Quy trình một tổ chức Year End Party đạt chất lượng & hiệu quả

Những sự kiện Year End Party đáng nhớ không thể tự dưng xảy ra. Việc lên kế hoạch và xây dựng quy trình tổ chức sự kiện đều cần nỗ lực trong một khoảng thời gian nhất định. Dưới đây là 10 bước bạn cần thực hiện trước khi tổ chức sự kiện Year End Party. 

Year End Party là buổi tiệc cuối năm thường niên trong văn hoá doanh nghiệp. Ngoài mục đích tổng kết và gửi lời tri ân từ ban lãnh đạo. Đây còn là thời điểm lý tưởng cho một bữa tối ấm cúng tình đồng nghiệp. Để cùng nhìn lại chặng đường đồng hành bên nhau suốt năm vừa qua. Và thổi bùng lên khát khao cống hiến, tạo động lực để phấn đấu cho năm mới sắp đến.

Thiết lập mục tiêu của Year End Party

Bước đầu tiên là thiết lập mục tiêu hữu hình, cụ thể.

Thành lập đội ngũ và xây dựng quy trình tổ chức sự kiện Year End Party

Để Year End Party diễn ra một cách tốt đẹp và xử lý tất cả mọi chi tiết diễn ra thì việc đầu tiên cần có 1 người quản lý chính để điều hành tất cả mọi việc trước - trong - sau Year End Party. Để một sự kiện Year End Party diễn ra một các tốt đẹp cũng cũng đòi hỏi nỗ lực của nhóm phối hợp để xử lý tất cả các chi tiết trong sự kiện và cần đến một một người quản lý sự kiện chính (Event Manager) để điều hành việc:

Quản lý địa điểm

• Diễn giả
• Các tiết mục giải trí

Lên lịch về thời gian

Việc lên ngày cụ thể có thể được set up trước cho một sự kiện định kỳ, nhưng nếu đây là một sự kiện mới, hãy xem xét những điều sau đây:

• Cho mình đủ thời gian. Lý tưởng nhất, bạn nên có 1-2 tháng để lên kế hoạch
• Hãy tìm hiểu các ngày lễ theo luật định và tôn giáo (Ví dụ trong tháng 12 thường có ngày lễ Giáng sinh các bạn tôn giáo Thiên Chúa thường xin nghỉ => nếu làm vào ngày này các bạn không tham gia,...)
• Tránh các khoảng thời gian nghỉ học
• Kiểm tra ngày tháng với những người tham gia chính – ví dụ: diễn giả, diễn giả, khách VIP, v.v.
  

Quảng cáo sự kiện

Nếu bạn muốn sự kiện của mình nổi bật, bạn cần chọn một chủ đề kịp thời và hấp dẫn để có thể cạnh tranh với đối thủ. Điều này có nghĩa rằng bạn cần phải chọn một chủ đề thu hút được và cần có 1 cái tên thật sự ấn tượng. Vì cái tên có thể là một chú ý quan trọng, đặc biệt là trên các phương tiện truyền thông.

• Brainstorm về tên sự kiện: Khi bạn đang suy nghĩ về tên sự kiện, hãy suy nghĩ về: sự kiện của bạn khác với sự kiện khác trong cùng lĩnh vực như thế nào? Bạn đang hy vọng gì để truyền đạt thông qua sự kiện này?
• Tạo một Tagline (khẩu hiệu): Khi bạn đã tìm ra một cái tên, hãy cố gắng tạo khẩu hiệu – một khẩu hiệu thương hiệu ngắn, đáng nhớ mô tả sự kiện.
• Thiết kế Logo: Bước cuối cùng sẽ có logo để biểu trưng được sự kiện của bạn. Logo có thể là công cụ xây dựng thương hiệu hiệu quả – cung cấp nhận thức ngay lập tức cho sự kiện của bạn trong tất cả các mục quảng cáo và vật dụng quảng cáo (ví dụ: Áo phông, chai nước, túi xách, v.v.)

Lên Master Plan (Kế hoạch tổng thể)

Kế hoạch này phải bao gồm tất cả các khía cạnh của sự kiện, bao gồm:

• Địa điểm, hậu cần & quản lý phục vụ (hợp đồng, giấy phép, bảo hiểm, v.v.)
• Diễn giả / diễn giả (xác định, xác nhận, hậu cần và quản lý)
• Hoạt động / giải trí
• Công khai / quảng cáo (trực tuyến & ngoại tuyến, ví dụ: trang web và quảng bá trực tuyến; lịch sự kiện; chương trình in; quan hệ truyền thông; biển báo; truyền thông xã hội, v.v.)
• Đăng ký (đăng ký trực tuyến, thanh toán và theo dõi; đăng nhập tại chỗ, v.v.)
• Quản lý tài trợ / đối tác
• Quản lý tình nguyện viên
  

Kiểm soát và điều chỉnh

Để lập kế hoạch xây dựng quy trình tổ chức sự kiện, bạn phải là người quản lý thận trọng và có thể kiểm soát nhiều việc một lúc. Sau khi lên kế hoạch, người quản lý sẽ phân việc và kiểm soát các thành viên trong team chạy theo đúng tiến độ. Hãy tìm một trợ lý đáng tin cậy để đơn giản hóa các nhiệm vụ quản trị của bạn. Hoặc sử dụng các phần mềm trực tuyến hỗ trợ để đơn giản hóa quy trình lập kế hoạch sự kiện như thanh toán, tích hợp danh sách liên hệ, báo cáo, đăng ký, v.v. Giảm thiểu công việc kỹ thuật mang đến cho bạn thêm không gian sáng tạo.

Xác định và thiết lập quan hệ đối tác và nhà tài trợ

Hãy xác định xem có tổ chức nào mà bạn có thể hợp tác hoặc kêu gọi tài trợ để thanh toán chi phí và tăng khả năng tham gia không? Khi bạn hợp tác với những người khác, họ sẽ góp phần trong việc quảng bá, lan truyền và làm cho sự kiện thành công. Bạn nên:

Tìm kiếm các công ty để tài trợ một phần của sự kiện. Điều này có thể bao gồm từ các tổ chức nhà nước có thể muốn tài trợ bữa tối, cung cấp vé vào cửa hoặc vật phẩm bán đấu giá thầm lặng chính cho tới  những doanh nghiệp địa phương có khả năng cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ như hoa, mặt hàng quà tặng, v.v. .

Hợp tác với các tổ chức cộng đồng có khả năng cung cấp địa điểm và / hoặc hỗ trợ tổ chức sự kiện hoặc chạy sự kiện.

Tạo kế hoạch quảng cáo

Ngay cả với người diễn giả tuyệt vời nhất hoặc người trong lĩnh vực giải trí, bạn vẫn cần quảng bá để thu hút sự chú ý của khách hàng. Quảng cáo sự kiện có thể bắt đầu với thông báo trên website của bạn, lưu ý trong newsletter hoặc email để lưu ngày. Sau đó tiếp đến là việc quảng cáo trực tuyến và ngoại tuyến, sử dụng quan hệ truyền thông và tiếp cận để khuyến khích khách hàng đăng ký. Và không có kế hoạch nào hoàn chỉnh nếu bạn không gửi lời cảm ơn và bày tỏ sự biết ơn tới các nhà tài trợ, cũng như không có các bài viết về các thông điệp chính hay sự thành công của sự kiện.

Thiết lập ngân sách

Ngân sách cần phải xem xét và kết hợp từ các dự toán ban đầu cho tất cả các hạng mục chính được xác định trong Master Plan. Đừng quên cộng thêm bất kỳ chi phí du lịch hoặc chỗ ở cho khách VIP, diễn giả, v.v.

Quá trình đánh giá, rút kinh nghiệm

Làm sao để biết sự kiện có thành công không? Bạn đo lường sự thành công của sự kiện qua số lượng người đăng ký hoặc người tham dự hay nó phụ thuộc vào việc bạn có hòa vốn hoặc quyên góp được một số tiền nhất định?

Khi đặt mục tiêu ban đầu, bạn cũng nên cân nhắc cách đo lường mức độ thành công của nó. Nếu bạn đang sử dụng phần mềm hỗ trợ, bạn có thể dễ dàng theo dõi số đăng ký và chi phí. Nhưng, nếu sự kiện của bạn liên quan đến việc theo dõi, ví dụ như một phiên đấu giá, thì bạn sẽ cần phải đặt một số quy trình nhất định để xác định hàng hóa được cung cấp bằng hiện vật và tiền được huy động tại sự kiện. Nếu mục tiêu của sự kiện là nâng cao nhận thức, thì sau đó bạn sẽ phải thu thập dữ liệu trên các phương tiện truyền thông xã hội.

Nguồn sưu tầm