Những khó khăn khi áp dụng các tiêu chuẩn quản lý sản xuất của Nhật vào doanh nghiệp tư nhân Việt Nam?

Để thay đổi thành công thì cần 1 phương pháp cụ thể. Tình cờ tôi có biết 1 nguyên tắc quản lý sản xuất khá hay, xin chia sẻ của các bạn. Đây được gọi là nguyên tắc 5S.

5S là phương pháp quản lý (sản xuất) theo phương pháp Nhật Bản, làm cơ sở cho các hệ thống và triểt lý quản lý sản xuất như TPS, TQM và LEAN Manufacturing. Hiện nay 5S hiện diện tại tất cả các tổ chức theo đuổi và đạt được mô hình tổ chức đẳng cấp thế giới (world class manufacturing) với mục đích chính là loại bỏ các lãng phí trong sản xuất, giảm thiểu các hoạt động không gia tăng giá trị, cung cấp một môi trường làm việc với tinh thần cải tiến liên tục, cải thiện tình trạng an toàn và chất lượng.

Theo từ gốc tiếng Nhật, 5 chữ S trong mô hình 5S là viết tắt của Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), Shitsuke (Sẵn sàng).

Như mình đã đề cập ở bình luận trước về 5S, hệ thống quản lý này gồm 5 bước chính. Mình sẽ nói thêm về pp quản lý 5S của Nhật. 

Bước 1 (Seiri – Sàng lọc) – Tổng vệ sinh, sàng lọc và phân loại

Trong bước này, điều quan trọng nhất là mọi người trong tổ chức cần đảm bảo xác định và phân loại được các dụng cụ, đồ dùng theo tần suất sử dụng:

• Những thứ chắc được cần đến thường xuyên trong quá trình sản xuất.
• Những thứ thình thoảng cần đến trong quá trình sản xuất.
• Những thứ được cho là không còn được cần đến trong tương lai.
• Những thứ mà tổ chức không cần đến nữa.

Trong quá trình này, cần đảm bảo tổ chức BIẾT một cách chắc chắn về những câu trả lời này chứ không chỉ dừng lại ở những suy nghĩ và suy luận, và mọi người luôn nhớ rằng các vận dụng thừa ra không dùng đến cũng gây ra lãng phí về mặt tiền bạc để cất giữ. Vì vậy, nguyên tắc đơn giản là “Đừng giữ những gì mà tổ chức không cần đến”!

Khi thực hiện sàng lọc, cần đảm bảo việc loại bỏ những lãng phí ngay tại nguồn thông qua 7 bước sau đây:

• Xác định mức độ bụi bẩn / rò rỉ.
• Thực hiện việc tổng vệ sinh.
• Tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của các hiện tượng phát hiện trên hiện trường.
• Xác định những khu vực “xấu” nhất trong nhà máy / phạm vi xem xét.
• Liệt kê một cách chi tiết các nguyên nhân cho khu vực này.
• Quyết định phương châm hành động hiệu quả.
• Lên kế hoạch tiến độ và ngân sách (nếu cần thiết) cho việc triển khai.

Bước 2 (Seiton – Sắp xếp) – Sắp xếp bố trí lại các khu vực

Trong giai đoạn này mọi thứ cần được xếp đặt vào đúng chỗ của mình, và để như vậy, cần tổ chức khu vực lưu giữ cho các thiết bị/dụng cụ thông qua việc trả lời các câu hỏi như: “Cái gì?” “Ở đâu?”, “Bao nhiêu?”, … .

Nguyên tắc bố trí các vị trí lưu giữ là dựa trên tần xuất sử dụng: những thứ thường xuyên sử dụng được sắp xếp gần với vị trí làm việc, những thứ ít sử dụng được sắp xếp xa vị trí làm việc. Trong phạm vi khu vực sản xuất, tổ chức cần xác định rõ ràng các khu vực đi lại, khu vực làm việc, khu vực nghỉ ngơi, … . Các màu sắc khách nhau có thể được sử dụng để phân biệt mỗi khu vực (ví dụ: màu đỏ cho các vị trí để trang thiết bị phòng cháy chữa cháy, và các khu vực nguy cơ cao về an toàn, màu vàng cho giới hạn khu vực đi lại). Cần lưu ý để các vật dụng thiết yếu  như bình chữa cháy và các trang thiết bị an toàn luôn dễ nhìn và dễ tiếp cận.

Các vị trí lưu giữ cần được đảm bảo thích hợp với mục đích sử dụng, được duy trì tốt, các dụng cụ dễ được tìm thấy, có hình thức nhận biết rõ ràng với dụng cụ và các vị trí. Điều quan trọng là có vị trí cho từng thứ và mọi thứ phải ở đúng vị trí.

Bước 3 (Seiso – Sạch sẽ) – Thường xuyên vệ sinh và kiểm tra

Tổ chức cần lên kế hoạch cho việc kiểm vệ sinh thường xuyên để tạo ra và duy trì một môi trường làm việc gọn gàng và sạch sẽ. Trách nhiệm cần được thiết lập và gắn cho từng khu vực cụ thể và đảm bảo quy định rõ ràng về vai trò và trách nhiệm trong việc về sinh và kiểm tra. Trong bước này, tổ chức cần thiết lập được các chu trình thường xuyên cho duy trì môi trường làm việc sạch sẽ (ví dụ: 5 phút 5S mỗi đầu cuối ngày, 30 phút 5S mỗi chiều Thứ Sáu). Một điều cần quan tâm là đảm bảo việc vệ sinh phải trở thành một hoàn động thường xuyên, liên tục, được giám sát, mọi nhân viên coi đó là niềm tự hào và giá trị đóng góp cho tổ chức.

Sự sạch sẽ là một điều kiện cơ bản cho chất lượng, vì vậy, một khi khu vực làm việc đã sạch sẽ, nó cần được duy trì.

Tổ chức cần xác định tiêu chuẩn cho những điều được coi là bất thường và làm cho chúng trở nên trực quan, dễ nhận, viết đối với nhân viên. Điều này bao gồm:

Việc thiết kế các nhãn mác rõ ràng và tiêu chuẩn cho các vị trí, dụng cụ, thiết bị và đặt chúng ở những vị trí quy định.

Hình thành các chỉ số (và cách nhận biết) khi các giới hạn bị  vượt (ví dụ đồng hồ áp lực, đồng hồ nhiệt độ, mức nguyên liệu trong thùng nạp,…)

Vẽ sơ đồ đánh dấu vị trí khi các đồ vật/dụng cụ được mang đi hoặc trả lại vị trí.

Ngoài ra, duy trì tiêu chuẩn cũng cần đến việc thiết lập, thống nhất và duy trì:

Tiêu chuẩn về sự sạch sẽ.

Các quy trình để duy trì tình trạng tiêu chuẩn.

Đánh dấu và ghi nhãn thống nhất cho toàn bộ các đồ vật/dụng cụ.

Thiết lập phương pháp thống nhất cho chỉ thị về giới hạn, xác định các vị trí,….

Khó khăn lớn trong thực hiện 5S là việc tuân thủ các quy định. Vì vậy, tổ chức cần hình thành và củng cố các thói quen thông qua hoạt động đào tạo và các quy định về khen thưởng, kỷ luật. Trong bước này, việc đào tạo các quy trình mới nên được thực hiện thông qua các hình ảnh trực quan hơn là lới nói, và luôn đảm bảo mọi người (liên quan) đều tham gia vào việc phát triển các tài liệu tiêu chuẩn như bảng kiểm tra, tiêu chuẩn thao tác. Ngoài ra, tổ chức cần đảm bảo các thực hành đúng được đào tạo và trình diễn, trong khi các thực hành không đúng phải được nhận biết và xử lý. Hãy đảm bảo mọi người đều hiểu và thống nhất thực hiện bởi nếu không có đào tạo và kỷ luật, các bước khác của 5S sẽ không thể thành công./.

Nhật áp dụng các kiểu quản lý tiên tiến rất tốt là vì họ:

– Có một hệ thống cơ sở hạ tầng của xã hội tốt,
hoàn hảo.

– Toàn dây chuyền sản xuất phải có một hệ thống nhân
viên và kỹ thuật viên có trình độ và kiến thức cao,ý thức kỷ luật lao động cao,
bởi vì chỉ cần một nhân viên của bộ phận vệ tinh vô kỷ luật, kiểm tra một con ốc
không kỹ thì cả dây chuyền phải ngưng làm việc.

– Chính phủ, Nhà nước phải có một hệ thống văn bản
pháp luật hỗ trợ sản xuất rành mạch, minh bạch và nghiêm minh, một hệ thống
nhân viên chính phủ giữ đúng kỷ cương tôn trọng pháp luật vì ví dụ chỉ cần một
nhân viên hải quan nhũng nhiểu làm khó dễ trong lúc chuyển vận hàng hoá phụ kiện
là sẽ kéo theo việc ngưng hoạt động toàn bộ dây chuyền liên quan đến toàn bộ
quy trình hoạt động ngay lúc đó

– Chế độ bảo mật kỹ thuật đối với các bộ phận vệ
tinh nghiêm ngặt, nếu không rất dễ bị lộ kỹ thuật ra ngoài

Trong khi tôi thấy VN mình chả thỏa mãn được mấy điều trên kia thì làm sao mà làm được. Nếu muốn thay đổi thì hãy thay đổi từ khâu tuyển chọn nhân sự và tìm hiểu kỹ các pp quản lý của Nhật như tại Toyota chẳng hạn.

Hi cả team

Thú thật là có nhiều cách áp dung 5S. Tuy nhiên để hiểu rõ bản chất của 5S thì phải là những người có nhiều kinh nghiệm quản lý sản xuất kết hợp với sự yêu thích, sáng tạo và đổi mới. Mình có cơ hội được tiếp xúc và thực hiện các hoạt động cải tiến sản xuất thông qua hoạt động cơ bản là 5S tại công ty Nhật Bản. Do đó mình có nhiều cơ hội áp dung thành công hoạt động này trong hoạt động sản xuất. Một điều quan trọng là người thực hiện 5S phải am hiểu hệ thống sản xuất và biết cách kết hợp nhuần nhuyễn các hệ thống hỗ trợ khác để đạt được thành công.

Nếu có cơ hội xin chia xẻ kinh nghiệm của mình.

Chào cả team.

Thông qua các comment mình thấy nhận thức 5S của mỗi người mỗi khác. Mục đích cuối cùng là tinh gọn, linh hoạt và chính xác trong sản xuất để tăng tính cạnh tranh. Thông qua các hoạt động 5S để xây dung văn hóa làm việc công nghiệp của cả tổ chức với sự cam kết cáocủa lãnh đạo, có chính sách, mục tiêu và hoạt động rõ ràng, có các công cụ để đo lường tính hiệu quả của hoạt động. Sự tuân thủ tuyệt đối của người thực hiện. Thật sự 5S không chỉ đơn thuần trong việc  vệ sinh mà cả trong việc lập kế hoạch, các hoạt động phụ trợ khác. đấy l;à điểm khác biệt và thành công của các công ty Nhật Bản.