Phản ứng với thông tin tiêu cực trên báo chí như thế nào?

Thông tin tiêu cực có thể xuất phát từ những vấn đề đã tồn tại từ lâu hoặc có thể bất chợt nảy sinh khiến bạn hoặc công ty đứng trước những lời chỉ trích của công chúng. Cách bạn xử lý những thông tin này thế nào sẽ tạo ra sự khác biệt lớn: Hoặc thông tin xấu có thể được kiểm soát, hoặc nó sẽ bị thổi bùng thành một vấn đề nghiêm trọng hơn.

Dưới đây là những hướng dẫn có thể giúp bạn trong quá trình xử lý thông tin tiêu cực:

1. Hãy trả lời và đừng che giấu

Trong nhiều trường hợp, việc không phản ứng hoặc phản ứng chậm chạp với thông tin xấu sẽ tạo nên một khoảng trống về thông tin. Đối với công chúng và báo chí, điều đó có thể được xem như một lời xác nhận đối những thông tin xấu này. Điều bạn cần làm trong trường hợp này là có những phản ứng thích hợp càng sớm càng tốt. Như vậy bạn sẽ có nhiều cơ hội để kiểm soát được tình hình. Tuy nhiên, việc phản ứng nhanh chóng đối với các thông tin xấu thường là một quyết định khó, nhất là trong những tình huống phức tạp mà các dữ kiện và thông tin không rõ ràng. Bạn cần bác bỏ thông tin sai lệch và cam kết cung cấp thông tin cập nhật trong thời gian sớm nhất.

2. Thận trọng trước tin đồn vô căn cứ

Trong trường hợp tin xấu là tin đồn vô căn cứ, bạn cũng nên cân nhắc việc trả lời vì những phát ngôn chính thức đối với các tin đồn kiểu này có nguy cơ thu hút sự quan tâm của công chúng. Vô hình chung, những trả lời của bạn có thể khiến tin đồn được trở thành tâm điểm của truyền thông và được “chính thức hóa”.

3. Hãy để những người ủng hộ bạn lên tiếng

Nếu bạn có những khách hàng tin tưởng và có ảnh hưởng, hãy nhờ đến sự giúp đỡ của họ. Bản chất của danh tiếng là những điều người khác cảm nhận hoặc nói về bạn. Vì vậy bên thứ ba, ngay cả những người không tuyệt đối khách quan, cũngchính là những đồng minh của bạn.

4. Không phản ứng thái quá

Khi bạn nhận được tin xấu, điều tự nhiên là bạn sẽ cảm thấy khó chịu và đôi khi sử dụng cả những ngôn từ mạnh để phản đối, nhất là khi những thông tin được đăng tải mang tính cá nhân. Ví dụ: khi có người nói công ty bạn làm chủ buôn lậu, có thể bạn sẽ phản ứng bằng cách đăng thông tin trên website công ty mình nói rằng điều đó là “vu khống” và “dối trá.” Có lẽ đây không phải là cách xử lý hay vì nó có thể làm cho các khách hàng quan tâm nhiều hơn và tò mò đặt câu hỏi. Nếu bạn không thể trả lời một cách khách quan (điều này thường khó làm vì đó là công ty của bạn) thì bạn có thể tìm kiếm những lời khuyên và sự hỗ trợ từ bên ngoài.

5. Yêu cầu thời gian

Hầu hết các cơ quan truyền thông sẽ cho bạn cơ hội để tìm kiếm thông tin làm rõ vẫn đề họ quan tâm. Khi bạn thấy câu chuyện có những chi tiết chưa rõ ràng, hãy bình tĩnh yêu cầu có thêm thời gian để thu thập thêm thông tin trả lời. Bạn không nên có thái độ đe dọa hoặc thách đố vì cách làm đó sẽ không giải quyết được vấn đề.

6. Sử dụng các sự kiện và con số khách quan

Một câu trả lời thuyết phục thường phải có các con số, dữ kiện hoặc trích dẫn cụ thể. Nếu có thể, bạn hãy dùng những thông tin hoặc các trích dẫn bên thứ ba. Những đánh giá về công ty, ý kiến chuyên môn hoặc thông tin từ bên thứ ba có thể hữu ích trong việc làm rõ trường hợp của bạn.

7. Nếu bạn có lỗi, hãy xin lỗi

Nếu công ty của bạn đã làm sai, hãy thừa nhận điều đó và đưa ra một lời xin lỗi chân thành. Không nên trả lời chung chung hoặc lảng tránh tránh trách nhiệm bằng những phát ngôn như: “Chúng tôi xin lỗi nếu có ai bị xúc phạm.” Hãy chịu trách nhiệm và thực hiện các bước cần thiết để sửa chữa sai sót.

8. Tìm kiếm các cơ hội

Những thông tin xấu hoặc chỉ trích công khai chưa hẳn đã là điều tồi tệ. Bạn hãy nghĩ xem liệu đây có thể là một cơ hội để khắc phục một vấn đề hoặc cải thiện tình hình theo chiều hướng tốt đẹp hơn. Nếu thấy phù hợp, bạn hãy cảm ơn những lời phê bình và tận dụng điều đó để mời họ tham gia giúp đỡ công ty.

Còn bạn, nếu hôm nay trên báo xuất hiện một bài viết tiêu cực về bạn hoặc công ty của bạn, bạn sẽ phản ứng như thế nào?

(Bài gốc đăng trên www.khuatquanghung.com)