Phân loại cả ngàn hồ sơ ứng viên qua email bằng Google Forms
Thách thức trong nhận hồ sơ ứng tuyển qua email.
Trong lần gặp gỡ một chị trưởng phòng nhân sự của một công ty bất động sản cách đây 3 tháng trước, được biết trong giữa tháng 11 công ty chị chạy một chương trình tuyển dụng nhân viên kinh doanh khá quy mô với hơn 3,000 ứng viên tham dự. Mặc dù đã truyền thông trên các kênh website, băng rôn và báo tuy nhiên cách ứng tuyển chính vẫn là truyền thống qua việc email apply đến địa chỉ: [tuyendung@company.com]
Trong khi đó bộ phận nhân sự hiện nay chỉ có hơn 4 người, do đó việc xử lý trên cả ngàn hồ sơ là việc khá khó khăn cho những nhu cầu cơ bản như:
- Thống kê nguồn hồ sơ ứng tuyển từ kênh nào?
- Làm sao để hạn chế việc thao tác mở mail và trả lời email?
- Làm sao để screening lọc hồ sơ từ email hiệu quả hơn?
- Làm cách nào để các trưởng bộ phận cá chi nhánh sàn bất động sản cùng tham gia vào việc lựa chọn ứng viên phù hợp?
Chỉ với những nhu cầu này, nếu chúng ta thao tác hoàn toàn thủ công bằng cách mở email ra xem, tải hồ sơ về và screening bằng mắt thì quả là một lượng công việc lớn. Vậy làm thế nào để tối ưu việc này mà không cần bất cứ phần mềm gì? do thời gian sự kiện đã cận kề, việc đưa ra giải pháp hỗ trợ xử lý một cách nhanh nhất là quan trọng.
Giải pháp giải quyết vấn đề.
Sau khi lắng nghe chị trưởng phòng nhân sự, thì mình đề xuất dùng Google Forms để làm việc này cho kịp chương trình sự kiện sắp tới.
Việc ứng dụng Google Forms được apply như sau:
1. Tạo một Google Form bao gồm những câu hỏi cơ bản để giúp cho bộ phận nhân sự có thể lọc hồ sơ một cách hiệu quả, các câu hỏi này do chính nhân sự thảo luận với bộ phân liên quan đưa ra, mình cũng đề xuất các câu hỏi bao gồm:
Hãy nhập vào email bạn dùng để ứng tuyển cho vị trí nhân viên kinh doanh
- Bạn biết đến thông tin tuyển dụng của công ty từ nguồn nào? (Website công ty, Ngày hội tuyển dụng, Quảng cáo trên báo, Băng rôn ngoài trời, Website abc.., Khác (Nhập vào nội dung nếu nguồn là Khác)
- Bạn có bao nhiêu năm kinh nghiệm trong ngành bất động sản (Chưa có kinh nghiệm, Từ 1-2 năm, Từ 3-5 năm, Trên 5 năm)
- Chi nhánh bạn muốn làm việc tại công ty? (Quận 7, Quận 9, Quận Gò Vấp...)
- Nếu trúng tuyển, thời gian nào bạn có thể bắt đầu công việc (Trong vòng 7 ngày, trong 30 ngày, trong 45 ngày)
- Ngày tháng năm sinh của bạn?
- ... những câu hỏi khác tuỳ nhu cầu tuyển dụng.
Sau khi tạo Google Forms, bạn sẽ có một địa chỉ để gởi cho ứng viên link này, và ứng viên sẽ trả lời để bạn có những thông tin về ứng viên, và bộ phận tuyển dụng sẽ có nguồn thông tin để phân loại
2. Cấu hình hộp mail [tuyendung@company.com] trả lời tự động khi có ứng viên ứng tuyển, trong nội dung có link đến địa chỉ Google Forms để ứng viên trả lời các câu hỏi mở rộng.
Hiệu quả mang lại.
Chỉ việc thực hiện mất hơn 30 phút tạo Google Forms, cấu hình hộp mail trả lời tự động và không tốn bất kỳ chi phí nào, việc xử lý hơn cả ngàn hồ sơ giờ đây thật sự nhẹ nhàng.
- Ứng viên sau khi ứng tuyển cảm thấy rất hài lòng nhận được ngay lập tức email phản hồi hồ sơ của mình đã được nhận và sẵn lòng để trả lời theo form mẫu.
- Sau khi điền form mẫu, ứng viên cũng cảm thấy hài lòng khi nhận được thông tin cảm ơn đã trả lời và nhận được thông tin sớm nhất từ bộ phận nhân sự.
- Bộ phân tuyển dụng bây giờ không phải mở từng email, và xem từng hồ sơ. Giờ đây chỉ việc mở bảng excel kết quả của Google Forms và tìm kiếm theo một số tiêu chí là có ngay những ứng viên phù hợp, Từ đó mở email ra và tìm kiếm ứng viên theo email ứng tuyển là thấy ngay hồ sơ mình cần
- Dựa vào kết quả trả lời excel, nhà tuyển dụng cũng biết rõ ngay là ứng viên apply qua nguồn nào, từ đó có những đánh giá hiệu quả của marketing.
- Tiết kiệm thời gian & công sức cho bộ phận tuyển dụng, giúp mọi người có thời gian tập trung chuyên môn hơn, giảm thiểu những việc thủ công nhàm chán.
Trong qua trình thực hiện, các bạn cần sự hỗ trợ hoặc tư vấn gì thêm thì vui lòng liên lạc mình nhé!
Chúc các bạn năm mới nhiều sức khoẻ, bình an và hạnh phúc.
Regards,
Nguyễn Ngọc Tuấn