Hệ Thống Quản Lý Hồ Sơ Ứng Viên – Applicant Tracking System Và Những Điều Cần Biết
Ngày nay, công nghệ luôn góp mặt trong mọi lĩnh vực của cuộc sống, và tuyển dụng cũng không ngoại lệ. Applicant Tracking System (ATS) đã ra đời với mục đích giúp cho công việc của các nhân viên quản lý nhân sự trở nên thuận lợi hơn. Hãy cùng tìm hiểu ATS là gì và tại sao các ứng viên lại cần quan tâm đến những phần mềm quản lý tuyển dụng này?
1. Applicant Tracking System là gì?
Applicant Tracking System (ATS) hay còn gọi là hệ thống theo dõi ứng viên là phần mềm dành cho nhà tuyển dụng và nhà tuyển dụng để theo dõi ứng viên trong suốt quá trình tuyển dụng và tuyển dụng. Phần mềm này có thể được trang bị các khả năng khác nhau, từ chức năng cơ sở dữ liệu đơn giản đến bộ công cụ đầy đủ dịch vụ giúp các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô dễ dàng lọc, quản lý và phân tích ứng viên.
2. Tại sao nên sử dụng Applicant Tracking System?
Mỗi tổ chức là duy nhất, nhưng mỗi tổ chức đều phát triển mạnh trong việc thu hút, tuyển dụng và tối đa hóa tài năng hàng đầu. Nhiều doanh nghiệp phải đối mặt với những thách thức lớn tại một số thời điểm trong quá trình tuyển dụng hoặc giới thiệu. ATS có thể cung cấp nhiều khả năng khác nhau có thể giúp tổ chức tìm kiếm, thuê và giữ chân những ứng cử viên tốt nhất. Một số lợi ích của ATS bao gồm:
Tìm nguồn và thu hút ứng viên đủ điều kiện
Một số tổ chức thiếu khả năng tiếp cận để kết nối với những người tìm việc hàng đầu hoặc với một mạng lưới đủ rộng trên thị trường. Một số nhà tuyển dụng khác đang thiếu dữ liệu quan trọng trên các kênh phù hợp để tìm ứng cử viên cụ thể; Các tổ chức khác có thể thiếu nhận diện thương hiệu và phương tiện để phát triển. ATS có thể giúp giải quyết những thách thức ứng cử viên quan trọng này. Một số hệ thống có thể được nguồn ứng viên phong phú với trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy để tạo hồ sơ của một ứng viên lý tưởng, đánh giá và xác định các kỹ năng và dự đoán các yếu tố thành công để tối đa hóa mỗi lần tuyển dụng. Điều này giúp các tổ chức hiểu rõ hơn về hành vi của ứng viên, tăng cường nhận diện thương hiệu và nhắm mục tiêu đến những người tìm việc cụ thể trên các nền tảng và kênh mà họ sử dụng nhiều nhất.
Tăng mức độ tương tác của ứng viên
Việc chuyển đổi một ứng viên qua hành trình từ lần tiếp xúc đầu tiên đến ngày bắt đầu có thể là một quá trình đáng để nhà tuyển dụng quan tâm. Có thể quá dễ dàng để mất một ứng cử viên hàng đầu vì thời gian phản hồi chậm hoặc tương tác kém xung quanh lịch trình phỏng vấn. ATS tạo ra khả năng hiển thị lớn hơn trong suốt vòng đời của người nộp đơn, vì vậy các điểm tiếp xúc không rơi qua các vết nứt.
Nâng cao hiệu quả và giảm chi phí
Sự phụ thuộc vào các quy trình thủ công không hiệu quả, sự hợp tác kém trong nhóm tuyển dụng và thông tin sai lệch với các bên liên quan tuyển dụng chính có nghĩa là các ứng viên di chuyển chậm trong quá trình tuyển dụng. Điều này dẫn đến tỷ lệ chi phí thuê và thời gian thuê cao. ATS tạo cơ hội tự động hóa các quy trình thủ công, tăng khả năng hiển thị chu kỳ tuyển dụng cho toàn bộ nhóm tuyển dụng và tăng cơ hội giao tiếp trong suốt hành trình của ứng viên.
Duy trì tính cạnh tranh
Tính đến năm 2023, 99% các công ty trong danh sách Fortune 500 đã sử dụng ATS trong quy trình tuyển dụng. Các công ty này đã có sự công nhận thương hiệu và nguồn lực để cạnh tranh cho những tài năng hàng đầu; ATS có thể san bằng sân chơi bằng cách tạo ra quyền truy cập tốt hơn, nhanh hơn cho các ứng cử viên.
Tối ưu hóa quy trình onboarding
ATS phù hợp cũng có thể hỗ trợ giới thiệu, đảm bảo rằng các ứng viên chấp nhận việc làm có tất cả thông tin họ cần để bắt đầu tạo ra tác động ngay từ ngày đầu tiên, tăng năng suất tổng thể và duy trì.
3. Tại sao nhà tuyển dụng sử dụng Applicant Tracking System?
ATS được phát triển để hỗ trợ nhân viên quản lý nhân sự đối mặt với khối lượng công việc lớn mỗi ngày. Ngày nay, việc nộp đơn xin việc trực tuyến trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Với mỗi vị trí tuyển dụng mở ra, một công ty có thể nhanh chóng thu nhận hàng trăm, thậm chí hàng nghìn hồ sơ xin việc từ các ứng viên. Điều này trở nên đặc biệt khó khăn hơn đối với các tập đoàn lớn. Với cấu trúc tổ chức phức tạp, số lượng nhân viên cần tuyển thêm cũng tăng lên theo cấp số nhân. Việc đăng tuyển nhiều vị trí cùng một lúc khiến bộ phận nhân sự phải đối mặt với thách thức lớn để xử lý toàn bộ hồ sơ xin việc và lựa chọn ứng viên phù hợp nhất.
ATS là giải pháp giúp giải quyết vấn đề này cho các nhà tuyển dụng. Thay vì phải đối mặt với một đống hồ sơ xin việc trên giấy hoặc trong hộp thư email luôn quá tải, họ sử dụng phần mềm quản lý tuyển dụng để lưu trữ và tổ chức công việc một cách hiệu quả. Giải pháp này đặc biệt quan trọng đối với các tập đoàn lớn đang tuyển dụng cho nhiều vị trí và phòng ban cùng một lúc.
4. Những điều nhà tuyển dụng cần biết khi chọn Applicant Tracking System
Với một loạt các tùy chọn ATS có sẵn, các tổ chức phải đánh giá một số yếu tố trước khi quyết định công cụ tốt nhất để tối đa hóa đầu tư của họ
Hiểu vấn đề cần giải quyết
Với rất nhiều AT S lựa chọn, điều quan trọng là phải cô lập các điểm đau thực sự mà giải pháp nên nhắm mục tiêu. Chẳng hạn:
- Nếu tổ chức gặp khó khăn trong việc xác định và tuyển dụng nhân tài cao cấp, họ nên tìm kiếm một giải pháp ATS tạo ra các mô tả công việc động, tự động hóa các đánh giá kỹ năng trước khi phỏng vấn và sử dụng AI để tạo hồ sơ kỹ năng mạnh mẽ.
- Các tổ chức gặp khó khăn trong giao tiếp và sự tham gia của ứng viên trong suốt quá trình tuyển dụng nên xác định ATS cung cấp nhiều điểm tiếp xúc của con người hơn và điểm chuẩn tiến bộ trong suốt hành trình của ứng viên.
- ATS có thể cung cấp nhiều dịch vụ thích hợp hơn như hỗ trợ nhiều ngôn ngữ cho các tổ chức tuyển dụng trên toàn cầu.
Kết hợp đầu tư với năng lực tổ chức
Như với bất kỳ khoản đầu tư phần mềm hoặc công nghệ nào, hãy bắt đầu với sự hiểu biết rõ ràng về khả năng của tổ chức. Nhà tuyển dụng nên biết mong muốn thay đổi của doanh nghiệp và sẵn sàng áp dụng các công cụ mới. Họ cũng phải kiên quyết về những hạn chế ngân sách và có sự nhạy bén về lợi tức đầu tư dự kiến bằng đô la và thời gian.
Hiểu cơ sở hạ tầng CNTT của doanh nghiệp bạn
Tùy chọn ATS có thể khác nhau về phạm vi. Các dịch vụ toàn diện hơn, đầy đủ dịch vụ có thể khá phức tạp. Hầu hết các ATS tiên tiến không phải là giải pháp vượt trội, vì vậy điều quan trọng là phải đảm bảo rằng doanh nghiệp có thời gian và nguồn lực CNTT để dành cho một quy trình có thể mất vài tháng hoặc thậm chí nhiều năm. Việc thực hiện và tích hợp các quy trình cũng có thể vượt ra ngoài cơ sở hạ tầng CNTT hiện có. ATS có thể cần giao tiếp với phần mềm bên ngoài thường rất quan trọng đối với quá trình tuyển dụng nhưng không được bao gồm trong các hệ thống theo dõi. Điều này bao gồm những thứ như sàng lọc ứng viên trước khi làm việc và kiểm tra lý lịch. Người sử dụng lao động phải biết môi trường của họ để xác định giải pháp phù hợp.
5. Tương lai của Applicant Tracking System
Hệ thống theo dõi ứng viên là công cụ mạnh mẽ tiếp tục đổi mới để phù hợp với tốc độ thay đổi và nhu cầu trong lực lượng lao động. Các hệ thống tốt nhất đang đáp ứng thách thức này ngay bây giờ, nhưng chúng sẽ chia sẻ các tính năng chung sau trong tương lai:
Trải nghiệm người dùng phong phú
ATS sẽ tiếp tục tinh chỉnh và tối ưu hóa hành trình của ứng viên. Giao diện trực quan hơn, đơn giản hơn. Khả năng lấy thông tin tự động từ sơ yếu lý lịch và tự phục vụ để lên lịch phỏng vấn đang và sẽ tiếp tục là các tính năng khác biệt cho nhân viên tiềm năng. Các nhà tuyển dụng cũng sẽ được hưởng lợi từ trải nghiệm liền mạch hơn trong mọi thứ, từ đăng tuyển đến quản lý nhiệm vụ.
Cải thiện khả năng tận dụng các nền tảng xã hội
Mạng xã hội rất cần thiết cho quá trình tuyển dụng và ATS sẽ được tích hợp đầy đủ hơn với phương tiện truyền thông xã hội để xác định các ứng viên thụ động và chủ động hàng đầu đồng thời giúp các tổ chức xây dựng thương hiệu xã hội mạnh mẽ.
Hiệu quả được tăng cường với AI
AI rất cần thiết để tạo ra hiệu quả cao hơn. ATS kết hợp AI có thể xử lý các tập dữ liệu phức tạp, giúp xác định các kỹ năng phân biệt những người hoạt động hàng đầu trong một tổ chức. Bằng cách tách riêng các yếu tố quyết định thành công, nhà tuyển dụng và ứng viên có thể tạo ra các bài đăng công việc được nhắm mục tiêu nhiều hơn, sàng lọc và đánh giá các kỹ năng ở mức độ chi tiết hơn và giúp giải quyết các điểm yếu trong quá trình tuyển dụng. Các thuật toán của hệ thống sẽ cung cấp một bức chân dung chi tiết, sắc thái hơn về một ứng cử viên lý tưởng và tạo ra trải nghiệm cá nhân hóa, thuận tiện hơn cho người tìm việc.
Một hệ sinh thái tích hợp đầy đủ dựa trên đám mây
Tương lai của ATS sẽ nằm trong đám mây, loại bỏ nhu cầu bảo trì và quản lý tại chỗ trong khi tận dụng cơ sở hạ tầng, khả năng mở rộng và khả năng bảo mật của bên thứ ba. Các ATS hàng đầu cũng sẽ tích hợp với ngăn xếp công nghệ rộng lớn hơn, cho phép nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về cách thức mà quy trình tuyển dụng tác động đến doanh nghiệp.
Đa dạng và hòa nhập mạnh mẽ hơn
Lực lượng lao động đa dạng và văn hóa hòa nhập không chỉ củng cố một tổ chức mà còn là kỳ vọng đối với các nhà tuyển dụng và ứng viên. ATS sẽ sử dụng dữ liệu và mô hình tuyển dụng để xác định và loại bỏ sự thiên vị nội tại trong quá trình tuyển dụng, mở ra các doanh nghiệp cho một nhóm ứng viên có kỹ năng đa dạng hơn.
6. Kết luận
Hệ thống quản lý hồ sơ ứng viên (ATS) là một công cụ quan trọng giúp cải thiện quá trình tuyển dụng của doanh nghiệp. Bằng cách sử dụng ATS một cách hiệu quả, bạn có thể tiết kiệm thời gian, tăng cường tương tác với ứng viên và cải thiện hiệu suất của quá trình tuyển dụng. Hãy bắt đầu khám phá và áp dụng ATS trong doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay để đạt được sự thành công trong tuyển dụng.