Sếp hơi "lố", nhắn sếp sao cho khỏi "hớ"?
Bỏ túi ngay bộ kỹ năng 'nhắn nhủ' sếp thành tâm và chuyên nghiệp mà không lo bị sếp 'ghim'!
Sếp liên tục ngắt lời và chen ngang vào phần trình này của bạn chỉ để nói về vấn đề sếp quan tâm. Đôi khi, sếp lấn lướt và phản ứng thái quá với bạn trước đám đông, dù bạn vô can trong tình huống đó. Bạn sẽ im lặng nhẫn nhịn hay trực tiếp đối thoại với sếp để nói lên suy nghĩ của mình?
*Nguồn: Harvards Business Review
Bước 1: Chậm lại để hiểu mình hiểu sếp
Cảm giác bị sếp lấn át không hề dễ chịu chút nào. Tuy nhiên, trước khi hành động, bạn cần bình tĩnh và dành thời gian xem xét kỹ vấn đề. Cụ thể:
- Hành động của sếp chỉ vô tình xuất hiện vào một ngày tâm trạng không tốt, bạn có thể thông cảm và bỏ qua.
- Hoặc nếu sếp cắt ngang chỉ để đưa ra ý kiến giúp bạn tốt hơn, hãy bỏ qua những điều nhỏ nhặt để hướng đến giá trị và kết quả chung. Nếu sếp là người thực sự muốn đầu tư và giúp đỡ bạn, hành động phản hồi vội vàng chỉ để thỏa mãn cảm xúc của bạn có được đánh giá cao? Hay hành động đó sẽ khiến sếp nghĩ rằng bạn không muốn giúp đỡ và để bạn “tự bơi” luôn?
- Tuy nhiên, nếu nhận thấy hành vi này của sếp lặp đi lặp lại nhiều lần và chúng ảnh hưởng đến tâm lý, tinh thần của mình, bạn nên cân nhắc nói chuyện trực tiếp để thành tâm chia sẻ nỗi lòng với sếp.
Một cách để đánh giá là quan sát cách sếp của bạn phản hồi với các cấp dưới khác, có giống với cách sếp hành xử với bạn hay không và lý do là gì? Hãy hỏi đồng nghiệp xung quanh, để có thêm góc nhìn trung lập hơn. Đồng thời, bạn có thể trực tiếp kiểm tra phản ứng của sếp bằng cách thử đưa ra một vài nhận xét trung lập hoặc tích cực với sếp. Qua đó, bạn có thể đánh giá sếp mình có phải là người dễ dàng chấp nhận những phản hồi trực tiếp từ nhân viên hay không.
Nếu sau khi xem xét kỹ các khía cạnh của vấn đề, bạn thấy vẫn cần đối thoại trực tiếp với sếp thì đã đến lúc bạn cần chủ động.
Bước 2: Chủ động “ra trận”
Để 'nhắn nhủ' thành tâm và chuyên nghiệp mà không lo bị sếp 'ghim', bạn nên thực hiện các bước sau:
- Đặt lịch sếp để sắp xếp cuộc trò chuyện:
Bạn nên sắp xếp thời gian cuộc trò chuyện càng sớm càng tốt, trong vòng một hoặc hai ngày kể từ khi sự việc diễn ra, thời gian lý tưởng là vào buổi sáng hoặc đầu giờ chiều.
Lưu ý, thông báo và nói rõ nội dung bạn muốn chia sẻ (trực tiếp hoặc qua email) với thái độ thành tâm và thiện chí. Và đừng quên gửi lời mời lần nữa qua email để đặt lịch của sếp vào ngày bạn muốn trò chuyện.
- Bắt đầu cuộc trò chuyện với không khí mang tính xây dựng:
Để tạo bầu không khí mang tính xây dựng hơn, ngay từ khi bắt đầu cuộc trò chuyện, bạn hãy tỏ lòng biết ơn bằng cách cảm ơn sếp đã dành thời gian tham gia cuộc trò chuyện. Đồng thời thể hiện mong muốn được làm rõ vấn đề và thiện chí duy trì mối quan hệ giữa bạn và sếp.
- Chọn một phương pháp phản hồi đơn giản, hiệu quả:
Để tạo tiền đề cho cuộc đối thoại 2 chiều, bạn có thể áp dụng mô hình: Tình huống - Hành vi - Tác động (SBI: Situation-Behavior-Impact):
- Bắt đầu bằng cách chỉ ra tình huống cụ thể của vấn đề. Ví dụ: “Trong cuộc họp nhóm của chúng ta vào thứ Năm tuần này, trong khi tôi trình bày nghiên cứu thị trường…"
- Tiếp theo, giải thích chi tiết những gì bạn đã thấy hoặc đã nghe về hành vi của sếp. Ví dụ: “Trong cuộc họp nhóm vào thứ Năm tuần này, trong khi trình bày nghiên cứu thị trường, tôi nhận thấy rằng anh/chị đã ngắt lời tôi ba lần… ”
- Sau đó, mô tả tác động (hành vi này khiến bạn suy nghĩ và cảm nhận như thế nào). Ví dụ: “Trong cuộc họp nhóm vào thứ Năm tuần này, trong khi trình bày nghiên cứu thị trường, tôi nhận thấy rằng anh/chị đã ngắt lời tôi ba lần và điều đó theo tôi là không hay... "
Để không bị “hớ” và tự tin nhất trong cuộc trò chuyện (đặc biệt, đối với những bạn lần đầu đối thoại trực tiếp với sếp về những vấn đề này) bạn nên thực tập trước gương, hoặc cùng một người bạn/đồng nghiệp thân thiết. Qua đó, cá nhân bạn hoặc bạn thân có thể tự nhận xét xem thông điệp của có bạn rõ ràng, xác thực hay chưa; người nghe cảm thấy thế nào khi tiếp nhận phản hồi của bạn?
Bước 3: Diễn biến bất ngờ?
Trong cuộc đối thoại, điều quan trọng nhất là đảm bảo nói đúng thông điệp và đúng cách. Nói một cách chân thành, nhẹ nhàng thì người đối diện dễ chấp nhận hơn. Sau khi đã chia sẻ những cảm nhận của bản thân, bạn hãy tạm dừng một chút để sếp có đủ thời gian tiếp nhận thông tin và trả lời.
Vậy nếu sếp tực giận thay vì đồng cảm cùng bạn thì sao?
Hãy bình tĩnh và tìm cách xoa dịu tình hình! Bạn có thể xin lỗi sếp vì tác động của cuộc trò chuyện, đồng thời hỏi lý do nào khiến phản hồi của bạn gây khó chịu cho sếp. Hoặc, sau khi lắng nghe sếp chia sẻ quan điểm, bạn cảm ơn sếp đã nói lên quan điểm và nhẹ nhàng nhắc lại mục đích của buổi đối thoại là để sếp và bạn hiểu nhau hơn.
Bước 4: Kết thúc bằng lời cảm ơn
Nếu sếp đã dành thời gian để lắng nghe, hãy cảm ơn họ một lần nữa vì đã kiến nhẫn và hợp tác. Điều này giúp bạn thể hiện sự chân thành và chuyên nghiệp khi giải quyết mâu thuẫn trong công việc, từ đó, giúp xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn trong công việc với sếp.
*Nguồn: Bài viết tham khảo thông tin từ chia sẻ của tác giả Tijs Besieux, tạp chí Hardvards Business Review