Quy trình tuyển dụng

Tuyển dụng ( hay Chiêu mộ và lựa chọn - Recruitment & Selection) là một trong những tiến trình quan trọng nhất của hoạt động HR trong bất kỳ một tổ chức nào, vì với nguồn lực nhân sự được chọn, công ty có thể giữ được giá trị cốt lõi, phát triển và trường tồn hoặc cũng có thể lao đao rồi suy vong ... Người ta bảo " Con người là tài sản quý giá nhất" chính là vì thế.

Nhìn chung, tại nhiều tổ chức, tiến trình R&S được xây dựng một cách tổng thể dựa trên viễn cảnh, sứ mệnh ( của tổ chức), triết lý hay tham vọng (đối với nguồn nhân lực của tổ chức) nhằm tìm kiếm "những người phù hợp" để tham gia vào quá trình tạo giá trị cho xã hội. 

Dưới đây tôi sẽ chỉ mô tả về tiến trình tuyển dụng (về quan điểm, các lưu ý,...) chứ xin được không trình bày về các kỹ thuật ( techniques), điều này quá cơ bản để làm một HRM.

Một quy trình tuyển dụng có thể bắt đầu bằng việc xác định các mục tiêu, ràng buộc/ giới hạn (và những vấn đề có liên quan khác), cụ thể như sau:

1. Công việc  - Ứng viên và giới hạn nguồn

2.  Truyền thông chiêu mộ

3. Chiêu mộ và Lựa chọn

4. Định chuẩn và đánh giá

1. Công việc - Ứng viên và giới hạn nguồn

Việc xác định mục tiêu có ảnh hưởng rất lớn đến cả quy trình, nó định hướng đến tiêu chuẩn lựa chọn, định chuẩn và đánh giá hiệu quả sau này, nó có thể được dẫn dắt và lưu ý bởi cấp lãnh đạo (của công ty hoặc của HR). 

Nhìn lại về công việc : Việc thấu hiểu vai trò của công việc đang tuyển là động lực để bộ phận HR tuyển đúng người. Phần việc đó được mô tả cụ thể thông qua bảng mô tả công việc (Job description) (Trong xu hướng quản trị hiện nay, người ta dần chuyển sang thuật ngữ Phân tích vai trò nhằm cân nhắc tầm quan trọng của vị trí công việc trong hoạt động tạo giá trị của công ty, theo tôi đây là khái niệm đầy đủ ý nghĩa nhất về một công việc). Bảng Mô tả công việc được xây dựng tùy theo mỗi vị trí công việc của mỗi công ty ( lưu ý nó cũng là một hoạt động nghiên cứu của HR, chứ không đơn thuần chỉ là sao chép vô tội vạ JD như hiện nay).

Nhờ vào các mô tả về công việc, các mối quan hệ mà HR xác định rõ những tiêu chuẩn lựa chọn, những giới hạn nguồn ứng viên và những lưu tâm khác liên quan đến Chiêu mộ. Những tiêu chuẩn lựa chọn này được xây dựng và áp dụng một cách linh hoạt nhằm đánh giá đúng và đủ khả năng đáp ứng của ứng viên dự tuyển.

2. Truyền thông Chiêu mộ

Những phương tiện mà HR sử dụng trong tiến trình R&S cơ bản đã cho cái nhìn tổng quát nhất về công việc và ứng viên, việc tiếp theo là truyền thông ra bên ngoài ( hoặc bên trong, tùy vào mục đích tuyển). Việc cân nhắc lựa chọn các kênh truyền thông Chiêu mộ sao cho hiệu quả cũng là một Kỹ năng của HR. Chúng ta có thể lựa chọn nhiều hình thức khác nhau, tuy nhiên phải nằm trong các giới hạn về nguồn lực cho phép bởi tổ chức).

Qúa trình Truyền thông Chiêu mộ đạt được kết quả khi chúng ta nhận được đơn xin dự tuyển của ứng viên. Một vấn đề quan trọn ở đây là, những ràng buộc về phương tiện dự tuyển có thể làm mất đi tính linh hoạt và độc đáo của nhân sự, cũng như khả năng bỏ sót ứng viên tiềm năng khi quy trình quá "cứng". Hiện nay, Các doanh nghiệp thường chọn giải pháp Outsourcing       để giảm thiểu các chi phí và vấn đề phát sinh đến hoạt động này, ảnh hưởng đến việc lựa chọn nhân tài.

3. Chiêu mộ và Lựa chọn

Đây là hoạt động quan trọng nhất trong cả tiến trình. Chiêu mộ được thực hiện cùng lúc và thông qua hoạt động truyền thông chiêu mộ, tuy nhiên nó được gắn kết mật thiết với Lựa chọn, vì thế tôi sử dụng hai hoạt động này cùng với nhau.

Chúng ta tuyển nhân sự dựa vào các mục tiêu, tiêu chuẩn về học vấn, kỹ năng ... và hàng tá những công cụ HR khác, tuy nhiên, thành công của cả một tiến trình lại nằm ở con mắt nhìn người của nhà tuyển dụng. Chúng ta thường thấy, người đâu tiên bị sa thải không phải là nhân viên tồi, mà là một nhà tuyển dụng tồi.

4. Định chuẩn và đánh giá tiến trình.

Việc định chuẩn và đánh giá tiến trình là cần thiết song không hẳn tổ chức nào cũng tiến hành. Một phần nguyên nhân cũng từ sự thiếu hiểu biết về tầm quan trọng của hoạt động này.

Chúng ta sẽ định chuẩn HR như thế nào? 

Mục đích của định chuẩn HR được hiểu như là cách thức để chúng ta nhận ra những sai phạm, cũng như tính hiệu quả và hữu hiệu của tiến trình so với những tổ chức/ phòng ban khác trong việc đạt được những mục tiêu ban đầu.

Việc đánh giá tiến trình còn cho phép chúng ta đưa ra những dự đoán và kiến nghị chính xác, hợp lý và kịp thời trong việc điều chỉnh, bổ sung hay giải quyết các hậu quả của R&S.

Tùy vào quy mô mỗi tổ chức, mà kế hoạch R&S được xây dựng khác nhau nhằm đạt được những mục tiêu quan trọng trong việc bổ sung nguồn nhân lực chất lượng cho tổ chức.