Trả lời thư mời phỏng vấn như thế nào là hiệu quả nhất?

Nhiều ứng viên nghĩ rằng ấn tượng giao tiếp với nhà tuyển dụng sẽ bắt đầu vào ngày phỏng vấn trực tiếp, nhưng thực tế, bạn đã có thể tạo ấn tượng ngay từ khi nhận được thư mời phỏng vấn. Và bài viết hôm nay, TalentBold sẽ chia sẻ với mọi người cách ứng xử ghi điểm với nhà tuyển dụng qua trả lời thư mời phỏng vấn như thế nào là hiệu quả nhất.

I. Khi nào ứng viên sẽ trả lời thư mời phỏng vấn

Đa phần hiện nay, thư mời phỏng vấn đều được gửi đến ứng viên thông qua email cá nhân. Dù một số trường hợp, nhà tuyển dụng sẽ liên lạc với ứng viên qua điện thoại trước để thu thập thêm một số thông tin từ ứng viên nhưng khi họ đồng ý mời bạn phỏng vấn, thư mời vẫn sẽ được gửi qua email.

Một số email mời phỏng vấn sẽ cần ứng viên hồi âm xác nhận một số thông tin như :

• Lựa chọn những phương án thời gian do nhà tuyển dụng đưa ra

• Đề xuất thời gian phù hợp với lịch làm việc của ứng viên để nhà tuyển dụng sắp xếp cuộc phỏng vấn

Đây là những trường hợp bắt buộc ứng viên phải hồi âm thư mời. Vậy nếu email không yêu cầu hồi âm và thời gian đề xuất cũng phù hợp với ứng viên thì có cần hồi âm không?

Câu trả lời là “Có”, sự xác nhận sẽ đến buổi phỏng vấn theo đúng lịch hẹn chỉ vỏn vẹn vài dòng nhưng điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và thái độ tôn trọng nhà tuyển dụng của ứng viên. Do đó, nếu bạn nhận được thư mời phỏng vấn, sau khi vui mừng, hoan hỉ thì hãy nhớ hồi âm email cho nhà tuyển dụng nhé!

II. Những điều cần lưu ý trong email trả lời thư mời phỏng vấn hiệu quả

Dưới đây là những nội dung cần cân nhắc khi bạn thực hiện email trả lời thư mời phỏng vấn của bạn

1. Bổ sung thông tin cần thiết

Thư mời phỏng vấn của nhà tuyển dụng thường sẽ nêu rõ các thông tin sau:

• Chức danh, vị trí bạn được mời phỏng vấn

• Địa điểm, thời gian diễn ra cuộc phỏng vấn

• Hình thức phỏng vấn : trực tiếp, qua điện thoại, trực tuyến qua ứng dụng video call…

• Nhân viên công ty mà bạn sẽ liên lạc khi đến phỏng vấn (gồm tên, chức danh, điện thoại)

• Chữ ký thư mời với thông tin của người gửi thư (gồm tên, chức danh, điện thoại)

• Tên công ty tuyển dụng, địa chỉ công ty, website, điện thoại, fax, logo công ty

Ngoài ra, thư mời có thể ghi thêm thông tin :

• Người sẽ phỏng vấn bạn (gồm tên, chức danh)

• Trang phục phù hợp cho buổi phỏng vấn

• Vật dụng cần đem theo : chứng minh nhân dân, bút bi, máy tính…

• Cuộc phỏng vấn sẽ bao gồm nội dung gì?

• Hình chụp đoạn đường đến nơi phỏng vấn…

Nếu email thiếu những thông tin quan trọng, bạn có thể đề cập trong email trả lời để có đủ cơ sở chuẩn bị cho kỳ phỏng vấn hoàn hảo nhất.

2. Thời gian trả lời thư mời phỏng vấn

Thông thường nhà tuyển dụng sẽ gửi thư trước ngày đề xuất phỏng vấn từ 03 – 05 ngày. Do vậy, thời gian tốt nhất để trả lời thư mời phỏng vấn là trong ngày nhận thư mời hoặc chậm nhất là ngày hôm sau.

Như vậy, nhà tuyển dụng có thể hồi âm thuận lợi cũng như điều chỉnh thời gian phỏng vấn phù hợp nhất cho bạn.

3. Đối tượng phản hồi trong email trả lời

Thông thường, nhà tuyển dụng sẽ gửi cùng một nội dung email cho nhiều ứng viên khác nhau, và đa số email ứng viên sẽ để chế độ ẩn hoặc có thể công khai . Do vậy, khi hồi âm thư mời phỏng vấn, bạn không nên nhấn “ Reply All” (hồi âm tất cả) vì khi đó nội dung trả lời sẽ gửi cả cho các ứng viên cùng nhóm.

Tốt nhất, bạn chỉ nên hồi âm trực tiếp người gửi thư mời phỏng vấn. Trường hợp người gửi thư có kèm thêm một số email cùng công ty, bạn có thể copy những địa chỉ email này (thường ở mục “CC” và có đuôi email tương đồng với đuôi email của người gửi thư) và gửi cùng email trả lời của bạn. Vì đa phần đó là email của những người quản lý được gắn chung vào để họ tiện theo dõi tiến độ công việc.

4. Những nội dung nên thể hiện trong thân email trả lời

• Gửi lời chào đến người trực tiếp gửi thư mời phỏng vấn

• Gửi lời cảm ơn vì họ đã quan tâm và dành cho bạn cơ hội này

• Hãy cho họ biết bạn rất mong muốn có cơ hội trở thành thành viên của công ty tại vị trí này (vài dòng ngắn gọn thôi bạn nhé)

• Thời gian phỏng vấn mà bạn phù hợp nhất (trường hợp nhà tuyển dụng đề xuất nhiều thời gian cho bạn lựa chọn)

• Đặt một vài câu hỏi để bổ sung thêm thông tin mà bạn cần biết

5. Chữ ký email trả lời thư mời phỏng vấn

Khi nộp hồ sơ ứng tuyển, bạn nên dùng email cá nhân, đừng dùng email công việc đang làm. Trường hợp công ty không có email riêng và ứng viên phải sử dụng email cá nhân để trao đổi với khách hàng, bạn có thể sẽ cài sẵn chữ ký email với đầy đủ thông tin về công ty đang làm việc.

Do vậy, khi hồi âm email của nhà tuyển dụng, bạn có thể sơ sót để lộ thông tin công ty mình đang làm việc. Nếu công ty của bạn là đối thủ cạnh tranh của nhà tuyển dụng, điều này sẽ không có lợi cho bạn.

Vì vậy, chữ ký email trước khi gửi cần kiểm tra kỹ, chỉ để thông tin cá nhân của bạn gồm tên và điện thoại.

III. Trình tự mẫu email trả lời thư mời phỏng vấn

TalentBold gửi đến bạn mẫu email trả lời thư mời phỏng vấn chuẩn như sau:

ĐẾN (To : ) : (người trực tiếp gửi thư mời)

CC: (những email có chung cấu trúc đuôi email của người gửi thư)

Tiêu đề email: RE: (tiêu đề gửi người thư đã tạo)

Gửi Anh/ Chị….

Tôi đã nhận được thư mời phỏng vấn cho vị trí ….. Chân thành cảm ơn Anh/ Chị đã quan tâm đến hồ sơ ứng tuyển của tôi.

Tôi sẽ sắp xếp thời gian để đến buổi phỏng vấn như lịch hẹn vào ngày …. lúc …. tại …..

Nhân đây, thông qua email này, hy vọng Anh / Chị có thể cho tôi thêm một số thông tin để tôi chuẩn bị tốt hơn cho kỳ phỏng vấn quan trọng này (nêu những thông tin bạn cần biết)

Tôi dự kiến sẽ dành khoảng 02 tiếng cho buổi phỏng vấn, xin vui lòng hồi âm liệu lượng thời gian này có phù hợp với kế hoạch phỏng vấn bên Anh / Chị hay không? (áp dụng câu này trong trường hợp bạn không thể rời công việc hiện tại quá lâu)

Một lần nữa, tôi chân thành cảm ơn cơ hội mà Anh / Chị cũng như công ty đã dành cho mình.

Trân trọng,

(Tên đầy đủ của bạn)

(Số điện thoại liên lạc)

Qua cách ứng xử ghi điểm với nhà tuyển dụng qua trả lời thư mời phỏng vấn TalentBold chia sẻ trên đây, chúng tôi hy vọng góp thêm những kinh nghiệm hữu ích, hỗ trợ tốt nhất cho hành trang chinh phục kỳ phỏng vấn sắp tới của bạn. Chúc bạn luôn thành công trong sự nghiệp của mình.

Nguồn ảnh: internet