6 tips cho một cover letter hoàn hảo nhất
Một thư xin việc (cover letter), nếu tốt, có thể giúp người tìm việc nổi bật hơn trong mắt nhà tuyển dụng. Còn nếu tệ, có thể biến ứng viên tuyển dụng tiềm năng trở thành người thiếu sáng tạo, thậm chí khiến nhà tuyển dụng có ấn tượng không tốt. Điều đáng nói là, phần lớn cover letter đều rập khuôn: lặp đi lặp lại những gì đã viết trong CV. Nếu bạn nhận được một cover letter như vậy, liệu bạn có đọc đến cuối không? Tất nhiên là không rồi. Và nhà tuyển dụng phải đọc cả trăm đến cả ngàn cover letter thì càng không.
Tất nhiên, trên internet ngày nay có rất nhiều bài viết hướng dẫn cách viết cover letter đạt chuẩn, nhưng phần lớn là chỉ ra những nguyên tắc hiển nhiên, như “viết câu đủ chủ-vị” (!?). Ít có bài viết nào mà tôi thấy thật sự hữu ích cả. Vì vậy, tôi nghĩ mình nên tổng hợp một vài tips và quy tắc mà tôi thấy hữu dụng nhất từ kinh nghiệm bản thân. Tổng cộng có 6 điều sau đây để bạn có thể hoàn thành một cover letter đáng đọc trong mắt nhà tuyển dụng.
1. Đừng lặp lại thông tin trong CV
Nhiều người viết lại CV của mình dưới dạng đoạn văn và cho đó là cover letter. Thật sự thì cover letter là thư gửi có đính kèm CV, cho nên trước khi mở CV của bạn ra đọc thì nhà tuyển dụng nào cũng sẽ lướt qua nội dung cover letter trước hết. Vì nhà tuyển dụng thường không dành thời gian đọc kỹ cover letter nên thay vì lặp lại cùng thông tin trong CV, bạn nên tận dụng cover letter để thể hiện tính cách, nhiệt huyết và hứng thú của bạn với vị trí/lĩnh vực bạn đang ứng tuyển.
Tip của tôi: Google thông tin về lịch sử phát triển của công ty và đưa vài cột mốc quan trọng vào cover letter (dùng để dẫn câu cũng tốt). Nếu tôi đang ứng tuyển cho lĩnh vực công nghệ, tôi sẽ nói về những thay đổi rõ rệt ở Việt Nam khi các tập đoàn từ thung lũng Silicon đang muốn hướng tới thị trường trong nước, và tôi muốn là một phần trong những thành tựu sắp tới của Việt Nam. Còn nếu tôi ứng tuyển cho lĩnh vực thời trang, tôi sẽ đề cập đến những thành công của thời trang Việt Nam tại các tuần lễ thời trang quốc tế. Cái gì cũng có quá trình phát triển. Hãy tận dụng lịch sử ngành nghề để cho thấy bạn có chuyên môn và hứng thú với ngành nghề ứng tuyển.
2. Viết ngắn gọn
Càng. Ngắn. Càng. Tốt. Một cover letter tiêu chuẩn gồm:
- 3 đoạn
- Dài ½ trang A4
- Không có thông tin dư thừa
Tip của tôi: chính là quy tắc trên. Thêm nữa, mỗi một câu trong cover letter đều có thông tin cần thiết cho nhà tuyển dụng hiểu thêm về ứng viên. Hạn chế những câu vô thưởng vô phạt như “Quý công ty là doanh nghiệp hàng đầu trong ngành ABC.” Vì nhà tuyển dụng đang muốn tìm kiếm nhân viên phù hợp chứ không cần được PR.
3. “Kính gửi”
Nhiều lúc bạn sẽ không biết phải gửi cover letter và CV đến người nào. Đừng nhắc một cách chung chung và nhạt nhẽo như “Kính gửi Quản lý Nhân sự” hay “Gửi đến Bộ phận liên quan”. Nếu bạn thật sự không biết phải đề “kính gửi” ai thì đừng “Kính gửi” ai cả. Thay vào đó, chỉ cần viết luôn vào cover letter cũng được. Nhà tuyển dụng đều không câu nệ phần này, miễn là cover letter của bạn nổi bật và độc đáo.
4. Gửi định dạng PDF
Đây không chỉ là dành cho cover letter mà cho cả CV nữa. Theo tôi, định dạng PDF có thể được đọc dễ hơn và tương thích với mọi thiết bị. Nhiều lúc nhà tuyển dụng nhận được mail của bạn trong lúc ở ngoài và muốn đọc trên điện thoại chẳng hạn. Thế nhưng bạn lại gửi file .doc hoặc .docx thì nhiều điện thoại không mở được. Nếu nhà tuyển dụng dễ tính thì thôi, chứ khó tính thì bạn bị một điểm trừ rồi.
Thêm nữa, file .docx hoặc .doc có thể bị lỗi format khi mở ở các máy tính khác nhau. Để tránh tình trạng này thì bạn chỉ cần lưu ở định dạng PDF là nhà tuyển dụng xem bằng thiết bị hay chương trình gì cũng không thành vấn đề.
Có nhiều bạn khi gửi đơn ứng tuyển lại còn dùng tập tin nén .rar hoặc .zip. Đây là tối kỵ. Tôi đã từng được kể rằng, nhà tuyển dụng bỏ qua ứng viên dù có phù hợp hay không vì không muốn phải download và làm các thao tác giải tập tin nén để đọc một cover letter và một CV.
Tip của tôi: chính là tiêu đề. Tất cả văn bản đính kèm đều nên ở định dạng PDF. Và không gửi dạng file nén. Bạn có thể gửi bao nhiêu thứ đính kèm tùy thích để thể hiện khả năng và kinh nghiệm, nhưng tuyệt đối tránh nén tất cả vào file nén.
5. Đừng bao giờ dùng câu sau
“Tôi tên là____, và tôi muốn ứng tuyển cho vị trí____” Những thông tin này nhà tuyển dụng có thể thấy được ở chỗ khác trong thư rồi, bạn không cần nhắc lại. Không nói câu này còn khiến bạn trông thiếu kinh nghiệm nữa.
Tip của tôi: Nên thêm tên bạn và vị trí ứng tuyển vào tiêu đề mail nếu nhà tuyển dụng không quy định cách viết tiêu đề. Điều này tránh cho bạn phải viết câu trên trong cover letter và làm mail của bạn chuyên nghiệp hơn.
6. Kết thúc dứt khoát
Kết thúc cover letter nhanh gọn bằng cách giải thích kinh nghiệm và phẩm chất của bạn sẽ giúp ích cho công việc như thế nào. Đấy là điểm nhấn rất quan trọng. Và tương tự câu mở đầu, đây cũng là câu sẽ lưu lại ấn tượng cho nhà tuyển dụng nhất.
Tip của tôi: Câu kết phải đủ dứt khoát khi chỉ cần đọc xong trong 2 hoặc 3 giây. Nếu câu này càng dài, nhà tuyển dụng càng mất dần hứng thú với bạn và bạn cũng đang mất dần ấn tượng trong mắt nhà tuyển dụng.
Cuối cùng, tôi chỉ muốn nhấn mạnh rằng, cover letter đóng vai trò không nhỏ đến việc bạn có lọt vào “mắt xanh” của nhà tuyển dụng hay không. Vì vậy, hãy đầu tư thời gian và chất xám xứng tầm cho nó. Sau khi hoàn thành một cover letter, bạn nên đọc lại thật kỹ để tránh việc lỗi ngữ pháp/chính tả làm hỏng tình cảm tốt đẹp của nhà tuyển dụng dành cho bạn.
Chúc bạn thành công.
(tham khảo từ Forbes)