Chuẩn bị sẵn sàng cho ngày không thể đến công ty
Một ngày nào đó, rất có thể chúng ta sẽ không thể tiếp tục đến công ty để làm việc. Có thể là đám tiệc, hiếu hỷ làm chúng ta phải nghỉ vài ngày; có thể là bệnh hoặc tai nạn không mong muốn làm chúng ta không đến công ty trong vài tuần; nhưng cũng có thể cơ hội bất ngờ chợt đến và chúng ta quyết định nắm bắt cơ hội. Vậy các bạn đã có những sự chuẩn bị gì cho các trường hợp trên chưa?
Lưu trữ đám mây
Trước đây, đa số hồ sơ chỉ được lưu ở máy tính cục bộ, mặc dù bạn dễ dàng tìm được file khi cần sử dụng. Nhưng có thể nó sẽ trở thành thử thách khi bạn hướng dẫn người khác mở máy tính của bạn và tìm. Và thử thách càng lớn khi đồng nghiệp cần file gấp nhưng không thể liên lạc được với bạn.
Còn ngày nay, các dịch vụ lưu trữ trực tuyến đã quá phổ biến và dễ sử dụng (điều tuyệt vời nhất là nó lại free). Vậy bạn đã sử dụng dịch vụ nào đó để lưu trữ hồ sơ, văn bản trên mây chưa. Nếu chưa thì bạn nên thử ngay, có nhiều dịch vụ để bạn có thể thử nghiệm Google Drive, OneDrive, Dropbox, Box, Adrive… Trường hợp bạn mới chỉ lưu 1 phần tài liệu online, vậy tại sao bạn không chuyển nhà tất cả tài liệu lên mây trong hôm nay nhỉ!!!
Trường hợp bạn có việc riêng phải nghỉ vài ngày (hoặc vài tuần) thì lưu trữ trực tuyến sẽ rất hữu ích với bạn. Tất cả file lưu trữ online đều sẵn sàng để chia sẽ. Nó sẽ giúp bạn không phải "ngắt kết nối" với công việc khi rời công ty, những việc gấp thì về nhà mở máy tính lên là đã có thể tiếp tục công việc còn dang dở. Đặc biệt, lưu trữ trực tuyến còn rất hữu ích khi sếp cần xem gấp 1 báo cáo nào đó. Đáp ứng nhu cầu của sếp 1 cách nhanh nhất chắc chắn sẽ làm sếp hài lòng (và có thể kèm với việc tăng lương).
Nâng cao 1 chút, bạn có thể cấu trúc để sử dụng kết hợp nhiều dịch vụ cùng lúc. Với mình thì Dropbox cho các việc đang làm, Google Drive cho các tài liệu đã hoàn thành và lưu trữ dài hạn.
Viết tài liệu
Bạn nên viết ra các hướng dẫn công việc để chuẩn bị cho những kỳ nghỉ dài (thai sản, công tác nước ngoài, cách ly do bệnh dịch chẳng hạn…) hoặc nghỉ luôn (nhảy việc, luân chuyển, sa thải…). Dù thế nào đi nữa thì 1 người nhận thức được tầm quan trọng và biết cách viết tài liệu luôn được đánh giá cao. Tài liệu chính là kinh nghiệm làm việc của bạn, và theo hệ quy chiếu thì nó là tri thức là tài sản quý báu của công ty.
"Tài liệu" là một danh từ chung, công ty nào cũng có rất nhiều tài liệu thuộc nhiều thể loại khác nhau (trong đó quy định, quy chế cũng là 1 dạng tài liệu). Nội dung bạn cần viết tôi đề cập ở đây là Quá trình, Quy trình, và Hướng dẫn công việc. Đa số công ty đã có Quá trình và Quy trình (là các SOP). Bạn hãy rà soát lại các công việc của mình đang thực hiện xem đã có đủ Quy trình chưa, nếu chưa hay bắt tay vào soạn văn bản miêu tả trình tự các bước ngay hôm nay nhé. Còn Hướng dẫn công việc là hướng dẫn cụ thể để thực hiện một bước nào đó trong Quy trình làm việc. Đa số các công ty chưa có tài liệu nào tên là Hướng dẫn công việc/ hoặc nếu có thì cũng không đủ chi tiết và cập nhật. Nếu bạn là nhân viên có kinh nghiệm (3-5 năm) hoặc lead của 1 nhóm thì bạn nên viết ngay các tài liệu này, trong đó nêu rõ kinh nghiệm của bạn khi thực hiện công việc. Trường hợp bạn là nhân viên mới thì hãy đọc kỹ các tài liệu hiện có của công ty, sau đó mạnh dạn góp ý các điểm không phù hợp thì cũng xem như là 1 nhân viên giỏi rồi.
Tìm bạn đồng hành
Nếu công ty phân chia thành các nhóm rõ ràng và các thành viên trong nhóm tận tình giúp đỡ lẫn nhau là 1 điều tuyệt vời. Nếu làm việc trong công ty như vậy, rất rõ ràng nếu bạn có việc đột xuất phải nghỉ việc thì cũng không cần phải lo lắng. Nhưng cuộc đời không như là mơ, xác suất bạn làm trong nhóm chưa phân chia rõ ràng, hoặc các thành viên trong nhóm kém hợp tác, hoặc trình của các thành viên trong nhóm chênh lệch quá xa là rất cao. Nếu rơi vào nhóm không hoàn hảo thì tự bạn cứu bạn là điều nên nghĩ đến.
Bạn nên chủ động chia sẻ các công việc bạn đang làm, ít nhất các thành viên khác phải hiểu bạn đang làm gì để họ còn có thể giúp đỡ khi cần. Cố gắng "lôi kéo", "dụ dỗ", "nài nỉ" để có ít nhất 1 người khác tham gia vào dự án của bạn. Làm việc gì cũng vậy, làm 1 mình thì rất buồn (nhưng càng nhiều người thì càng mỏi miệng). Nếu hôm nay bạn đã có bạn đồng hành thì cho dù mai bạn nghỉ làm thì dự án cũng sẽ về đến đích.
Biên bản bàn giao
Thật tuyệt vời nếu bạn nghỉ việc bất ngờ mà lại có biên bản bàn giao thật chi tiết. Điều này sẽ vô cùng thuận lợi cho người tiếp quản hiểu rõ tiến độ của những việc bạn đang làm và có thể tiếp tục một cách nhanh nhất, nhưng quan trọng hơn là không bỏ sót việc nào. Kết hợp với Hướng dẫn công việc ở trên thì chắc chắn người mới sẽ nhanh chóng lĩnh hội được kinh nghiệm của bạn và vận hành công việc trơn tru. Đây chính là sức mạnh của tri thức.
"Biên bản bàn giao" ở đây không mang nghĩa là biên bản kiểu cổ điển (kiểu ngày tháng năm, bên A, bên B) mà chính là file track tiến độ làm việc của bạn. Bạn có thể sử dụng bất kỳ phần mềm nào để track, Google Sheet cũng được, Trello, Asana, Todoist cũng được. Hiện tại, mình đang dùng Trello để track các công việc mình đang làm. Trello là phần mềm quản lý dự án nên rất thích hợp cho việc tracking, bạn có thể tạo 3 list cơ bản (To Do, Doing, Done) hoặc nhiều hơn nếu thích (Idea, Approved, Following, Store…).
Hãy thử tưởng tượng, nếu bạn được điều chuyển đến 1 vị trí mới mà người tiền nhiệm bàn giao công việc vô cùng chi tiết thì bạn sẽ cảm thấy hạnh phúc như thế nào.
Khi bắt tay vào bất cứ việc gì, hãy nghĩ đến rủi ro có thể xảy ra khiến cho bạn có thể không đạt được mục tiêu mong muốn và thực hiện các hành động quản lý rủi ro, để khi rủi ro thực sự xảy ra bạn sẽ bình thản đón nhận. Nếu làm được vậy tức là bạn đã có tư duy quản lý dựa trên rủi ro và sớm muộn gì cũng sẽ thành công trên con đường sự nghiệp.