Tell Your Story of Time Management

Really like this question, I would like to tell a story about “bottle and the rocks” that I have just done myself in my recently training course.
Read and do it yourself as my story for a better effective and you will find How and Why Planning is the key to Time Management.
Start with a bottle with the big mount or a bucket, some big rocks enough to fill it, some small stones, some sand and water.
1. Go ahead to put the big rocks in the bottle - is it full?
2. Secondly put the small stones in around the big rocks - is it full?
3. Put the sand in and give it a shake - is it full?
4. Put the water in. Now it's really full.
The point is: unless you put the big rocks in first, you won't get them in at all.
The entire story show you that: Thing need to do can be spread in to 4 kinds: Big rocks, stones, sand or water. In a day, if you are not plan time-slots for your big issues before anything else, your day will be filled up with all the inevitable sand and water issues. For sure with that happen, you will not have time fit the big issues in.
In a day we need to have a list on paper or mind, and you need to decided what is the hardest, biggest issue and go for it first. Don’t be afraid, it’s worth to do it.
Use you imagination that every morning you wake up, you need to eat a frog, if you keep look at that frog and not doing anything, the frog will more and more terrible… you know the result.
Please note that: big issue doesn’t necessarily have to relate to work – it could be a holiday or a day with your family, children or friends…
Have a nice weekend for all anphaber :)

I have no time for exercise, no time to go for the language class, no time for the old friend catch up. Sounds familiar?

Tell me if you are a dollar billionaire who has a hundred companies to run or the US president who has to run the wealthiest nation. And even if you are, you can still make time for ALL the “must” activities. When you must, you will. It boils down to time management.

Here are a few simple points that EVERYONE can start with.
1. Make Lists: Write as much down as you can. If you don’t carry a planner or notebook already, start. 80/20 rules. Make a list of 10 things that you need to do. Top 20% of activities accounts for 80% of your results. You have to ask yourself, “what are one or two things that are more important than everything else.”
Focus on the 2 most important things.

2. Make Use of Down Time: Using walking, driving, showering, or otherwise “dead” times to plan. Think about what your goals are for that day or the next. Which goals are most important? Prioritization is the key. I did this when I first studying English. Worked amazing =)

3. Reward Yourself: Whenever you accomplish something, especially the important things, make sure to take the time to reward yourself. That will help your motivation stay strong.

4. Concentrate on One Thing: The human mind works more efficiently when it is focused. As we’ve seen before multitasking is actually a disadvantage to productivity. Focus on one thing and get it done. This relates to trick no1. Ability to prioritize.

5. Avoid Procrastination at All Costs: When trying to be more productive and trying to save time, procrastination should be avoided like nothing else. It is the ultimate productivity-killer.
A little trick here is to eliminate your turning back. You will make it somehow when there is no turning back. Wanna lose weight? Donate all of your clothes away, so you either shrink or go naked.

6. Set Personal Deadlines: Nobody likes deadlines. They cause stress, aggravation, worry, and, more stress. A guaranteed way to alleviate some of this stress is to set your own earlier deadlines. Be realistic but demanding of yourself. Not only will this save you time and make you more productive in the long run, but you will also have a buffer time with little to no penalties compared to those received for missing a real deadline.
Yes. I know many people do this and abuse the personal deadlines, so be sure to make your own penalties for missing your personal deadlines.

7. Delegate Responsibilities: It is not uncommon for people to take on more than they can handle. The overestimation of one’s abilities, though not necessarily a bad thing, can often result in stress and more work for an individual. To avoid this unnecessary stress, do not feel bad about delegating tasks. It is a skill.

8. Set up a Long Term Planner: In the everyday drab of life, we can often lose sight of our goals. So have a clear goal, vision in life. Make long term plan so you have all the reasons to wake up in the morning feeling energetic. Setting up a long term planner will help you envision your long term goals and rationalize your current objectives. Whenever you find yourself thinking “Why am I putting myself through this work right now? I could be home watching Lost.”
The trick here is to revise this long term planner monthly to keep goals up-to-date. This is where people fail.

9. Work in a Team: Make sure the team goals are clear and make sure everyone knows who is responsible for given tasks. Make sure all lines of communication are always open. A clogged or blocked line will have the opposite effect on productivity. Give tasks to those who are best suited for them and things will get done A LOT FASTER and BETTER.
Tips. Managers are supposed to be good at this. If you know someone who happen to be one, learn from them.

10. Be Careful to Avoid Burnout: Don’t try to force yourself to do the impossible. Delegate time for important tasks, but always be sure to leave time for relaxation and reflection. Review and reflection is one of the best ways to gain confidence and higher confidence means more productivity. Work life balance. Again, everyone knows, few do. Do not bury yourself into works. It is NOT EFFICIENT. Try working smart. Enjoy life. If you are not happy, what else is there?

Hope it helps
Cheers.

Mình đang tham gia một khóa học thạc sĩ luật của nước ngoài, lịch học khá căng thẳng, nhất là những khi giáo sư nước ngoài sang giảng, việc tự nghiên cứu thì có lẽ trong mọi ngành, không ngành nào nhiều như luật. Mình cũng là mẹ của một bé 8 tháng tuổi, cháu đang mọc răng, sốt và quấy. Ngoài ra, mình tham gia quản lý một trung tâm ngoại ngữ cùng người bạn, và kiêm tổng biên tập cho tờ nội san 20 trang, cũng là tờ báo song ngữ Anh – Việt được nhiều bạn trẻ yêu thích. Đôi khi mình ước một ngày có nhiều hơn 24 giờ, để giành cho bản thân chút thời gian riêng.
Hàng ngày, mình dậy từ 5h thì mới kịp chăm sóc cho bé, chuẩn bị một bữa sáng “nặng ký” cho cả nhà và nhiều việc nội trợ khác, vì thích sự riêng tư nên gia đình không thuê người giúp việc. Và 10h mình đã phải lên giường đi ngủ để có thể thức dậy đúng giờ vào sáng hôm sau, với các công việc tiếp nối.
Quả thực, tìm chút thời gian riêng cho mình là rất khó, tuy nhiên quỹ thời gian eo hẹp lại khiến công việc của mình chặt chẽ, chất lượng hơn rất nhiều.
Không giống như các bạn khác, mình không chia “loại công việc” và chia giờ để cân bằng các loại hình đó mà thường chia theo sự ưu tiên. Ví dụ em bé phải được ưu tiên hàng đầu, bất kể cần thời gian bao lâu, sau đó là công việc cơ quan, rồi việc học. Sự ưu tiên này khiến mình không bị rối loạn khi nhiều việc đang mở cùng lúc và chờ đợi. Và quan trọng nhất là khiến mình không phải cảm thấy hối tiếc, ví dụ như, tiếc vì đã không đưa con đi chơi ngày lễ vì bận công việc, tiếc vì đã chưa giành đủ tâm huyết tư duy để hoàn thành dự án nội san xuân đẹp và chất lượng như mình muốn …
Thứ hai, mình thường có sự chuẩn bị trước khi làm việc. Ví dụ, khối lượng bài tập khổng lồ sẽ rút xuống còn ½ nếu biết làm việc cùng cộng sự, và rút xuống 1/5 nếu thành viên nhóm tăng lên con số 5. Nửa giờ truy nhập các nguồn tài liệu trước khi họp sẽ giúp định hướng công việc suôn sẻ chỉ trong một nửa thời gian so với không có sự chuẩn bị gì.
Thứ ba, làm việc có nguyên tắc. Có thể một hôm nào đó, gia đình có party, sáng hôm sau, thật khó để thức dậy đúng giờ. Nhưng mình đảm bảo, chỉ một hôm xáo trộn giờ giấc sinh hoạt, những ngày tiếp nối sẽ bị sụp theo như hiệu ứng dominoes, điều này càng rõ trong công việc chung tại một văn phòng nhiều đầu việc hành chính. Vì thế, mình luôn cố gắng đúng giờ và đúng giờ trong mọi ngày, với mọi việc để mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch theo nguyên tắc just-in-time.
Thứ tư, tìm kiếm sự ủng hộ từ cộng sự và người thân. Mình thấy yếu tố này mới là quan trọng nhất. Cộng sự và người thân phải hiểu và chia sẻ cùng giá trị thì việc mình làm mới đạt tới ngưỡng thành công thực sự, và bản thân việc quản lý thời gian của mình mới không trở thành gánh nặng cho họ hoặc cho bản thân mình.
Thực sự là việc thiếu thời gian luôn là nguyên nhân lớn nhất khiến mình bị stress, nhưng từ khi quen với áp lực, mình lại cảm thấy cuộc sống thật nhạt khi không có áp lực. Mình hy vọng thời gian căng thẳng này trong cuộc sống của mình sớm qua, nhưng mình cũng không thất vọng nếu phải đối mặt với khó khăn lâu hơn nữa.
Thử thách là để biết mình đã đủ tốt hay chưa. Và mình nghĩ ai trong chúng ta cũng vậy, chưa đến ngưỡng thì chưa biết rằng mình có thể làm được hay không. Vì thế, quản lý thời gian, một cách sâu xa, chính là quản lý ý chí của chính mình.

Thật công bằng cho mỗi người chỉ có 24 giờ để sống và làm việc, nhưng mỗi người sử dụng và quản lý thời gian khác nhau. Khoa cũng chia sẻ câu chuyện nhỏ về bản thân của mình.
Có 2 người bạn lâu năm không gặp, tình cờ họ gặp nhau.

Anh M mới tâm sự với anh K rằng: " Mình làm việc 15 giờ /1 ngày, nhưng sao mình lại không có đủ thời gian để hoàn thành công việc hay một mục tiêu của mình đề ra, ước chi mình có thêm thật nhiều thời gian".

Anh K mới hỏi: " công ty giao cho bạn quá nhiều việc ? Hay bạn làm nhiều công ty một lúc? "

Anh M mới trả lời: " ồ không, tôi chỉ làm có một công ty thôi và công ty cũng giao cho tôi công việc và thời gian hoàn thành như những nhân viên khác; MÌnh làm việc rất chăm chỉ và làm nhiều hơn những đồng nghiệp khác, vì vậy mình không có thời gian rảnh rỗi cho gia đình và bạn bè; Vậy mà mình vẫn không đủ thời gian hoàn thành công việc. Trong khi đó mấy người bạn đồng nghiệp của mình giỏi thiệt, không những họ hoàn thành sớm công việc mà còn có thời gian rảnh rổi đi chụp ảnh và đi du lịch, thế mới lạ chứ; chắc mình phải đổi công việc quá!"

Anh K trả lời:" MÌnh thấy bạn lúc nào cũng vùi đầu vào công việc, vì vậy cả năm trời bọn mình mới có thời gian uống café. Theo mình nghĩ sự khác biệt giữa bạn và các đồng nghiệp của bạn là cách sắp xếp và quản lý thời gian hiệu quả. Có thể bạn làm việc quá nhiều vì bạn thấy việc nào cũng cần làm, nên không có thời gian nghỉ ngơi, lúc đó bạn trở nên mệt mỏi, thành ra hiệu quả công việc không cao”

Bạn xem bạn là ai trong câu chuyện sau: " Có 2 người tiều phu, một già một trẻ, lên rừng đốn củi. Ngày đầu tiên, anh tiều phu trẻ thấy gánh củi của mình không bằng gánh củi của bác tiều phu già; anh tự nhủ "Mình khoẻ hơn, làm việc nhiều hơn, sao lại chặt ít củi hơn?/?//? Anh quyết định sáng mai dậy thật sớm và về thật muộn hơn để đốn nhiều củi hơn bác tiều phu già", nhưng đến chiều ngày thứ 2, anh vẫn thấy gánh củi của mình nhẹ hơn bác tìều phu già. Anh quyết định sáng mai dạy sớm hơn nữa, nhưng kết quả vẫn không có gì thay đổi. Anh buồn rấu và hỏi bác tiều phu già: " con khoẻ hơn, dậy sớm về muộn hơn bác, làm việc nhiều hơn, sao gánh củi của con vẫn không bằng bác??? Bác tiều phu già mới trả lời: “ Cái gì ta cũng thua con, chỉ có điều sau mỗi ngày làm việc, ta luôn mài lưỡi rìu cho thật sắc. Còn con, con làm việc quá nhiều, và khi con trở về nhà, con không còn thời gian để mài rìu, lưỡi rìu của con đã quá cùn.”

Đây là câu chuyện Khoa rất thích và đã áp dụng trong công việc và cuộc sống của Khoa. Ngoài thời gian làm việc (Khoa lam công ty một lúc và trông coi một Nutrition club), Khoa vẫn còn thời gian dành cho gia đình, học tập và làm những điều mình ưa thích. Thời gian relax đó chính là thời gian để nghỉ ngơi và mài rìu. Về quản lý thời gian ( Khoa làm việc như là sales manager ở Fubon Life Insurance) thì Khoa làm việc gì quan trọng nhưng không gấp trước (ví dụ tham gia các buổi training tại công ty…), sau đó việc vừa gấp vừa quan trọng (như bán hàng và tuyển dụng…), kế tiếp việc gấp nhưng không quan trọng (dự trữ nguồn khách hàng tiềm năng…) và cuối cùng mới làm những việc không gấp không quan trọng ( như ngồi nói chuyện với bạn bè, đi chụp ảnh…).

Tóm lại,
Để hoàn thành công việc của mình, Khoa xác lập mục tiêu với công cụ hỗ trợ SMART ( Specific, Measurable, Achievable, Realistic and Time bound), sau đó sử dụng nhật ký hoạt động để liệt kê những công việc phải làm và theo dõi tiến trình hoạt động làm việc của Khoa mỗi ngày với phương châm “ tập trung hết sức vào công việc và nỗ lực hoàn thành nó sớm nhất”

Frankly time management has always been my greatest professional weakness. When in public service as a police officer, it is wasn't even a consideration. Depending on your duty the day could last forever, or alternatively everything you did was time critical, literally every moment. In the commercial field I simply transfered my working habits, as they had become. I consider almost everything I do to be important and of value, so I would simply get my head down and continue on, into the night and for however many days or weeks the project took to complete to my own and others satisfaction. I suddenly realised when attending a meeting that I had not even given the topics discussed the slightest of thought. Rather than embarrass myself by waffling on, without a considered contribution, I remained unusually silent throughout, and left the meeting with an absolute understanding of the whole concept of Time Management. My tasks and contributions to the company were not always as important to the overall operation as I had once thought. I loved my work and the challenges it presented and to provide value to myself I gave everything I did 150% effort, but to the detriment of other tasks that were in fact more critical to the company as a whole. After that, it really is quite easy. I devised a very simple ratings system 1 - 10. The lowest number being the least critical task to the companies performance. None of the tasks had no value, I really wouldn't want to waste my time but I had to assess each tasks value against much more than what I thought important and consider the needs of the company and others in it. Draw up your list and make your ratings, allowing as many operational factors as possible, without being never ending. The tasks that have the highest rating should be attended to with absolute diligence until completed ands particularly if there is a 'time frame' for completion, a meeting date for example. The company is better served, I will never attend another meeting poorly prepared and ultimately better organized all round. I do still work 'overtime' at home but know now that these tasks are those that I experiment with and simply prefer to use the Mac than the Pc in the office.