có một trợ lý của riêng mình.Vai trò của người trợ lý điều hành luôn  không ngừng mở rộng để nắm bắt được các cơ hội khác, do đó để thành công Trợ lý điều hành cần phải có kỹ năng tốt ở nhiều mặt. Vì thế việc thường xuyên tham dự các hội thảo chuyên ngành cũng như các khóa rèn luyện kỹ năng là việc hết sức cần thiết.

Do hiểu rõ tầm nhìn dài hạn của công ty, độ tin cậy, trách nhiệm và sự gần gũi của họ với người đứng đầu, Trợ lý điều hành được coi là người giữ vai trò chủ chốt trong tổ chức - một thực tế mà tất cả các nhân viên khác trong công ty không thể không hiểu.

Là "cánh tay phải" đồng thời là đôi mắt và đôi tai của ông chủ, Trợ lý điều hành là người bù đắp những thiếu sót về thông tin cho sếp của mình và là người nhớ những việc mà có những lúc ông chủ không thể nhớ hết. Họ thường được cho là có rất nhiều quyền lực trong tổ chức,bởi vì vai trò của họ như những người gác cổng, người tâm phúc với giám đốc điều hành cao nhất; đảm bảo rằng các ông chủ có thể kiểm soát được công việc nhưng vẫn đảm bảo được quỹ thời gian quý giá của họ. Họ độc lập và bảo mật thông tin cực kỳ nghiêm ngặt.Trợ lý điều hành được kỳ vọng có thể làm việc vào những thời gian khác với giờ làm việc thông thường giống như ông chủ của họ, vì thế chẳng có gì bất thường nếu một trợ lý điều hành phải có mặt để giải quyết một tình huống khẩn cấp lúc 1 giờ sáng.

  Một trợ lý điều hành có thể được yêu cầu để sắp xếp và giải quyết một số vấn đề trong cuộc sống cá nhân của sếp, hoặc thay sếp điều hành hoạt động của tổ chức khi họ đi vắng.

  Ngoài ra, ba yêu cầu cơ bản khác đối với Trợ lý điều hành là khả năng biết thứ tự trong giải quyết công việc, giữ bình tĩnh  và duy trì tập trung. Trợ lý điều hành phải đối phó với một tập hợp các vấn đề nên cần biết thứ tự giải quyết ưu tiên các vấn đề đó, cần có tính linh hoạt, khả năng thích ứng và thay đổi để đáp ứng hoàn cảnh. Một trợ lý điều hành cấp cao có thể có bằng cử nhân Quản trị kinh doanh, luật, thương mại, kinh tế, Marketing hay nhân sự hoặc tương tự, một số người thậm chí có bằng thạc sĩ. Đối với một số Trợ lý cá nhân có triển vọng, sự phát triển nghề nghiệp sẽ đưa họ trở thành Trợ lý điều hành một cách tự nhiên.

  Ngoài các tố chất và những kỳ vọng trên, Trợ lý điều hành cần phải có một sự hiểu biết về luật, quy trình nhân sự, PR và quản lý dự án v..v...Trợ lý điều hành cần hiểu về trách nhiệm đối với pháp luật ông chủ của họ để có thể đưa ra tư vấn kịp thời. Trợ lý điều hành được tín nhiệm để  phát triển, duy trì các hệ thống và quy trình trong công ty, và hiểu các phương thức hoạt động, chẳng hạn như cách thức mua bán hàng hóa dịch vụ của công ty. Hiểu luật doanh nghiệp và kiến thức quản trị sẽ giúp Trợ lý điều hành hỗ trợ có hiệu quả cho Giám đốc.

Nếu có gì cần chia sẻ thêm về công việc này, bạn cứ hỏi mình nhé. 

Cheers,

Thuy