Trong bối cảnh thị trường biến động không ngừng, câu hỏi lớn nhất không còn là "Có nên tinh gọn không?" mà là "Chúng ta đang ở đâu trên Hành Trình Tiến Hóa Tinh Gọn?"
Khảo sát Nhịp đập Nhân sự 2025 của Anphabe đã đưa ra một con số không thể phớt lờ: 76% doanh nghiệp Việt Nam đã, đang hoặc sẽ triển khai chiến lược Tinh Gọn. Trong đó: 26% đã hoàn thành quá trình tinh gọn, 35% đang triển khai dưới nhiều mô hình và cấp độ khác nhau, 15% có kế hoạch thực hiện trong 12 tháng tới.
Doanh nghiệp của bạn đang nằm ở giai đoạn nào của quá trình Tinh Gọn?
Qua phân tích sâu rộng, Anphabe nhận thấy quá trình tinh gọn của doanh nghiệp Việt không phải là một sự kiện đơn lẻ, mà là một "Hành Trình Tiến Hóa" qua 4 cấp độ trưởng thành. Việc nhận diện đúng cấp độ hiện tại là chìa khóa để CEO và HR thiết lập chiến lược nhân sự và vận hành phù hợp, thay vì chỉ "cắt giảm vô định."
1. Cấp độ đầu tiên là Lean for Cost – Cắt giảm để tồn tại (Survival Mode).
Trong giai đoạn biến động, doanh nghiệp buộc phải “co lại để sống sót”: cắt chi phí, giảm nhân lực, thu hẹp hoạt động… chỉ để duy trì nhịp thở ngắn hạn.
Các biện pháp thường áp dụng:
- Không tuyển thêm nhân sự
- Cắt giảm vị trí, không gia hạn hợp đồng
- Áp dụng gói nghỉ việc tự nguyện
- Chính sách nghỉ hưu sớm
2. Cấp độ tiếp theo là Lean for Efficiency – Tinh giản để nhanh hơn.
Khi doanh nghiệp đã ổn định hơn, tinh gọn được thực hiện để tăng tốc và hiệu quả thông qua chuẩn hóa quy trình, tối ưu vận hành bằng công cụ và hệ thống.
Các hoạt động tiêu biểu:
- Gộp các vị trí chồng chéo (*)
- Tự động hóa tác vụ lặp lại (*)
- Cắt giảm dựa trên hiệu suất (*)
- Chuẩn hóa biểu mẫu và báo cáo (*)
- Thuê ngoài các công việc phụ
(*) hoạt động hiện được áp dụng nhiều nhất tại Việt Nam hiện nay
3. Cấp độ ba, Lean for Capability – Tăng năng lực để tự vận hành.
Ở cấp độ này, doanh nghiệp chuyển từ “cắt” sang “tăng”: nâng cao kỹ năng, quyền chủ động và năng lực tự học của nhân sự. Ít người hơn nhưng mỗi cá nhân mạnh mẽ và tạo ra nhiều giá trị hơn.
Hoạt động điển hình:
- Tái cấu trúc các bộ phận (*)
- Tinh gọn tầng quản lý trung gian(*)
- Số hóa công việc hành chính
- Xây dựng đội ngũ kế thừa
- Nâng cao năng lực lãnh đạo
- Nâng cấp / đào tạo lại lực lượng lao động
(*) hoạt động hiện được áp dụng nhiều nhất tại Việt Nam hiện nay
4. Cấp độ tiến hóa cao nhất sẽ là Lean for Reinvention – Thiết kế lại để phát triển bền vững.
Tinh gọn trở thành DNA của tổ chức, với khả năng tái cấu trúc và đổi mới liên tục từ mô hình kinh doanh đến chiến lược vận hành, giúp doanh nghiệp chủ động thích ứng với mọi thay đổi.
Các hướng đi chính:
- Ứng dụng ERP / CRM / AI để tối ưu vận hành (*)
- Thay đổi vai trò / trách nhiệm
- Tái thiết kế để tăng tính linh hoạt
- Tái cấu trúc / tinh gọn tổ chức
(*) hoạt động hiện được áp dụng nhiều nhất tại Việt Nam hiện nay
Phần lớn đang ở các giai đoạn “Tinh giản để nhanh hơn” và “Tăng năng lực để tự vận hành”. Một số doanh nghiệp cấp tiến đã tiến tới cấp độ thiết kế lại để thích ứng tương lai. Trong khi đó, nhóm 8% doanh nghiệp tăng trưởng âm vẫn phải duy trì giai đoạn cắt để tồn tại.
Tinh gọn không chỉ là chiến lược ngắn hạn mà đã trở thành hành trình dài hạn, giúp doanh nghiệp Việt vững vàng trong hiện tại và sẵn sàng phát triển bền vững cho tương lai.
Trong tương lai không xa, khái niệm Lean (Tinh Gọn) sẽ không còn chỉ là một dự án cắt giảm chi phí nhất thời, mà sẽ trở thành Tư duy Hành động cốt lõi giúp Doanh nghiệp (DN) tiến hóa. Chúng ta đang chứng kiến sự dịch chuyển từ trạng thái Tìm cách tồn tại sang Tối ưu hóa, tiến tới Trao quyền tự chủ, và cuối cùng là Tái tạo Tổ chức một cách liên tục.
Cốt lõi của sự phát triển bền vững nằm ở đây: Doanh nghiệp cần chuyển đổi từ Tinh Gọn BỊ ĐỘNG sang CHỦ ĐỘNG liên tục. Đây là điều kiện sống còn để tồn tại và phát triển mạnh mẽ trong một thời đại mà sự biến động và ảnh hưởng của AI đang ngày càng gia tăng.
Hệ Điều Hành Tinh Gọn (Lean Operating System) – 5 "Code" Kiến Tạo Tương Lai
Để đạt được trạng thái Tinh Gọn Lý Tưởng, các doanh nghiệp cần có một thước đo và tiêu chuẩn rõ ràng. Anphabe giới thiệu mô hình LEAN OPERATING SYSTEM – HỆ ĐIỀU HÀNH TINH GỌN được cấu thành từ 5 hệ code vận hành đồng bộ, tạo nên NĂNG LỰC TINH GỌN thực sự:
- Chiến Lược Rõ Ràng: Tầm nhìn, mục tiêu và ưu tiên thống nhất về chiến lược Tinh Gọn giúp toàn tổ chức hành động cùng hướng.
- Cấu Trúc Linh Hoạt: Tổ chức phẳng, vận hành linh hoạt theo nhóm dự án được tự chủ và có khả năng phối hợp nhịp nhàng.
- Vận Hành Hiệu Quả: với Quy trình tinh gọn, ứng dụng dữ liệu & công nghệ để tối ưu hiệu suất và giảm lãng phí.
- Con Người Chủ Động: Đội ngũ có năng lực, khả năng thích ứng cao, được trao quyền dẫn dắt thay đổi.
- Văn hóa Cải Tiến: Khuyến khích học hỏi, mình bạch và thay đổi liên tục để phát triển
Khi 5 bộ code này vận hành ĐỒNG BỘ, tổ chức sẽ đạt mức trưởng thành cao hơn trong Tinh Gọn.
Bản Đồ Thực Tại Tinh Gọn (Lean Reality Map): vị trí của tổ chức bạn
Để nhận diện tổ chức đã sẵn sàng cho Hệ Điều Hành Tinh Gọn lý tưởng hay chưa, Anphabe mã hóa 5 yếu tố trên theo hai trục đo chính, tạo ra Bản đồ Thực tại Tinh Gọn giúp doanh nghiệp tự đánh giá:
1. Trục Hoành: SYSTEM EFFECTIVENESS – Hiệu suất của Hệ thống ("Phần Cứng")
Đây là thước đo mức độ định hướng, liên kết và vận hành của "động cơ chiến lược". Nó kết hợp 3 yếu tố: Chiến lược Rõ ràng – Cấu trúc Linh hoạt – Vận hành Hiệu quả.
2. Trục Tung: HUMAN AGILITY – Độ linh hoạt của Con người ("Phần Mềm")
Đây là "phần mềm" phản chiếu khả năng học hỏi, kết nối và đổi mới của tổ chức trong bối cảnh thay đổi. Nó được tạo thành từ 2 yếu tố: Con người Chủ động – Văn hoá Cải tiến.
Sự kết hợp của hai trục này tạo ra 4 nhóm đặc trưng rõ rệt, thể hiện tổ chức đang ở trạng thái "Cân bằng", "Lệch Trái" hay "Lệch Phải":
Nhóm đầu tiên – THE AGILE DREAMER (Nhóm Mơ Mộng Agile)
Phần mềm tốt nhưng phần cứng còn yếu: Doanh nghiệp nêu cao tinh thần đổi mới, có ý tưởng, nhưng thiếu quy trình và nền tảng để nhân rộng ý tưởng.
Ví dụ: không thiếu các tổ chức sếp lúc nào cũng yêu cầu phải đổi mới nhanh, nhưng muốn làm gì vẫn phải tầng tầng tờ trình với công văn. Cả công ty không có nổi 1 hệ thống dữ liệu đàng hoàng nên có ý tưởng cũng khó mà đánh giá. Các doanh nghiệp này mới chỉ dừng ở mức MƠ AGILE chứ còn lâu nữa mới có thể chuyển mình thành 1 tổ chức AGILE thực thụ.
Nhóm thứ hai – SAFE-MODE OPERATORS (Nhóm An Phận Đứng Yên)
Hệ thống thì "yếu" mà con người thì “kém”, vẫn đang vận hành trong chế độ “sinh tồn” nên mọi quyết định đều mang tính phòng thủ, chậm chạp và tụt hậu.
Ví dụ: một tổ chức mà một người muốn thay đổi đã có tới 3 người cản, chưa làm mà đã tốn công cãi về “Rủi ro thì Ai chịu trách nhiệm?”… Nên dù biết phải tiến lên, thôi, cứ chọn “đứng yên cho an toàn”.
Nhóm thứ ba – SYSTEM-DRIVEN RUNNERS (Tay Đua Hệ Thống)
Ngược với Agile Dreamer, nhóm này đầu tư mạnh vào hệ thống và công nghệ, nhưng văn hoá và hành vi con người còn vận hành theo thói quen cũ, thiếu linh hoạt & phản ứng nhanh.
Ví dụ: nhiều doanh nghiệp lớn, nhất khối nhà nước được đầu tư toàn nền tảng công nghệ xịn như ERP, AI, dashboard đủ cả, nhưng nhân viên vẫn thích “xuất Excel ra cho dễ nhìn”.
Nhóm cuối cùng – SYNERGIZED MOVERS (Nhóm Đồng Nhịp Tương Lai)
Bao gồmnhững tổ chức thật sự "vận hành đồng bộ”, nơi chiến lược – con người – quy trình – công nghệ cùng nói chung một ngôn ngữ. Đây chính là hình mẫu “Tổ chức Tinh gọn tiến hóa” mà chúng ta đang hướng đến.
Ở nhóm này là nơi mà khi khởi động “chiến dịch mới”, thì toàn bộ công ty như những nhạc công đồng bộ tạo ra 1 bản giao hưởng nhịp nhàng, với marketing bật chế độ ý tưởng, HR bật chế độ tuyển dụng, IT bật hệ thống, và quan trọng là tài chính bật chế độ “mở hầu bao”…
Thực tế đáng suy nghĩ: những "lỗi hệ thống" ngầm
Khảo sát của thị trường Việt Nam cho thấy một bức tranh đáng suy ngẫm: 70% tổ chức vẫn đang "loay hoay" lệch pha phần cứng hoặc phần mềm. Nhóm Safe-mode Operator (Nhóm An Phận Đứng Yên) vẫn chiếm tới 25%. Chỉ có 30% tổ chức thuộc nhóm Synergized Movers (Nhóm Đồng Nhịp Tương Lai).
Điều đáng chú ý hơn, dù ở nhóm nào, vẫn có một chỉ số rất đáng quan tâm: 7/10 doanh nghiệp thừa nhận rằng kết quả tinh gọn chưa đạt kỳ vọng ban đầu.
Tỷ lệ hài lòng với kết quả quá trình tinh gọn rất thấp: The Safe-mode operator (Nhóm An Phận Đứng Yên) là 10%, con số này ở Agile Dreamers là 23% còn System Coders là 32%. Ngay cả nhóm dẫn đầu, The Synchronizers với sức mạnh cả con người và hệ thống đã đi trước các nhóm khác một bước thì cũng chỉ đạt mức 40% thành công.
Những con số này khẳng định: Vấn đề không chỉ nằm ở chiến lược hay công cụ, mà nằm sâu hơn ở cách hệ thống vận hành và con người tương tác.
Khi phần mềm tốt mà phần cứng thiếu, doanh nghiệp dễ rơi vào trạng thái hỗn loạn do thiếu hệ thống.
Ngược lại, nếu phần cứng tốt hơn phần mềm, con người sẽ chạy theo hệ thống một cách kiệt sức và thiếu sáng tạo.
Chúng ta cần thẳng thắn nhìn nhận: Đâu là "Lỗi Hệ Thống" đang âm thầm tồn tại, dẫn tới tắc nghẽn hành trình tinh gọn, và làm thế nào để HR có thể trở thành kiến trúc sư cho sự cân bằng hoàn hảo này?
Trích Báo cáo chuyên sâu độc quyền từ Khảo sát Nơi Làm Việc Tốt Nhất Việt Nam® 2025: CODE THE FUTURE - LẬP TRÌNH TƯƠNG LAI
