Làm sao để điều khiển những ý kiến chống đối trong cuộc họp

Đọc đề bài, mình xin chia sẻ thế này :

Cần chia ra làm 2 phần.

Phần 1, tình huống là có sự đối lập đề bài nêu và phần sau là những biện pháp cụ thể.

Tuy nhiên, mình có cảm giác phần 2 nghiêng về hiện tượng của phần 1 hơn là giải quyết cốt lõi. Tức là vấn đề chung chứ không phân tích nguyên nhân của phần 1.

*** Hãy thử xem xét phần 1 chi tiết hơn thì có những vấn đề sau :

+ Cuộc họp mà có sự phản đối (hơi náo loạn) như vậy thì hình như không có ai điều khiển/thiếu người có vị trí cao nhất mang tính quyết định. 

Bởi có người đều khiển thì nội dung bám theo như đã công bố thì ý kiến khác đương nhiên bị cắt. Và văn hóa DN đã có thì mọi người dự họp phải hiểu/biết và chấp hành chứ không thể nói là cuối cùng không đâu ra đâu.

+ Ý kiến của mình đưa ra có chắc là hoàn hảo và bắt mọi người phải theo? Mà theo đề bài thì hầu như là chống đối. Lẽ thường mức độ chống đối là có những ý kiến/quan điểm trái/khác nhau nhưng do không ưa nhau trước (mâu thuẫn nội tại kéo dài giữa 2 bên trước đây) mà dẫn đến mức độ phản đối . Vì thông thường trong cuộc họp chỉ là mức độ tranh luận, phản biện để cho vấn đề đi đến kết quả nào đó.

Còn chống đối thì phải hiểu vấn đề đưa ra với bên kia còn quá là chưa rõ ràng hay thuyết phục. Vậy ta đã họp quá sớm chăng?/mời thành phần không phù hợp chăng?. Nên xem lại về thời điểm cũng như phạm vị dự họp. Hoặc ta và những người bên kia có chênh nhau về kiến thức hoặc khác chuyên môn chăng?

Nghe thì phải bằng 2 tai. Đề bài chỉ nêu từ 1 phía cho nên mình góp ý mang tính khách quan mà thôi. Tức là hãy xem lại bên mình thế nào trước để có được những vấn đề còn tồn tại mà bên kia họ vin vào đó mà phản đối. Sau này ta xừ lý/chuẩn bị trước tốt hơn từ khâu nội dung đến thành phần cần mời họp/nội dung họp (nghiêng về phần mình nắm chắc).

*** Ở phần 2 thì mục 2 khó làm vì đang phản đối mà ta yêu cần tạm ngừng mà họ không chịu thì sao (vì ở đây ta không phải là người điều khiển)?.

Mục 3 cũng vậy, đang tranh luận ở mức độ phản đối mà muốn khẳng định ý tưởng chung của tập thể thì hơi khó vì "tập thể" ở đây chưa nói lên tập thể ở bên họ hay ở bên mình.

Mục 4 : Cố gắng để định hướng cuộc thảo luận về một cái gì đó lớn lao hơn thì lại càng khó với "...tại sao chúng ta tồn tại?". 

Nội dung này không thể nêu ra trong trường hợp 2 bên đã có ý kiến phản đối nhau mà phải ở một buổi đào tạo/họp đánh giá/động viên ... của Nhân sự. Đem việc đào tạo vào cuộc họp có phản đối là không hiệu quả.

Mục 5 là của người điều khiển cuộc họp. Phải làm ngay từ đầu và khi có phản đối sẽ bị cắt. 

Đó là những ý kiến về đề bài.

Việc xử lý thì ta cần :

+ Chuẩn bị tốt nội dung họp (kể cả việc chừa chỗ (khoanh vùng)/vấn đề cho góp ý), công bố thời gian họp để tránh niêm man, kéo dài và đi ra khỏi mục đích/vấn đề yêu cầu.

+ Xem xét thành phần tham dự. Thậm chí gởi thông tin yêu cầu góp ý trước vấn đề sẽ được họp.

Điều này rất quan trọng vì khi đó ý kiến là của cá nhân, không bị kéo bè trong cuộc họp. Và ta cũng đã nắm ý từng người và có sự chuẩn bị trước ý kiến phản hồi. Vào cuộc họp ý kiến thêm chỉ xoay quanh cái đã gởi, còn lại thì cắt.

Cố gắng yêu cầu có người điều khiển cuộc họp và mình phải trao đổi trước để chương trình diễn ra theo dự định.

+ Cần thiết thì yêu cần cuộc họp (bên kia) đưa ra cách giải quyết hoặc phương án (nhưng thật sự hạn chế việc cho họ cơ hội này) và ta sẽ phản biện họ (dễ thường họ cũng phản biện nhau). Nếu của họ không chắc thì cuộc họp gút vì đương nhiên họ không tốt thì sẽ hiểu của ta đạt.

+ Nêu lại quy định là việc ý kiến trong cuộc họp đã xong thì không rêu rao (bà tám) bên ngoài sẽ bị xử lý theo nội quy DN.

Có như vậy thì ta đã chuẩn bị trước, trong và sau họp, vấn đề được khoanh vùng từ đầu vào đến đầu ra. Mà như vậy mọi người thấy ta làm việc rõ ràng, minh bạch, đúng, đủ và dần nó thành thói quen, sau này họp mà phản đối ồn ào, kéo dài thì mọi người sẽ yêu cầu cắt chứ không đợi đến mình.

Ý kiến chia sẻ mang tính cá nhân.