Chuyện Cũ nhưng Cần: 5 cách giúp người đi làm quản lý thời gian hiệu quả

Mỗi ngày có 8 tiếng làm việc, ấy vậy mà loay hoay một tí là hết ngày hết giờ nhưng công việc thì vẫn cứ dặm chân. Đó là cảm giác của tôi ngày trước khi mới bắt đầu đi làm. Dù đã tự vấn bản thân phải sắp xếp thời gian, công việc hợp lý nhưng mãi vẫn không được cho đến khi tội ngộ ra 5 bí quyết này đây.

1.  Quy tắc “làm đầy chiếc lọ”

Ai cũng có 1 quỹ thời gian như nhau, tôi ví nó như những chiếc lọ thủy tinh có cùng kích thước và mỗi người sẽ có 1 chiếc lọ. Quản lý thời gian cũng giống như việc bạn làm đầy chúng bằng cách bỏ đá, sỏi vào lọ. Nếu ngay từ đầu bạn cho vào chiếc lọ đầy cát thì sẽ không có cách nào để xếp những viên đá hoặc sỏi vào đó nữa nhưng khi bạn xếp lần lượt đá-sỏi-cát, bạn còn chứa được cả nước cùng trong một chiếc lọ.

Vấn đề quan trọng không phải chiếc lọ chứa được bao nhiêu thứ mà quan trọng là bạn phải biết phân biệt được công việc nào là khó và đâu là những viên sỏi hay cát trong cuộc đời, biết cách quản lý thời gian hiệu quả để cân bằng cuộc sống.

Bạn nên viết sơ đồ phân tích công việc hàng ngày để biết việc gì cần làm trước, việc gì làm sau, việc gì là quan trọng (important) và việc gì gấp, cần làm ngay (urgent). Tâm lý chung của chúng ta là việc gì dễ và thích thì làm trước, việc khó và không thích thì để lại làm sau.. Thật tệ hại là việc khó càng để lâu, càng khó thực hiện và đôi khi việc gấp lại không hề quan trọng.

2. Tự đặt ra deadline và tuân thủ nó bằng mọi giá

Phải thách thức bản thân mình hoàn thành đúng deadline rồi sau đó tự thưởng cho mình khi vượt qua được những nhiệm vụ khó khăn. Tất cả càng cụ thể thì bạn càng kiểm soát tốt quỹ thời gian của mình.

3. Hãy tập cách san sẻ bớt công việc

Thay vì ôm đồm một mớ bồng bông công việc rồi phải tự bơi trong đó. Tôi chọn cách nhờ bạn bè, đồng nghiệp hay cấp dưới làm phụ. Không phải là trốn tránh trách nhiệm, mà đây là cách bạn thể hiện khả năng quản lý công việc của mình. Tuy vạy, cần xem xét công việc đó có phù hợp với người được phân công không nhé và hãy đảm bảo bạn vẫn có thể follow up chúng hiệu quả.

4. Ngủ đủ giấc

Nghe có vẻ buồn cười nhưng nếu muốn tiết kiệm thời gian thì hãy tiết kiệm vào những việc khác chứ không nên cắt giấc ngủ làm gì cả. Chỉ khi ngủ đủ mới cho mình tinh thần minh mẫn và sức khỏe thể chất tốt để làm được cực kì nhiều việc. Nhiều người cứ than vãn “ôi hôm qua chỉ ngủ được có 4 tiếng…” ý người ta muốn khoe ngầm rằng họ đã thức khuya làm việc hiệu quả, nhưng điều đó là sai vì cơ thể cần được nghỉ ngơi để bộ não làm việc hiệu quả, không có lý do gì bạn dám tiết kiệm vài tiếng đồng hồ để ngủ nhưng cả ngày dài bộ não chậm chạp lờ đờ chả làm việc gì cho ra hồn.

5. Cắt bỏ khoảng thời gian chết

Đó là thời gian ngồi xem tivi, lướt MXH, chơi game,… tôi đã tự cắt bỏ thời gian chết của mình bằng cách xóa hết tất cả game trong điện thoại, unfollow hết những người không thân thiết trên FB vì đó là những điều hằng ngày ta làm trong vô thức mà nó đã ngốn rất nhiều thời gian. Sau khi xóa những thứ này tôi nhận ra mình có thêm rất nhiều thời gian rãnh để làm việc.

Đây chỉ là 5 típ tôi tự rút ra từ bản thân, nhưng cái quan trọng nhất trong những việc trên là phải tự đưa bản thân vào kỷ luật. không có cánh cửa đi tắt nào có thể giúp bạn cứ nhẹ nhàng mà trở nên hiệu quả được. Mong nhận được thêm nhiều đóng góp từ các anh chị nhà Anphabe mình.