Nhóm phân tán là gì và doanh nghiệp quản lý nhóm phân tán như thế nào? Phần 1

1. Nhóm phân tán là gì?

Nhóm phân tán (Distributed team) là một nhóm các cá nhân làm việc cùng nhau từ các vị trí địa lý khác nhau. Họ thường dựa vào các công cụ giao tiếp kỹ thuật số để cộng tác, chia sẻ tài nguyên và quản lý các dự án trên nhiều múi giờ, địa điểm khác nhau. Vậy tại sao hiện nay các nhóm phân tán đang gia tăng?

Nhiều người trong chúng ta hiện đã thích làm việc tại nhà và các nhà tuyển dụng đã bắt đầu lưu ý, không chỉ về tình cảm và phúc lợi tích cực của nhân viên, mà còn về năng suất. Một số công ty đang xem xét lại cấu trúc lực lượng lao động của họ và sẽ vĩnh viễn cung cấp sự linh hoạt hơn về công việc từ xa.

Sự thay đổi nhóm phân tán này không hoàn toàn mới và các nhóm này đã tăng lên trước khi dịch Covid-19 bùng phát và áp đặt lệnh phong tỏa. Forbes trích dẫn trong một bài báo vào mùa hè năm ngoái, rằng 70% nhân viên, thậm chí hồi đó, không nghĩ rằng cần phải đến văn phòng và xu hướng các công ty trở nên linh hoạt hơn đã xảy ra trong một thời gian. 

Theo McKinsey, thu hút và giữ chân nhân tài chất lượng là vấn đề hàng đầu. Các công ty quản lý để vượt qua rào cản này bằng cách thành lập các nhóm phân tán làm việc từ bất cứ đâu. Các thành viên trong nhóm đang làm việc tại nhà, quán cà phê hoặc không gian làm việc chung, nhưng họ đang làm việc ở nơi không có đồng nghiệp nào khác.

2. Khác biệt giữa nhóm phân tán và nhóm làm việc từ xa?

Sự khác biệt giữa nhóm phân tán và nhóm làm việc từ xa chủ yếu nằm ở phạm vi và tính chất hoạt động của các nhóm này. Dưới đây là sự phân tích chi tiết cùng với ví dụ cụ thể:

Nhóm làm việc từ xa

Nhóm làm việc từ xa là những nhân viên không làm việc trực tiếp tại văn phòng công ty mà làm việc từ một vị trí khác, thường là từ nhà hoặc một địa điểm linh hoạt. Tuy nhiên, các thành viên trong nhóm làm việc từ xa có thể tập trung trong cùng một khu vực địa lý hoặc quốc gia, sử dụng các công cụ trực tuyến để tương tác và thực hiện công việc.

Ví dụ: Công ty X tại Hà Nội có một nhóm làm việc từ xa gồm 5 nhân viên. Dù không đến văn phòng, họ vẫn làm việc từ nhà và có thể họp trực tuyến qua Zoom hàng tuần. Dù làm việc từ xa, họ vẫn tuân theo giờ làm việc giống nhau và thường gặp gỡ trực tiếp khi cần.

Nhóm phân tán

Nhóm phân tán là nhóm nhân viên làm việc từ nhiều địa điểm khác nhau, thường là ở nhiều khu vực địa lý hoặc thậm chí nhiều quốc gia khác nhau. Họ không chỉ làm việc từ xa mà còn phải làm việc ở những múi giờ khác nhau, văn hóa và ngôn ngữ khác biệt, đòi hỏi các chiến lược quản lý, phối hợp và giao tiếp phức tạp hơn.

Ví dụ: Công ty Y có trụ sở chính tại Việt Nam, nhưng đội ngũ phát triển phần mềm của họ lại phân tán tại nhiều nơi như Ấn Độ, Mỹ, và Anh. Mỗi thành viên trong nhóm phải làm việc theo múi giờ khác nhau và giao tiếp qua các công cụ như Slack, Trello và Google Meet. Các buổi họp của nhóm phải sắp xếp vào khung giờ phù hợp với nhiều múi giờ khác nhau để mọi người có thể tham gia.

3. Tại sao các doanh nghiệp áp dụng mô hình này?

Với sự thay đổi hàng loạt trong kỳ vọng của nhân viên và nhu cầu lớn hơn về sự linh hoạt tại nơi làm việc, cho dù điều này là do tiết kiệm tiền, có thể đi du lịch và làm việc từ bất cứ đâu, hoặc dành nhiều thời gian hơn cho gia đình; Thực sự đã có một sự thay đổi trong nhu cầu và mong muốn của nhân viên trong thập kỷ qua. Nhân viên hiện đang yêu cầu chuyển sang nơi làm việc kỹ thuật số.

76% millennials đặt sự linh hoạt lên trên mức lương của họ và thậm chí sẽ cắt giảm lương để có được sự linh hoạt hơn, và với một người trung bình hiện đang dành 90.000 giờ làm việc trong suốt cuộc đời của họ, không có gì ngạc nhiên khi có một sự thay đổi trong suy nghĩ! Điều này có nghĩa là các công ty đã thích nghi để trở nên lấy nhân viên làm trung tâm và linh hoạt hơn. Với việc nhân tài khó thu hút và giữ chân hơn, làm việc từ xa trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết và sự nhanh nhẹn (đặc biệt là bây giờ) hiện là chìa khóa thành công, không có gì ngạc nhiên khi lực lượng lao động phân tán đang gia tăng!

>> Xem tiếp phần 2 tại đây