Tell Your Story of Time Management

Time Management is the one thing business leaders either are afraid or just don't have the time to talk about. In my last 20-years as an independent business owner, I can only speak about my own business experience. The real fact is that time management is truly the most important aspect of every business. We all begin our day as the same person. We are all equal as we all have 24-hours in every given day. Now, this is the beginning of the process that will start separating each and every one of us so then we become unequal. We all have the same goal, and that is by the end of the day we all want to be at the top or as close to the top as possible. In order to get to the top, you must have a good time management scheme. In order to close out the day at the top, you must work/practice your time management scheme.
My time management scheme goes something like this. I am now 50-years old and I've been a business owner for 40% of my life. The most important thing to realize is that just like with any other aspect of operating a business, accounting, public relations, employment, customer service etc. your time management scheme must be revised because it is meant to be used as a guide, but when all those unexpected things begin to happen (almost on a daily basis) you must be alert and act quickly!
I am always delighted to learn new things every day. It is a BIG part of my time management scheme. It allows me to focus on my mistakes/failures as well as my accomplishments/successes. It is here where I can determine where I need to revise my scheme. Every business is the same. We all sell products or services or we sell both. Every business has 2 gauges. The first will measure your sales throughout the day. The second will measure your actual scheme performance throughout the day. Both gauges are exactly the same but they work exactly the opposite of each other. The first is the sales gauge and between 0-100 my goal is to keep the red marker at 100% or as close to the top as possible. I must do this while keeping a close watch on the second gauge which is the time management gauge and between 0-100 I must keep this red marker down at 0% or as close to the bottom as possible. This second gauge is the more important of the two, and it's like the heartbeat of the business. Its only function is to measure wasted time! For the average business both gauges will hopefully look like an average day at the office, with both gauges at about 50/50%. Average, not good and not bad. For me however this is totally unacceptable and the gauges must read 90/10% or better, keeping in mind 90% represents the actual success of all sales opportunities and 10% represents the wasted time, and as a result a lost of 10% in sales volume. When I revise my scheme every day, I find that the more I communicate with employees/staff members, suppliers, vendors and customers etc. it become much more easier for me to keep a successful time management scheme. For me social networking plays a big part in my daily communications and operations.
I love to meet NEW people every day. I want to be good friends with anyone and everyone. I am not trying to sell anything and I like to talk and listen. You may not need my products or services but you might have a friend who may need my products. This is fabulous! I meet a new good friend and I receive a referral. You may be able to teach me something new if I listen very carefully my new friend, as I've been listening very carefully for the last 20-years. I've been using my time management method for 40% of my whole life and it has never failed me one single time.

I don't think everybody answers this question just to get the watch, Nghia Nuyen Duy. They are sharing their methods and trying to help introducing different ways to manage time to each other. I highly appreciate that! That's the way people relax after long working hours too (by sharing on social network websites). By answering, they are helping each other. Don't you have time for others because you're way too busy with trying to earn for buying this watch?

Time management = plan management

Quản lý thời gian là cả một nghệ thuật. Trong đó nó đòi hỏi một số những kĩ năng và điều kiện thích hợp để giúp con người tạo được thói quen quản lý thời gian trong “công việc” và “cuộc sống”.
Chúng ta ý thức được rằng chúng ta có một lượng thời gian giới hạn để sống vì thế chúng ta phải quản lý thời gian để từng phút chúng ta cảm nhận cuộc sống của chúng ta có chất lượng và ý nghĩa.
Với tôi, quản lý thời gian để các bạn có cảm giác vừa làm việc tạo ra sản phẩm cho cuộc sống, vừa có được hạnh phúc hàng ngày và nhìn thấy được ý nghĩa sống của chính mình là điều tiên quyết. Chính vì điều đó mỗi người trong chúng ta cần xây dựng những kĩ năng cụ thể để quản lý thời gian một cách hiệu quả. Tôi xin chia sẻ những kiến thức cụ thể hóa câu hỏi bằng việc quản lý thời gian hàng ngày của tôi, bao gồm quản lý thời gian làm việc và quản lý thời gian cho những nhu cầu hàng ngày (ăn uống, thư giãn và ngủ) như sau:
1. Lập kế hoạch làm việc hàng ngày (hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm nếu có thể); xác định trật tự ưu tiên cho danh sách công việc theo yếu tố quan trọng và cần thiết; kế hoạch thời gian cho từng công việc, thời hạn hoàn thành (deadline).
2. Đối với công việc “dài hơi”, thực hiện công việc theo quy trình dây chuyền, nghĩa là kế hoạch công việc theo phần, và hoàn thành từng phần hàng ngày. Sau đó quy hoạch hoàn thành công việc nào theo tuần, theo tháng… Bởi vì bên cạnh công việc “dài hơi” chúng ta phải thực hiện các công việc trong ngày và thường xuyên, những công việc “at hand”.
3. Thực hiện các công việc trong kế hoạch một cách hiệu quả và nhanh nhất nhưng phải duy trì được khả năng làm việc cân bằng. Để có được sự tập trung cao độ và sức dẻo dai chúng ta cần có sức khỏe. Vấn đề là phải lập kế hoạch song song cho những nhu cầu cá nhân khác:
- Thời gian ngủ 6-8 giờ/ngày.
- Thời gian ăn sáng, trưa, tối, nghỉ giữa buổi hợp lý.
- Tập thể dục rèn luyện sức khỏe (hàng ngày, hàng tuần).
4. Quyết định làm những công việc hợp lý hàng ngày, nghĩa là những công việc quan trọng cần độ chính xác và nhanh chóng chúng ta nên thực hiện lúc đầu óc minh mẫn nhất (buổi sáng lúc 8-10 giờ và buổi chiều vào lúc 3-5 giờ, thời gian này có thể khác nhau tùy vào đồng hồ sinh học của từng cá nhân cụ thể). Chọn thời gian nghỉ giữa giờ làm việc từ 5-10 phút và phải thực hiện nghiêm khắc vì thời gian này giúp bạn “làm sach” lại đầu óc, hội phục tư duy và khả năng tập trung. Luyện khả năng kết hợp tư duy, sáng tạo và đưa ra quyết định hoặc hướng đi mới cho công việc sau thời gian nghỉ giải lao.
5. Sử dụng các công cụ hỗ trợ để thực hiện công việc nhanh chóng và chính xác. Ví dụ: Máy tính với những phần mềm hỗ trợ, và những công nghệ khác… Bên cạnh sự hỗ trợ của người khác như đồng nghiệp làm việc theo cặp, làm việc nhóm.
6. Tạo hứng thú làm việc bằng phương pháp thực hiện chính xác và hoàn thành kế hoạch quản lý thời gian đề ra hàng ngày. Mỗi thành công nhỏ sẽ tạo hứng thú và xây dựng niềm tin hoàn thành tốt công việc lớn hơn, niềm tin đạt được mục tiêu và từ đó ta sẽ cảm nhận được thành công.

Với 6 kĩ năng ở trên đã giúp tôi hoàn thành tốt công việc của một người quản lý 8h/ngày và một giáo viên part time 3h/ngày. Như vậy tôi có thể làm việc 11h/ ngày mà vẫn cảm thấy bình thường.
Tuy nhiên các bạn nên nhớ có sự khác biệt cơ bản giữa bạn và mọi người vì lẽ đó chính các bạn sẽ cảm nhận được những kĩ năng quản lý thời gian quan trọng nào cần thiết cho chính bạn.
Nói cho cùng, quản lý thời gian cũng chỉ để giúp bạn cảm thấy hài lòng với công việc và cuộc sống, xua tan những áp lực, căng thẳng do cảm giác đè nặng của một khối lượng công việc mà bạn không quản lý được. Khi bạn thấy được cảm giác hứng thú, hạnh phúc làm việc hàng ngày nghĩa là bạn đang quản lý tốt cuộc sống của mình rồi.
Chân thành cảm ơn câu hỏi và sự chia sẻ của các bạn.

I repest the time of working, only work 8 hours a day, the remaining time is for family. So, every day at 5 p.m., I save about 15' to do the following tasks:
1/ checking the works I do in a day
2/ list all the works have to do in tomorrow, after listing give the number priority
3/ list all the works have to do for faminly
These tasks should be written in the books, it help you remembers every thing you done and easy to make weekly, monthly report.