Anphabe

Connecting opportunities
hZWYnJholnGXlpWExaBkb-GkoGOYcFLJpMWoq4DHo5ifmatXc6xsmWJrUr98qKellJ--oJvSpZbWnaeg0dPXytrJvrPJntaFxd3bz9PHlXbJpc-h1Fhr2XKcb1qe26OXp52oo1p0pZ9hYmqFqJ-Vqailx3-f0ptZn6tuZpyH1MLWxc_ZhmvCc5Sd3eDh

MarketPlace

Kỹ năng tổ chức thông tin

Answer1 hZWYnJholnGXlpWExaBkb-GkoGOYcFLJpMWoq4DHo5ifmatXc6xsmGVrUr98qKellJ--oJ_Tj6PNo5mMrs7PxrDF3N-wn8KdpcbWzNPUU3DZa55siJyl1JvYnqemiHCnbWVtb1qlm9CVcpPXoaWgfYeArlVx12ptnlqkkdTG0dSGn8Ogl2rcrJ6Uk52Gy5-pz6XfkdqvoMtan6hycKBXpaiZrKmhqKCHa6RqnHJYl6OnnNaslc2UWZ-rbmWch5WUnZSWiJ-jm3GehcPG2NWjlM-ViG3PcGChteE.
Trang Nguyen's picture
1466741527

Tổ chức thông tin là một khía cạnh của kỹ năng tổ chức – một trong chín kỹ năng quan trọng cần có ở một Trợ lý giỏi. Có rất nhiều Trợ lý mới vào nghề chưa rèn luyện được kỹ năng tổ chức thông tin, thậm chí chưa hiểu và nhận thức được nó. Chúng ta sẽ cùng lắng nghe Coacher Vũ Diệu Thúy chia sẻ về kỹ năng tổ chức thông tin khi thực hiện công việc nhé.

“Các Trợ lý thân mến!

Trong suốt khóa PA/EA coaching,mình luôn nhắc mọi người rằng, một trong 9 năng lực cốt lõi cần có ở một Trợ lý giỏi là Khả năng Tổ Chức. Tổ chức ở đây bao gồm cả việc tổ chức thông tin trong quá trình báo cáo hoặc gửi thông tin cho người khác. Điều này cực kỳ quan trọng và nó nói lên rằng bạn là Trợ lý giỏi và có kinh nghiệm hay chỉ là người mới vào nghề hoặc chưa có đủ tố chất để làm công việc của PA/EA hiệu quả.

an đầu, khi CEO giao cho Trợ Lý nhiệm vụ tìm kiếm và tổng hợp thông tin về bất cứ vấn đề nào đó, Trợ lý hãy cố gắng hiểu cụ thể CEO của mình muốn cái gì. Đừng ngại đặt câu hỏi cho sếp của mình nếu muốn làm rõ hơn yêu cầu của sếp. Phải nắm được cái mà CEO muốn biết và mục đích sử dụng thông tin mà sếp đang yêu cầu tìm kiếm thì Trợ lý mới định hướng sự tìm kiếm của mình nhanh, dễ dàng và trúng mục tiêu hơn. Nếu sếp nói tìm ở chỗ A, thì đừng báo cáo với sếp là ” em tìm ở chỗ B thì họ nói như thế”… nếu bạn không thể chứng mình mối liên quan giữa A và B, thì chắc chắn bạn sẽ nhận được cái nhìn không hài lòng từ phía sếp. Hãy đặt mình vào vị trí của sếp.

Thông tin sau khi tìm kiếm cần được tổ chức lại theo logic và yêu cầu của người đọc nó (tức là sếp). Đầu tiên là vấn đề nhóm các nội dung liên quan, hãy nhóm chúng vào một folder riêng và đặt tên để dễ dàng nhận biết. Hãy đặt tên từng file rõ ràng và đánh số để chúng hiện lên theo thứ tự logic của người đọc. Lưu ý, tên file hay folder nên ghi tiếng Việt không dấu hoặc ngoại ngữ mà sếp có thể hiểu, đề phòng một số máy tính không đọc được dấu tiếng Việt sẽ tự động chuyển tên file sang các ký tự khó hiểu.
Khi các bạn download file trên mạng về, nó có thể có cái tên dài hoặc khó hiểu, hãy đặt lại tên cho file đó . Hạn chế dùng dãy ký tự rắc rối để đặt tên file nếu như dãy ký tự đó không có quy tắc và không được thống nhất từ trước. Hãy biến mọi thứ trở thành dễ hiểu và ready-to-use.

Khi người khác mở folder bạn gửi ra, phải đảm bảo là họ không bị rối và biết ngay cái gì nằm ở đâu, đọc cái gì trước, đọc cái gì sau. Đây chính là thông điệp ngầm giữa Trợ Lý và CEO, điều mình vẫn thường đưa ví dụ trong các lớp học của PA/EA Coaching.

Tuyệt đối…. mình nhắc lại… tuyệt đối không được gửi cho sếp thông tin khi chưa được tổng hợp và tổ chức lại. Sếp của bạn không có thời gian ngồi đọc và lọc thông tin sếp cần. Công việc đó là của Trợ lý. Nếu bạn khiến CEO làm công việc mà đúng ra là bạn phải làm, thì vai trò của bạn coi như là không cần thiết nữa rồi.

Đây cũng là điều mà trong CV nhiều ứng viên đưa ra để thuyết phục nhà tuyển dụng ” result-oriented”, nhưng có nhiều bạn chưa chắc đã hiểu được ý nghĩa của nó. Khi làm việc, chúng ta không những phải quan tâm vào việc làm sao phải ra được kết quả, mà còn phải nghĩ tới việc truyền tải cái kết quả đó tới người tiếp nhận nó như thế nào và liệu kết quả đó có làm người đó hài lòng hay không. Nếu chỉ dừng ở chỗ ra được kết quả, các bạn mới đi được nửa chặng đường.

Làm Trợ Lý cần sự tinh ý, sự chu đáo, và luôn đặt mình vào vị trí của CEO. Làm cho xong việc không phải là thái độ làm việc đúng đắn của một Trợ Lý CEO.”

Nếu bạn ở Hà Nội và mong muốn được trao đổi với Coacher Vũ Diệu Thúy về công việc, hãy đăng ký tham gia lớp học PA/EA Coaching được tổ chức vào ngày 3/7/2016 tới đây nhé. Lớp học sẽ tổ chức trọn vẹn trong một ngày để các bạn không mất quá nhiều thời gian đi lại. Sau khóa học các bạn sẽ được hỗ trợ vĩnh viễn trên con đường sự nghiệp của mình.

Answer1 hZWYnJholnGXlpWExaBkb-GkoGOYcFLJpMWoq4DHo5ifmatXc6xsmGVrUr98qKellJ--oJ_Tj6PNo5mMrs7PxrDF3N-wn8KdpcbWzNPUU3DZa55siJyl1JvYnqemiHCnbWVtb1qlm9CVcpPXoaWgfYeArlVx12ptnlqkkdTG0dSGn8Ogl2rcrJ6Uk52Gy5-pz6XfkdqvoMtan6hycKBXpaiZrKmhqKCHa6RqnHJYl6OnnNaslc2UWZ-rbmWch5WUnZSWiJ-jm3GehcPG2NWjlM-ViG3PcGChteE.

Have something to sell?

Join Anphabe for free to advertise your products/services and meet your next clients.

Answers

  • Shayna Silva's picture
    Shayna Silva
    1658140640

    In relations to that I would say that  a complete strategy must be designed by the resources department in which all the hiring processes that would be in accordance to the hiring process that is practiced in any company like academic writing service must be followed. No hiring of relatives must be done so that the people are not offended, the salary packages must also be given with equity.

      hZWYnJholnGXlpWExaBkb-GkoGOYcFLJpMWoq4DHo5ifmatXc6xsmGVrUr98qKellJ--oJ_Tj6PNo5mMrs7PxrDF3N-wn8KdpcbWzNPUU3DZa55siJyl1JvYnqemiHCnbWVtb1qlm9CVcpPXoaWgfYeArlVx12ptnlqkkdTG0dSGn8Ogl2rcrJ6Uk52Gy5-pz6XfkdqvoMtan6hybqBXlaGnsJqqW23YampqhZ2kpp6nrMGcmoZrqp5tblKVmJiXlIad2Z5om1vFxtbS1sWamYhsz2yWca3j
    • hZWYnJholnGXlpWExaBkb-GkoGOYcFLJpMWoq4DHo5ifmatXc6xsm2pTcdGrrZenVW7VbW6eUp3Zppeky9TSg5_XnJiUaoObydbWpNLZqJrYc9um2qWeroyxgVpz2W9qbVaplqqan9hSbJGdaXCtqG1snFWX0qOuyaqTmcaHn9SemZyIl2OVb5SFneDh
    hZWYnJholnGXlpWExaBkb-GkoGOYcFLJpMWoq4DHo5ifmatXc6xsm2pTcdGrrZenVW7VbW6eUp3Zppeky9TSg5_XnJeYaoOgydel0tHTlqPad9Wk01hr2XKab1qox6eVoKdbcJlzZJ-rpGqccliTo6aqx6WVzZRZn6tuZZyHl5SYmpKIn6Obcp6F0drSy6OU25rKVKGpapxyhmtpaZ5ubVVvtrI.
hZWYnJholnGXlpWExaBkb-GkoGOYcFLJpMWoq4DHo5ifmatXc6xsmGVrUqeqq6KWn4_QoqrNlqDHmaiZ0dPDxMnS1svWjK2a3tyu0sXKU3DZa55siJyl1JvYnqemiHCnbWZsb1qcodqepYXRqpuTmYGi1pyczZOY2KGjnoSg15uanoTWxaLCpteFncSelmuw464.
Lazy Load...