Thời Gian Thử Việc Là Gì? Hiểu Rõ Về Tầm Quan Trọng và Quá Trình Thực Hiện

Thuê một nhân viên mới là một khoản đầu tư đáng kể, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bạn không chỉ phải đảm bảo rằng đã tìm được ứng viên phù hợp với các kỹ năng cần thiết cho công việc, mà ứng viên còn phải phù hợp hoàn toàn với đội ngũ của bạn. Đó là lý do tại sao giai đoạn thử việc rất quan trọng. 

Trong bài viết này, chúng tôi đề cập đến mọi thứ bạn cần biết về giai đoạn thử việc, bao gồm: 

• Giai đoạn thử việc là gì và tại sao bạn nên sử dụng giai đoạn thử việc? 

• Điều gì xảy ra trong suốt giai đoạn thử việc? 

• Có thể gia hạn thêm thời gian thử việc không? 

• Làm thế nào để đảm bảo một giai đoạn thử việc thành công? 

Bằng cách hiểu được giá trị và quy trình của giai đoạn thử việc, bạn có thể sử dụng thời gian này một cách hiệu quả và đưa ra các quyết định thông minh về thành viên mới của đội ngũ mình trong khi tạo ra trải nghiệm hòa nhập tích cực. 

Giai đoạn thử việc là gì? 

Giai đoạn thử việc là một khung thời gian cụ thể ngay khi bắt đầu làm việc. Đây là giai đoạn thử thách cho cả bạn và nhân viên mới, thường kéo dài từ một đến sáu tháng. Trong thời gian này, bạn có thể đánh giá xem nhân viên mới có phù hợp với vai trò và văn hóa công ty hay không. 

Những giai đoạn này cũng có lợi cho việc thăng chức nội bộ. Khi một nhân viên hiện tại chuyển sang một vị trí mới, họ có thể có một giai đoạn thử việc. Điều này cho phép công ty đánh giá khả năng của nhân viên trong việc đảm nhận các nhiệm vụ mới và đảm bảo sự chuyển đổi suôn sẻ cho cả nhân viên và đội ngũ. 

Điều gì xảy ra trong giai đoạn thử việc tại nơi làm việc?

1. Đào tạo và hỗ trợ

Trong giai đoạn thử việc, nhà tuyển dụng phải cung cấp đào tạo toàn diện cho nhân viên mới để đảm bảo rằng họ được trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết để xuất sắc trong vai trò của mình. 

Đào tạo có thể bao gồm nhiều hình thức khác nhau, nhưng eLearning là lựa chọn phổ biến trong các doanh nghiệp. Các module eLearning cho phép nhân viên học theo tốc độ riêng của họ và có thể xem lại nếu cần thiết, giúp xây dựng nền tảng kiến thức vững chắc. 

2. Thiết lập mục tiêu

Để đảm bảo mọi người cùng hướng, nhà tuyển dụng và nhân viên sẽ làm việc cùng nhau để thiết lập các mục tiêu SMART. Những mục tiêu này là các tiêu chuẩn rõ ràng để đánh giá hiệu suất của nhân viên. Bằng cách tập trung vào các mục tiêu cụ thể này, nhân viên mới có thể thể hiện kỹ năng và tiến bộ của mình, trong khi nhà tuyển dụng có cái nhìn sâu sắc về khả năng của họ. 

3. Phản hồi

Phản hồi thường xuyên là nền tảng của một giai đoạn thử việc thành công. Các quản lý nên cung cấp phản hồi mang tính xây dựng, nêu rõ những thành công cũng như bất kỳ khía cạnh nào cần cải thiện. Điều này đảm bảo rằng nhân viên đang đi đúng hướng và có thể xây dựng trên các điểm cần cải thiện. 

4. Đánh giá thử việc

Cuối giai đoạn thử việc, một cuộc họp chính thức nên diễn ra giữa nhân viên và quản lý của họ. Cuộc họp này, được gọi là đánh giá thử việc, là cơ hội để: 

• Xem xét hiệu suất của nhân viên dựa trên các mục tiêu đã thiết lập 

• Cung cấp phản hồi về tiến bộ, điểm mạnh và các khía cạnh cần phát triển của nhân viên 

• Đưa ra quyết định cuối cùng về việc tiếp tục làm việc của cá nhân này. Nhà tuyển dụng nên duy trì hồ sơ rõ ràng và chính xác về hiệu suất của nhân viên trong giai đoạn thử việc. 

Gia hạn hoặc điều chỉnh giai đoạn thử việc 

Giai đoạn thử việc đặt ra không phải lúc nào cũng là một khung thời gian cố định. Có thể có những trường hợp cần gia hạn giai đoạn thử việc, chẳng hạn như: 

• Độ phức tạp của vai trò yêu cầu nhiều thời gian hơn để nắm vững 

• Các hoàn cảnh cá nhân ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng kỳ vọng ban đầu 

Trong những trường hợp này, nhà tuyển dụng có thể gia hạn giai đoạn thử việc. Tuy nhiên, điều quan trọng là đảm bảo tính minh bạch trong suốt quá trình này. Bất kỳ sự gia hạn nào cũng nên được thông báo bằng văn bản, nêu rõ lý do gia hạn. 

Văn bản này nên bao gồm các mục tiêu và kỳ vọng được điều chỉnh, trong khi bảo vệ quyền lợi của cả hai bên. 

Lợi ích của giai đoạn thử việc là gì? 

Giai đoạn thử việc là một công cụ quý giá cho cả nhà tuyển dụng và nhân viên. 

Đối với nhà tuyển dụng

• Nó cung cấp cơ hội để có cái nhìn sâu sắc về kỹ năng, đạo đức làm việc và sự phù hợp của nhân viên trong đội ngũ. Điều này cho phép nhà tuyển dụng đưa ra các quyết định linh hoạt và thông minh về các nhân viên mới, cải thiện quy trình tuyển dụng. 

Đối với nhân viên

• Giai đoạn thử việc cung cấp thời gian để điều chỉnh vai trò mới và làm quen với những gì được mong đợi từ họ. Nhân viên cũng có thể hiểu được phong cách làm việc và văn hóa của công ty. Hơn nữa, quy trình thiết lập mục tiêu diễn ra trong thời gian thử việc đặt ra các tiêu chuẩn rõ ràng cho sự thành công. Điều này giúp họ tập trung nỗ lực, đánh giá tiến độ và xác định các khía cạnh cần cải thiện. 

Cuối cùng, giai đoạn thử việc cho phép cả nhân viên và nhà tuyển dụng đánh giá xem mối quan hệ làm việc có phù hợp hay không. 

Đảm bảo một giai đoạn thử việc thành công

1. Đặt ra kỳ vọng rõ ràng

Thiết lập các kỳ vọng rõ ràng từ đầu là rất quan trọng. Sự minh bạch này cho phép nhà tuyển dụng đánh giá chính xác hiệu suất của nhân viên dựa trên các tiêu chuẩn đã xác định. Bằng cách thiết lập các kỳ vọng này cùng nhau, nhà tuyển dụng có thể đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ. 

2. Hòa nhập hiệu quả

Tuân theo một quy trình hòa nhập có cấu trúc là điều rất quan trọng, đặc biệt là đối với các nhân viên mới không quen thuộc với ngành. Giai đoạn thử việc đặt nền móng cho trải nghiệm của nhân viên và cung cấp các công cụ cần thiết để họ thành công. 

Có một quy trình hòa nhập tốt có thể giảm bớt thời gian học hỏi và giúp họ ổn định trong vai trò mới từ đầu. 

3. Đào tạo và phát triển

Cung cấp các cơ hội đào tạo liên tục trong suốt giai đoạn thử việc là điều cần thiết cho sự phát triển của nhân viên. Điều này giúp họ phát triển các kỹ năng cần thiết cho vai trò của mình và hướng tới các mục tiêu. Đầu tư vào sự phát triển của nhân viên mới sẽ giúp họ đạt được tiềm năng tối đa trong công ty. 

4. Cung cấp phản hồi thường xuyên

Phản hồi thường xuyên là nền tảng của một giai đoạn thử việc thành công. Giống như đào tạo liên tục, hướng dẫn liên tục là cần thiết cho sự phát triển của nhân viên. Các quản lý nên cung cấp phản hồi mang tính xây dựng trong suốt giai đoạn thử việc. 

Những phản hồi cần có: 

• Nêu rõ các khía cạnh mà nhân viên xuất sắc 

• Cung cấp hỗ trợ để giải quyết bất kỳ thách thức nào mà họ gặp phải 

• Cho phép nhân viên điều chỉnh lại nếu cần và đảm bảo rằng họ đang đi đúng hướng 

Để có một cách tiếp cận toàn diện hơn, hãy xem xét việc sử dụng phản hồi 360 độ trong giai đoạn thử việc. 

Phương pháp này thu thập phản hồi từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm đồng nghiệp, bạn bè và thậm chí là khách hàng. Bằng cách nhận phản hồi từ nhiều người, nhà tuyển dụng có thể có cái nhìn rõ ràng hơn về kỹ năng của nhân viên và sự phù hợp của họ với vai trò và đội ngũ. 

5. Cho nhân viên cơ hội cải thiện

Giúp nhân viên cải thiện bất kỳ điểm yếu nào là điều tốt cho cả công ty và nhân viên. Nó khuyến khích nhân viên tự chủ trong sự phát triển của họ và cho thấy công ty đầu tư vào thành công của họ. Điều này củng cố kỹ năng của họ và dẫn đến một nhân viên năng suất và gắn kết hơn. 

6.  Một lịch trình rõ ràng

Thiết lập một lịch trình rõ ràng cho giai đoạn thử việc cung cấp cho nhân viên sự minh bạch. Lịch trình nên nêu rõ những gì được mong đợi ở các giai đoạn khác nhau và khi nào họ có thể mong đợi các cuộc gặp gỡ với quản lý của họ. Sự minh bạch này giúp nhân viên tập trung nỗ lực của họ và theo dõi tiến độ của mình trong suốt giai đoạn thử việc. 

Nuôi dưỡng tài năng mới với phần mềm quản lý hiệu suất 

Khi nói đến tuyển dụng, việc tìm kiếm sự phù hợp là rất quan trọng. Giai đoạn thử việc cho phép bạn đánh giá hiệu suất, đạo đức làm việc và sự phù hợp của một nhân viên mới trong đội ngũ. Điều này có nghĩa là đặt ra các mục tiêu rõ ràng, cung cấp đào tạo và đưa ra phản hồi thường xuyên. 

Quản lý các giai đoạn thử việc có thể phức tạp, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, việc có phần mềm HR phù hợp có thể giúp bạn đặt và theo dõi các mục tiêu, cung cấp và lưu trữ phản hồi một cách điện tử, và giữ tất cả hồ sơ nhân viên ở một nơi.