Cách doanh nghiệp có thể sử dụng Facebook Workplace để ứng phó với Covid-19
Gần đây, với sự bùng nổ và diễn biến phức tạp của dịch bệnh Covid-19 đã ảnh hưởng đến các doanh nghiệp trên toàn thế giới và cả Việt Nam. Trong những lúc bấp bênh như thế này, thay vì hoang mang doanh nghiệp lại càng cần phải duy trì các kênh liên lạc cởi mở với nhân viên. Facebook Workplace sẽ là công cụ giao tiếp tuyệt vời để bạn luôn kết nối với nhân viên trong giai đoạn khó khăn này.
Dưới đây là những ví dụ hữu ích về cách các công ty đã sử dụng Facebook Workplace để kết nối nhân viên hiểu quả:
1. Sử dụng tính năng Khảo sát để thu thập thông tin về lộ trình di chuyển hoặc thân nhiệt hàng ngày của nhân viên từ đó có thể đánh dấu là nhân viên đã an toàn hay chưa.
Các bước cụ thể:
1. Tạo Nhóm nhân viên bao gồm đối tượng mong muốn.
- Bạn có thể tạo Nhóm nhân viên tự động dựa trên các trường thông tin trên trang cá nhân, chẳng hạn như "tất cả những ai có Vị trí = Ho Chi Minh". Hoặc có thể tạo thủ công Nhóm nhân viên bằng cách tải lên file csv chứa địa chỉ email.
2. Tạo Khảo sát (có tối đa 5 câu hỏi): Tính năng Khảo sát có tính chất ẩn danh vì vậy, bạn nhớ sử dụng câu hỏi đầu tiên để xác định xem người dùng là ai, ví dụ như "Tên bạn là gì?"
3. Thông báo và chỉ định Khảo sát cho đối tượng mục tiêu để hoàn thành khỏa sát.
4. Dựa vào nhu cầu của doanh nghiệp để quyết định xem sẽ khảo sát một lần hay thường xuyên. Bạn sẽ có thể trích xuất kết quả sau khi Khảo sát đã thu thập được hơn 4 câu trả lời.
2. Sử dụng Facebook Workplace để điều hành cuộc họp của đội ngũ khi nhân viên làm việc từ xa
Mở cuộc thăm dò ý kiến để xác định chủ đề và thời gian phù hợp với mọi người, từ đó xây dựng nội dung chính của cuộc họp. Sau khi đã chốt được địa điểm thời gian, hãy tạo 1 sự kiện trên Workplace để thông báo đến tất cả mọi người.
Cho phép nhân viên làm việc từ xa (tức là tại nhà) và sử dụng tính năng chat video để tổ chức các cuộc họp với tối đa 50 người hoặc tận dụng các tính năng gọi video phong phú của Portal.
3. Sử dụng tính năng Live để quay và phát cuộc họp trực tiếp cho tất cả mọi người trong Nhóm.
4. Thường xuyên thảo luận trực tiếp với người quản lý khi làm việc từ xa thông qua các nhóm
Tạo một Nhóm chỉ có bạn và người quản lý. Đặt nhóm này thành Nhóm bí mật. Là nhân viên, bạn có thể tạo bài viết hàng tuần để báo cáo những việc mình đang làm, cũng như tiến độ thực hiện các mục tiêu. Điều này sẽ tạo ra văn hóa cởi mở và minh bạch. Bạn cũng có thể chia sẻ file trên Workplace và dễ dàng tìm lại trong Nhóm. Là Nhà quản lý, bạn có thể góp ý tức thì và dùng biểu tượng cảm xúc, nhãn dán cùng ảnh động để khuyến khích và xây dựng văn hóa cởi mở. Bình luận cũng là cách hiệu quả để nắm bắt mọi cuộc thảo luận đang diễn ra ở cùng một nơi.
5. Ghim bài viết quan trọng lên đầu Nhóm, để đảm bảo tất cả mọi người cùng nắm bắt thông tin & thời hạn về dự án.
6. Dùng Trò chuyện trên Workplace để giao tiếp nhanh trong thời gian diễn ra dịch bệnh
Tính năng này dành cho các nhóm Dự án có đến 250 thành viên. Bạn cũng nên sử dụng một trong các tiện ích tích hợp trên Workplace để tạo các chat bot hữu ích nhằm đáp ứng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp trong thời gian diễn ra dịch bệnh do virus corona.
Ví dụ: hãng hàng không Scoot Airlines của Singapore đã sử dụng Work Chat kết hợp với Prepp.io để gửi khảo sát hàng ngày thông qua bot. Từ đó, họ có thể sàng lọc ra những nhân viên có nguy cơ lây nhiễm cao do di chuyển đến các quốc gia cụ thể. Họ gửi tin nhắn để kiểm tra tình trạng sức khỏe của nhân viên và hàng ngày đều đạt tỷ lệ phản hồi gần 100%.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng tính năng đăng VideoVideo, chia sẻ tài liệu trên Workplace để linh hoạt giao tiếp và làm việc trong tổ chức.
Mặc dù chặng đường phía trước có thể còn nhiều gian nan, nhưng chắc chắn chúng ta có thể vượt qua khó khăn bằng cách luôn cảnh giác, hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau. Hãy luôn giữ an toàn, thực hiện các biện pháp phòng ngừa hợp lý và quan trọng nhất là phải tự bảo vệ mình.