Trải nghiệm của nhân viên không bắt đầu từ ngày đầu tiên họ đi làm mà từ khoảnh khắc họ biết đến doanh nghiệp bạn. Từng tương tác, từng giai đoạn (từ thu hút đến chia tay) đều góp phần hình thành vòng đời nhân viên, một chiến lược nhân sự ngày càng được các công ty hiện đại ưu tiên. Vậy làm sao để tối ưu hành trình này một cách toàn diện?
Xác định vòng đời nhân viên
Vòng đời nhân viên lấy cảm hứng từ bản đồ hành trình khách hàng trong Marketing, một ý tưởng đã được kiểm tra và thử nghiệm, trong đó mối quan hệ giữa tổ chức và khách hàng được chia thành các phân khúc. Các chuyên gia kinh doanh nhận thấy vòng đời của nhân viên từ đầu đến cuối được tạo thành từ 7 phần:
1. Attract: Bắt đầu từ thời điểm một nhân viên tương lai biết đến một công ty cho đến khi họ nộp đơn xin việc.
2. Recruit: Điều này bao gồm quá trình nộp đơn, điền form, phỏng vấn và các công việc phỏng vấn mà cản trở đến lời mời làm việc.
3. Onboard: Từ lời mời làm việc đến giúp nhân viên bắt kịp tốc độ, giai đoạn onboard bắt đầu trước khi thành viên mới nhất trong nhóm của bạn bắt đầu ngày đầu tiên làm việc.
4. Develop: Trong giai đoạn phát triển, doanh nghiệp đánh giá điểm mạnh, điểm yếu và lĩnh vực nhân viên quan tâm để đầu tư nâng cao kỹ năng.
5. Retain: Hy vọng rằng đây là giai đoạn dài nhất trong tất cả giai đoạn, đây là giai đoạn giữ chân và đảm bảo nhân viên được hoàn thành trong công việc nhằm giảm tỷ lệ Turnover.
6. Exit: Không phải là giai đoạn cuối cùng của vòng đời nhân viên, giai đoạn nghỉ việc bao gồm nhận thư từ chức, phỏng vấn thôi việc và ngày làm việc cuối cùng của nhân viên.
7. Advocate: Giai đoạn không bao giờ kết thúc, một người rời đi hạnh phúc có quyền giới thiệu nhà tuyển dụng tốt cho gia đình và bạn bè của họ rất lâu sau khi nhận được tiền lương cuối cùng.
Tại sao vòng đời nhân viên lại quan trọng?
Các nhóm nhân sự sử dụng khung vòng đời nhân viên có thể đánh giá đầu tư, đo lường thành công và cải thiện trải nghiệm của nhân viên một cách hiệu quả hơn. Những lợi ích chính có thể được chia làm hai nhóm chính:
Tối ưu hóa chi tiết
Bằng cách chia vòng đời của nhân viên thành các giai đoạn, các nhóm nhân sự hiểu sâu hơn về nơi có thể cải thiện. Ví dụ: họ có thể đánh giá quy trình tuyển dụng bằng cách so sánh tỷ lệ Turnover mới với chi phí tuyển dụng.
Nếu cùng một vai trò được quảng cáo trên các nền tảng công việc khác nhau, những điểm số này cũng có thể được A/B testing. Với nhiều dữ liệu hơn để làm việc, các tổ chức có khả năng tùy chỉnh các chi tiết nhỏ nhất trong vòng đời của nhân viên để cải thiện tốt hơn.
Tập trung vào trải nghiệm của con người qua các quy trình
Chiến lược vòng đời nhân viên tốt hơn để đo lường trải nghiệm của nhân viên so với các chiến lược quản lý tài năng khác. KPI chính xác cho phép các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nhìn sâu hơn dữ liệu và hiểu tâm lý của nhân viên ở bất kỳ giai đoạn nào trong hành trình của họ.
Ví dụ: các nhóm nhân sự sử dụng cách tiếp cận hẹp hơn có thể xem xét tốc độ của quá trình tuyển dụng để quyết định xem họ có 'tuyển dụng tốt' hay không. Điều này có thể nắm bắt một quy trình tuyển dụng suôn sẻ và nhanh chóng nhưng không phù hợp với công việc thực sự.
Một công ty có kế hoạch toàn diện, tập trung vào vòng đời có thể đánh giá xem một nhân viên có phù hợp với vai trò hay không sau ngày đầu tiên. Tỷ lệ khuyến mãi, phản hồi khảo sát tương tác và các dữ liệu khác được thu thập trong suốt vòng đời giúp xây dựng một bức tranh tuyển dụng đầy đủ và bao quát hơn.
Lợi ích của chiến lược vòng đời nhân viên
Từ việc đóng góp vào cảm giác thuộc vê việc thu hút nhân tài hàng đầu, một chiến lược vòng đời nhân viên mạnh mẽ mang lại cho doanh nghiệp một loạt các lợi ích:
Cải thiện tỷ lệ duy trì và doanh thu thấp hơn
Theo Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực (SHRM), chi phí trung bình để thuê một nhân viên mới là gần 4.700 đô la. Nhưng trong một số trường hợp, nó thậm chí có thể gấp nhiều lần mức lương của họ, tùy thuộc vào vai trò. Chiến lược vòng đời nhân viên phù hợp có thể giảm đáng kể các chi phí này.
Tương tác tốt hơn
Nhân viên gắn bó là những nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Mức độ hiệu suất được tăng cường, nhiều mục tiêu đạt được hơn và tỷ lệ vắng mặt theo thói quen giảm. Trên thực tế, một chiến lược nhân viên được thiết kế để thu hút nhân viên cũng có thể làm giảm vấn đề kiệt sức và căng thẳng tại nơi làm việc.
Trải nghiệm nhân viên tốt hơn
Cách suy nghĩ vòng đời của nhân viên khuyến khích các nhóm nhân sự cải thiện trải nghiệm của nhân viên ở tất cả các giai đoạn trong mối quan hệ của họ với các tổ chức. Nhắm mục tiêu từng giai đoạn với các thông tin liên lạc và sáng kiến được thiết kế để cải thiện phúc lợi của nhân viên, có nghĩa là người lao động có nhiều khả năng cảm thấy thân thuộc và mục đích hơn. Sự thăng hoa trong tâm trạng có thể được truyền từ nhân viên này sang nhân viên tiếp theo, và lần lượt, cho cả khách hàng.
Cải thiện danh tiếng doanh nghiệp
Khi bạn chăm sóc nhân viên tốt, danh tiếng của doanh nghiệp bạn đồng thời cũng sẽ tự chăm sóc. Nếu tin tức lan truyền rằng một doanh nghiệp giới thiệu nhân viên tốt và cung cấp cho họ các chương trình đào tạo mà họ đang cần để giúp họ tiến bộ, công ty đó sẽ sớm trở thành một nơi hấp dẫn hơn để làm việc. Một danh tiếng mạnh mẽ cho mối quan hệ nhân viên tốt cũng giúp các doanh nghiệp trở nên tôn trọng hơn trong ngành công nghiệp của họ và bởi khách hàng của họ.
Chiêu mộ nhân tài mới
Những người lao động hiểu biết muốn biết họ sẽ được đối xử đúng cách trước, trong và sau khi họ nộp đơn xin việc mới. Một chiến lược vòng đời kỹ lưỡng sẽ làm giảm bớt những nỗi sợ hãi đó và làm cho một công ty trở nên hấp dẫn hơn đối với nhân viên tương lai - điều mà tất cả các doanh nghiệp thành công đều dựa vào.
Cách tối ưu hóa vòng đời nhân viên
Các nhóm nhân sự thành công không ngừng tìm cách tối ưu hóa vòng đời của nhân viên. Bằng cách thu thập và phân tích phản hồi ở mọi giai đoạn của hành trình vòng đời nhân viên, các nhóm nhân sự có thể thiết lập KPI và tăng hiệu suất theo thời gian.
Ở đây, chúng ta sẽ xem xét một số cách để cải thiện trải nghiệm của nhân viên trên tất cả bảy giai đoạn:
Giai đoạn 1: Làm cho doanh nghiệp của bạn hấp dẫn hơn
Tài năng tốt nhất tìm kiếm nhiều hơn một mức lương cạnh tranh hoặc đặc quyền 'tốt đẹp để có' khi đi xin việc. Họ muốn phát triển sự nghiệp của mình tại một công ty nổi bật so với đối thủ cạnh tranh. Ngày càng có nhiều ứng viên tìm kiếm ý thức về mục đích trong công việc của họ. Để tìm ra điểm khác biệt của bạn, hãy nghĩ về các sản phẩm và dịch vụ bạn cung cấp và 'tại sao' doanh nghiệp của bạn. Sử dụng điều này để xác định giá trị của bạn và đưa chúng vào cuộc sống.
Bạn có thể tích cực hơn trên phương tiện truyền thông xã hội? Phát biểu tại nhiều sự kiện trực tiếp và ảo hơn? Bằng cách tăng cường các hoạt động xây dựng thương hiệu, nhân viên tiềm năng có được hương vị của văn hóa công ty tích cực, điều mà nhân viên tài năng tốt nhất sẽ yêu cầu từ nơi làm việc của họ.
Giai đoạn 2: Tạo quy trình đăng ký liền mạch
Một quy trình đăng ký thành công phải đơn giản và minh bạch. Loại bỏ các trở ngại, như các vòng phỏng vấn không cần thiết và các trang web chưa được tối ưu hóa cho thiết bị di động, sẽ làm giảm số lượng ứng viên bỏ quy trình.
Quản lý kỳ vọng của ứng viên càng sớm và thường xuyên càng tốt. Điều này có thể có nghĩa là đưa ra và tuân thủ thời hạn thực tế và trung thực về công việc họ đang ứng tuyển. Bán quá nhiều một vai trò có thể gây ấn tượng với ứng viên trong ngắn hạn, nhưng nó có thể dẫn đến tỷ lệ doanh thu cao trong giai đoạn giới thiệu.
Giai đoạn 3: Chào đón những người mới bắt đầu đúng cách
Chỉ có 12% nhân viên đồng ý mạnh mẽ rằng tổ chức của họ thực hiện một công việc giới thiệu tuyệt vời, theo Gallup. Để giành được sự chấp thuận của 88% còn lại, bạn sẽ cần phải hành động ngay từ khi nhân viên mới của bạn chấp nhận lời mời làm việc của họ.
Mời họ tham gia nhóm xã hội đó vào tuần tới, cho họ biết bạn có vé cho một hội chợ công nghiệp lớn trước ngày bắt đầu của họ, hãy cực kỳ rõ ràng về những gì họ mong đợi trong những ngày đầu tiên với bạn. Làm cho những người mới bắt đầu của bạn cảm thấy được chào đón là cách hoàn hảo để bắt đầu thời kỳ trăng mật trong mối quan hệ công việc của bạn.
Người quản lý trực tiếp nên chào đón những người mới bắt đầu vào ngày đầu tiên của họ và đảm bảo rằng họ có tất cả các thiết bị họ cần, bao gồm chi tiết đăng nhập và mật khẩu để bắt đầu. Các nhà quản lý giỏi nhất sẽ thảo luận về kỳ vọng của họ càng sớm càng tốt và đặt ra kế hoạch kiểm tra thường xuyên với thành viên mới nhất trong nhóm của họ.
Giai đoạn 4: Làm nhiều hơn để phát triển kỹ năng
Trong một cuộc khảo sát của McKinsey, 58% người lao động nói rằng việc thu hẹp khoảng cách kỹ năng đã trở thành ưu tiên cao hơn kể từ đại dịch Covid. Nhu cầu phát triển tài năng hàng đầu chưa bao giờ lớn như vậy.
Điều đó bắt đầu bằng cách làm việc với nhân viên để tìm ra điểm mạnh, điểm yếu và sở thích của họ nằm ở đâu. Họ có thể đã chia sẻ những kỳ vọng học tập và phát triển của họ trong giai đoạn đầu của hành trình vòng đời việc làm. Nếu vậy, hãy tham khảo thông tin này để cho thấy cách bạn lắng nghe và đánh giá cao ý kiến của nhân viên.
Nhiều kỹ năng mọi người muốn và cần đã có thể được tìm thấy trong lực lượng lao động. Khám phá khả năng luân chuyển vai trò, huấn luyện ngang nhau và cố vấn ngang nhau để nâng cao kỹ năng cho các nhóm theo cách hiệu quả về chi phí trong khi xây dựng đội nhóm.
Giai đoạn 5: Giữ chân nhân tài tốt nhất lâu hơn
Các nhà tuyển dụng tốt nhất giữ nhân viên của họ bằng cách giữ cho họ tham gia. Họ có tư duy tiến bộ đang tìm cách tối đa hóa các nỗ lực DEI để giữ cho nhóm của họ tham gia. Từ việc tăng cường các chính sách hiện tại đến cam kết đào tạo đa dạng và hòa nhập, có rất nhiều tổ chức có thể làm để tác động đến sự thay đổi thực sự.
'Phỏng vấn ở lại' là một ý tưởng ngày càng phổ biến để giúp các nhà quản lý hiểu điều gì thúc đẩy nhân viên của họ. Họ là cơ hội hoàn hảo để đặt những câu hỏi như: Có điều gì bạn muốn thay đổi về công việc của mình không? Bạn đã bao giờ nghĩ đến việc rời khỏi công ty chưa? Tổ chức các cuộc phỏng vấn thường xuyên và hành động theo phản hồi của nhân viên là một cách có tác động để giữ chân nhân tài.
Giai đoạn 6: Chia tay lành mạnh và hạnh phúc hơn
Phỏng vấn thôi việc là điều bắt buộc ở giai đoạn kết thúc việc làm. Các nhóm nhân sự được chuẩn bị tốt sẽ sử dụng các cuộc họp để đặt câu hỏi như: Có điều gì thay đổi suy nghĩ của bạn về việc rời đi không? Tại sao bạn bắt đầu tìm kiếm một vai trò khác? Bằng cách đặt những câu hỏi khó, các công ty có thể học cách làm tốt hơn trong việc giữ chân nhân tài.
Nhân viên nên cảm thấy thoải mái trong các cuộc phỏng vấn và ý kiến của họ sẽ được lắng nghe. Điều này bắt đầu bằng việc cảm ơn họ vì sự phục vụ của họ và kết thúc bằng kế hoạch giữ liên lạc.
Giai đoạn 7: Tăng số lượng và chất lượng giới thiệu
Nhân viên có trải nghiệm nghỉ việc tích cực có nhiều khả năng giới thiệu một công ty hơn những người có trải nghiệm trung lập hoặc tiêu cực. Các tổ chức khuyến khích vận động bằng cách giữ liên lạc với nhân viên cũ của họ và cập nhật cho họ về những phát triển mới nhất của doanh nghiệp.
Cựu sinh viên có thể đặc biệt quan tâm đến những thay đổi mà nhà tuyển dụng cũ của họ đã thực hiện dựa trên cuộc phỏng vấn thôi việc của họ. Giữ chúng trong vòng lặp giúp giữ cho các tổ chức luôn được chú ý khi bạn bè hoặc thành viên gia đình đang tìm kiếm vai trò mới.
Trải nghiệm kết nối với nhau
Mỗi giai đoạn của vòng đời nhân viên có thể có KPI riêng và một loạt các ý tưởng để cải thiện trải nghiệm của nhân viên, nhưng tất cả chúng đều được kết nối với nhau.
Những nỗ lực để cải thiện ở một giai đoạn có thể có tác động dây chuyền ở nơi khác. Ví dụ, thiết lập mục tiêu học tập và phát triển trong giai đoạn giới thiệu sẽ ảnh hưởng đến ý kiến của nhân viên trong giai đoạn duy trì, khi họ muốn được nhà tuyển dụng yên tâm đã đầu tư vào sự nghiệp của họ.
Bằng cách hành động ở một giai đoạn, toàn bộ vòng đời sẽ được hưởng lợi và doanh nghiệp của bạn cũng vậy.
Kết luận
Hiểu và quản lý hiệu quả vòng đời nhân viên không chỉ giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân tài mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực, động lực và phát triển. Bằng cách tập trung vào từng giai đoạn và cung cấp sự hỗ trợ và phát triển liên tục, doanh nghiệp có thể xây dựng một đội ngũ nhân viên mạnh mẽ và đầy đủ tiềm năng.
