Để trở thành kế toán trưởng trong công ty tổ chức sự kiện?

Người quen của mình, anh Vũ Dũng, hiện là Kế toán trưởng của công ty BlueMAN Group có một số chia sẻ có lẽ hữu ích với bạn. Bạn xem nhé!

Về quy trình:

Quy trình kế toán thuế là theo quy định của tổng cục thuế và các chuẩn mực kế toán Việt Nam nhưng có một vài điểm cần đặc biệt lưu ý về vấn đề hóa đơn chứng từ cho đầu vào tương đối nhỏ nhặt và dàn trải nhiều loại, để đảm bảo mọi đầu vào từ cái đinh con ốc đến cuận băng dính cũng đầy đủ chứng từ đầu vào bạn nên tìm kiếm những nhà cung cấp quen thuộc để cung cấp hóa đơn cho từng vụ việc với bảng kê chi tiết nhất. Đặc biệt lưu ý đến các khoản chi cho nhân sự event vì đây là khoản chi chiếm tỉ trọng tương đối cao cho 1 event nhưng thường không có hóa đơn chứng từ mà chúng ta phải chứng minh nó là khoản chi phí hợp lý để hạch toán thuế, đối với một kế toán việc theo dõi hợp đồng thuê ngoài (PG, MC , ca sỹ, nhân tượng, người mẫu ...) là tương đối cồng kềnh và phức tạp, trong quá trình tổ chức nếu thuê được nhân sự của các công ty có chức năng cung ứng lao động có chức năng xuất hóa đơn VAT là điều tốt nhất, nhưng thường thì mọi việc không đơn giản như vậy, các nhân sự event hoạt động tự do là chủ yếu nêu kế toán phải nắm rõ luật và các thủ tục để khấu trừ thuế thu nhập các nhân tại nguồn nếu không sẽ thiệt thòi cho công ty, khi làm hợp đồng thuê nhân sự phải yêu cầu bên nhân sự cung cấp đầy đủ thông tin về tài khoản cá nhân cũng như mã số thuế TNCN, phải thiết lập điều khoản về khấu trừ thuế TNCN rất chặt chẽ, các thủ tục đầy đủ để chúng ta không gặp khó khăn khi đến kỳ quyết toán thuế.

Các công cụ kế toán - tài chính sử dụng trong các công ty tổ chức sự kiện:

Các công cụ tài chính kế toán đối với công ty tổ chức sự kiện đều tuân theo các thông tư nghị định, quyết định của bộ tài chính và Cục, chi cục thuế nên nhìn chung không có khác biệt so với các loại hình doanh nghiệp khác.

Theo dõi các khoản tạm ứng:

Tình huống phát sinh chi phí đối với công ty sự kiện tương đối phức tạp và bất ngờ, người làm kế toán đối với loại hình công ty này phải nắm giá vật tư tương đối "tỉ mỉ", để dự trù phát sinh chi phí. Để dễ dàng theo dõi các khoản tạm ứng kế toán nên theo dõi theo từng vụ việc (mỗi event). Xây dựng quy trình chuẩn và kiểm soát chặt chẽ về tạm ứng dự án, bắt đầu việc mỗi nhân viên phụ trách phải được tiếp xúc với báo giá bên mình cung cấp cho giá khách hàng đầu tiên, mỗi nhân viên căn cứ vào hạng mục công việc được giao để tìm kiếm những nhà cũng cấp phù hợp, tin cậy với mức giá "mềm" lên dự trù để chuyển lên kế toán kiểm tra và duyệt tạm ứng. Các công ty tổ chức sự kiện nên xây dựng cho mình một định mức tiêu hao nguyên liệu vật liệu, nhân công ... để dễ dàng quản lý tránh thất thoát. Một điều cực kỳ quan trọng nữa tôi muốn nói với các bạn là nên xây dựng một đơn giá tiêu chuẩn (giống như ngành xây dựng) có tính chất nội bộ và thường xuyên cập nhật đơn giá mới theo thị trường.

Việc kiểm tra tạm ứng đã được kế toán làm chặt chẽ từ lúc duyệt dự trù kinh phí. Trong quá trình thực hiện dự án dứt khoát sẽ nảy sinh những phát sinh về chi phí chúng ta nên theo đơn giá nội bộ đã xuất bản để áp cho tất cả nhân viên tránh trường hợp lúc "nước sôi lửa bỏng" rất dễ mất kiểm soát và mất đoàn kết nội bộ. Việc hoàn hóa đơn chứng từ cho khoản tạm ứng phải hoàn thành ngay sau khi kết thúc dự án để kế toán kịp rà soát và hoàn thiện chứng từ.

Ngoài ra, việc kiểm tra tạm ứng cần được kế toán làm chặt chẽ từ lúc duyệt dự trù kinh phí. Trong quá trình thực hiện dự án dứt khoát sẽ nảy sinh những phát sinh về chi phí chúng ta nên theo đơn giá nội bộ đã xuất bản để áp cho tất cả nhân viên tránh trường hợp lúc "nước sôi lửa bỏng" rất dễ mất kiểm soát và mất đoàn kết nội bộ. Việc hoàn hóa đơn chứng từ cho khoản tạm ứng phải hoàn thành ngay sau khi kết thúc dự án để kế toán kịp rà soát và hoàn thiện chứng từ.

Trong sổ sách kế toán, khách hàng thường yêu cầu xử lý các khoản không hoá đơn: quà cho khách hàng, mua bán ngoài, feedback,..: Điều này đòi hỏi sự khéo léo tính toán riêng của từng kế toán.

Công nợ: 

Vấn đề công nợ thì đã là vấn đề "muôn thủa" không chỉ của các công ty event mà tất cả các công ty khác nữa. Là kế toán chúng tôi chịu áp lực rất nhiều về công nợ. Sau mỗi dự án mong chờ nhất là tiền về thật nhanh để thanh toán cho nhà cung cấp, vì muốn xây dựng một đối tác tin cậy vô cùng khó khăn, đặc biệt các nhà cung cấp cho công ty sự kiện phải đủ tin tưởng và "thân tình" để có thể giúp đỡ mình đối phó với các tình huống phát sinh trong tổ chức sự kiện, các công ty bây giờ đa phần gặp khó khăn về dòng tiền nên chúng ta phải theo sát chủ đầu tư trong vấn đề thanh toán cho ta, dùng các biện pháp mềm dẻo trước,  mà không được mới dùng các biện pháp khác trong thu hồi công nợ.

Làm KTT ở công ty event thường vất vả nhiều, bù lại niềm vui cũng không ít, nhất là được xông pha cùng anh em trong công ty.