2 mẫu email từ chối nhận việc chuẩn nhất

Bị ứng viên từ chối nhận việc là điều nhà tuyển dụng không mong muốn. Vì vậy, việc soạn một email từ chối nhận việc sao cho giảm thiểu tối đa sự hụt hẫng của nhà tuyển dụng vừa là một hành động nhân văn, vừa là một kỹ thuật giao tiếp thông qua văn bản hữu ích cho mọi ứng viên. Với tư cách là nhà tư vấn nhân sự chuyên nghiệp, hôm nay TalentBold sẽ chia sẻ với các bạn ứng viên gửi  email từ chối nhận việc tới nhà tuyển dụng sao cho hợp lý, chuyên nghiệp và ít gây ảnh hưởng nhất đến mối quan hệ giữa nhà tuyển dụng và ứng viên.

I. Nội dung email từ chối nhận việc

Một email từ chối nhận việc sẽ bao gồm những nội dung sau :

1. Tiêu đề email

Mục “Subject” sẽ là nơi bạn thể hiện tiêu đề cho email, bao gồm:

• Mục đích gửi email

• Vị trí ứng tuyển

• Họ tên ứng viên

Hoặc bạn có thể “Reply” theo tiêu đề email “thông báo tuyển dụng”

2. Lời chào

Lời chào sẽ gửi trực tiếp đến người gửi email “thông báo tuyển dụng”. Trường hợp, họ dùng email chung của bộ phận nhân sự gửi thông báo, bạn có thể chào chung chung đến “Bộ phận tuyển dụng của công ty ABC”

3. Thông tin ứng viên

Gửi đến nhà tuyển dụng thông tin cá nhân của bạn để thuận lợi cho họ trích lọc dữ liệu ứng viên.

4. Lời cảm ơn

Mở đầu bằng một lời cảm ơn sẽ giúp làm giảm cảm xúc hụt hẫng của người nhận. Nội dung cảm ơn bao hàm việc nhà tuyển dụng đã dành thời gian đánh giá và dành cơ hội việc làm cho bạn.

5. Lý do từ chối nhận việc

Dù bạn đang không hài lòng về điều gì ở doanh nghiệp tuyển dụng cũng đừng tỏ thái độ gay gắt qua ngôn từ. Hành động này chẳng thể làm doanh nghiệp thay đổi theo hướng bạn mong muốn, ngược lại còn gây sự phản cảm, nếu tương lai bạn có ứng tuyển lại ở doanh nghiệp này thì đây sẽ là ấn tượng không tốt, gây khó khăn cho bạn.

6. Lời chúc

Kết email bằng một lời chúc đến người thông báo và doanh nghiệp tuyển dụng sẽ giúp giữ hòa khí hiệu quả.

II. Kỹ thuật xây dựng email từ chối nhận việc

Để gửi và soạn thảo một email từ chối nhận việc chất lượng, ứng viên cần lưu ý những yếu tố sau:

1. Ngôn ngữ sử dụng

Thông thường sẽ dựa theo ngôn ngữ mà người gửi email “thông báo tuyển dụng” sử dụng. Phổ biến vẫn là tiếng Anh và tiếng Việt.

Trường hợp, người gửi email cho bạn sử dụng tiếng Việt nhưng trong quá trình phỏng vấn có người nước ngoài phỏng vấn thì bạn nên sử dụng cả 2 ngôn ngữ trong email của mình.

2. Thời gian gửi email

Bạn từ chối nhận việc ít nhiều sẽ gây trở ngại cho quy trình tuyển dụng nhân sự tại doanh nghiệp, nhất là khi họ đang cần người gấp. Vì vậy, trong khoảng 1 – 2 ngày sau khi nhận được email “thông báo tuyển dụng”, bạn nên gửi email từ chối nhận việc đến nhà tuyển dụng.

Một số doanh nghiệp sẽ quy định thời gian hồi âm email tuyển dụng, hoặc không đòi hỏi ứng viên phải hồi âm từ chối công việc (chỉ cần quá thời gian quy định, nhà tuyển dụng sẽ tự hiểu) nhưng với tư cách là ứng viên, một email hồi âm chính là phép lịch sự mà bạn nên thực hiện.

3. Lý do từ chối nhận việc

Nguyên nhân khiến bạn từ chối nhận việc có thể là : lương thấp, việc nhiều, công tác xa thường xuyên… nhưng không nhất thiết và không nên thể hiện quá trung thực trong email từ chối nhận việc.

Một lý do trung hòa đủ để nhà tuyển dụng chấp nhận là phù hợp nhất, ví dụ bạn đã nhận lời mời tuyển dụng từ doanh nghiệp khác chẳng hạn.

III. Mẫu email từ chối nhận việc chuẩn nhất

TalentBold sẽ gửi cả 2 mẫu email từ chối nhận việc chuẩn bằng tiếng Anh và tiếng Việt, ứng viên hoàn toàn an tâm lựa chọn áp dụng trong bất kỳ tình huống nào trong thực tế.

1. Mẫu tiếng Việt

Tiêu đề email : “Thư từ chối nhận việc - Tên ứng viên – Tên vị trí công việc”

Kính gửi: Anh/ Chị …. (hoặc Bộ phận tuyển dụng công ty …)

Tôi tên là:

Ngày sinh :

Vị trí ứng tuyển :

Ngày phỏng vấn :

Trước hết, tôi xin chân thành cảm ơn đến Anh/ Chị và Qúy công ty đã dành thời gian phỏng vấn, trao đổi với tôi về công việc và đồng ý tuyển dụng tôi vào vị trí…. 

Tuy nhiên, tôi rất tiếc khi phải thông báo rằng tôi không thể tiếp nhận vị trí này vào ngày… tháng… năm… như thông báo tuyển dụng đề cập. Thật sự, tôi rất mong muốn trở thành thành viên của công ty nhưng trước đây 1 tuần, tôi đã nhận được thông báo mời làm việc từ một đơn vị khác và đã đồng ý tiếp nhận công việc của họ trong thời gian sắp tới.

Một lần nữa, tôi muốn bày tỏ lòng cảm kích của mình đến Quý công ty vì đã dành cơ hội cho tôi. Đồng thời, tôi cũng thành thật xin lỗi nếu email này gây bất tiện cho quá trình tuyển dụng của công ty.

Hy vọng trong tương lai, chúng ta sẽ có cơ hội hợp tác lâu dài trong một cơ hội việc làm mới.

Kính chúc Anh/ Chị và Qúy công ty nhiều sức khỏe và thành công.

Trân trọng.

(Ký tên)

(Tên ứng viên)

Số điện thoại :

Email :

2. Mẫu tiếng Anh

Subject : Job Refusal Letter – position: Marketing Manager – Nguyen Van A

Mr. / Ms. Tran Van,

HR Manager

ABC Co., Ltd.

Dear Mr./Ms. Tran,

My name is Nguyen Van A – a candidate who participated in the interview date January 15th, 20…

Thank you very much for offering me the position of Marketing Manager with ABC Company. It was a difficult decision to make, but I have accepted a position with another company.

I sincerely appreciate you taking the time to interview me and to share information on the opportunity and your company.

Again, thank you for your consideration.

Sincerely,

(Signature)

(Your Name)

Handphone:

Email :

Có lẽ bạn sẽ không ứng tuyển tại doanh nghiệp này nữa, nhưng không ai đoán trước được tương lai, vì vậy, chăm chút cho một email từ chối nhận việc là cách bạn giữ cơ hội cho mình, cũng là dịp luyện tập kỹ năng giao tiếp. Với những kinh nghiệm trong cách gửi email từ chối nhận việc tới nhà tuyển dụng mà TalentBold chia sẻ, đảm bảo cả ứng viên và nhà tuyển dụng đều cảm thấy ổn thỏa khi gửi và tiếp nhận email.

Nguồn ảnh: internet