Khi sếp là người quản lý rất chi li nhỏ nhặt
Với kinh nghiệm làm Trợ lý lâu năm thì phải nói rằng một trong những vị sếp “khó chịu” nhất chính là vị sếp “vi quản lý”, tức là người có thói quen quản lý từng vấn đề nhỏ nhặt. Đó là những nhà quản lý cầu toàn, họ thường không tin tưởng nhân viên, họ kiểm soát từng chi tiết để đảm bảo mọi thứ phải đúng ý họ. Vấn đề còn ở chỗ họ không nhận ra mình có phong cách quản lý như vậy, và không bao giờ thừa nhận rằng chính cách quản lý cứng nhắc của mình gây ra nhiều vấn đề rắc rối. Đặc biệt là đối với Trợ lý, bạn sẽ vô cùng khó chịu bực bội nếu phải làm việc với một CEO “vi quản lý”. Công việc thì chồng chất mà mọi thứ từ nhỏ nhất cũng đều phải qua sếp kiểm tra, bạn không hề được chủ động trong bất kỳ công việc hay dự án nào. Thực ra để thay đổi tình hình thì bạn sẽ cần khá nhiều thời gian và phải cực kỳ kiên nhẫn. Nếu chẳng may các bạn đang rơi vào tình huống như vậy, thì 5 kinh nghiệm đã được đúc kết bởi người trong cuộc sau đây sẽ hữu ích cho bạn.
Lấy được sự tin tưởng của sếp
Đây là điều đầu tiên và tất nhiên ai cũng biết là nói thì dễ hơn làm. Một vị sếp quản lý chặt chẽ thường là người đa nghi. Để lấy được sự tin tưởng của họ thì bạn cần nhiều thời gian và cố gắng. Trước hết hãy thể hiện mình là người có khả năng bảo mật cao trong suốt quá trình làm việc với sếp. Đặc biệt không bao giờ được phép tự ý chia sẻ thông tin liên quan đến sếp cho các đồng nghiệp khác. Nếu sếp cảm thấy không thể tin tưởng được ở bạn thì họ không bao giờ yên tâm giao cho bạn những dự án quan trọng hay để bạn quản lý thời gian/công việc của họ. Chỉ khi bạn có được sự tin tưởng từ họ thì bạn mới có thể thực hiện bước tiếp theo đó là chứng minh năng lực của bản thân.
Tìm hiểu rõ CEO của mình
Biết người biết ta trăm trận trăm thắng. Hãy cố gắng tìm hiểu rõ tất cả mọi thứ có thể về vị CEO khó tính của mình. Họ kiểm soát chặt chẽ với tất cả mọi người hay chỉ với bạn? Nếu họ chỉ làm thế với bạn thì hãy tìm hiểu xem người đó đã bao giờ làm việc với Trợ lý hay chưa? Phải chăng họ không biết cách làm việc với Trợ lý, không hiểu vai trò của bạn ở bên cạnh họ là gì và bạn có thể làm gì để giúp họ thay đổi? Quan sát cách làm việc của họ và tìm hiểu tại sao họ lại quản lý chặt chẽ như vậy. Điều đó giúp cho họ làm việc cực kỳ hiệu quả và luôn đưa ra quyết định đúng đắn hay chỉ đơn thuần là kiểm soát? Họ lo sợ nhân viên làm hỏng việc hay chỉ là họ thích tham gia vào từng chi tiết nhỏ nhặt? Khi bạn hiểu rõ phong cách quản trị của sếp thì bạn sẽ dễ “liệu cơm gắp mắm” hơn. Nên nhớ rằng họ không bao giờ có xu hướng thừa nhận phong cách quản lý của mình là khắt khe nên nếu bạn càng học được nhiều thứ thông qua quan sát cách làm việc của họ thì bạn càng làm việc hiệu quả với họ.
Bắt đầu từ những việc nhỏ nhất
Bạn có thể bắt đầu bằng việc làm tốt từ những nhiệm vụ nhỏ nhất. Ví dụ, in ấn soạn thảo đúng với định dạng mà sếp thường làm. Đừng hỏi họ nếu bạn có thể thực hiện nó một cách hoàn hảo – hãy cứ làm và đưa cho họ xem. Những nhiệm vụ nho nhỏ sẽ dễ hoàn thành và dễ làm hài lòng họ hơn là những nhiệm vụ lớn. Cứ tiếp tục với những bước nhỏ và bạn sẽ thấy tác dụng của nó. Sau vài tuần bạn có thể cho họ xem những việc mà bạn đã thay họ hoàn thành – nếu họ phản ứng một cách tích cực thì hãy đề nghị họ cho phép bạn thực hiện những công việc đó thường xuyên. Rõ ràng những việc nhỏ nhặt này nên là nhiệm vụ hàng ngày của bạn mà không cần phải suy nghĩ nhiều. Nhưng nếu bạn không may rơi vào một vị CEO quản lý cả những vấn đề cỏn con như vậy thì đây đúng là tình huống khó rồi.
Luôn chia sẻ thông tin
Khi bạn có được một số quyền tự chủ trong công việc thì luôn nhớ cập nhật tất cả mọi thông tin cho CEO. Nếu không được cung cấp thông tin, họ sẽ lo lắng và bắt đầu kiểm soát mọi thứ trở lại. Cho dù họ có giao trách nhiệm cho bạn thì không có nghĩa họ sẽ không quay trở lại với phong cách quản lý cũ, đặc biệt là khi họ đồng ý cho bạn làm việc trong dự án lớn hơn hoặc quản lý nhiều thứ hơn. Hãy luôn đảm bảo cho sếp được biết đầy đủ thông tin (thậm chí trước khi họ yêu cầu), điều đó giúp họ cảm thấy mình vẫn đang kiểm soát mọi việc. Mặc dù bạn cảm thấy hết sức phiền phức thì trên thực tế bạn đã và đang có thể tham gia vào nhiều việc hơn.
Giao tiếp
Giao tiếp là chìa khóa để làm việc trong mối quan hệ này. Hãy chắc chắn rằng bạn thường xuyên trao đổi với vị sếp khó tính của bạn. Hàng ngày nên có một cuộc họp riêng để họ biết được những gì bạn đang làm (và những gì bạn có thể làm). Nếu bạn đã thử tất cả các cách mà không thể cái thiện tình hình thì hãy trao đổi vấn đề này với họ. Nếu bạn thật sự quyết định làm như vậy, hãy đưa ra các bằng chứng về phong cách quản lý vi mô của họ và ảnh hưởng của nó lên bạn. Bạn cũng cần đề cập đến tác động của nó đối với chính họ, rằng nó khiến họ không có đủ thời gian để xử lý các công việc quan trọng khác ra sao, hay nó khiến cho các nhân viên không được phép sáng tạo như thế nào, hay nó khiến họ quá tập trung vào những việc nhỏ khiến cho những việc quan trọng không đạt được kết quả tốt – bạn nên giúp họ tối đa hóa năng suất của họ.
Hi vọng rằng những tips mà chúng tôi đưa ra sẽ giúp bạn hiểu và làm việc tốt hơn với CEO của mình. Như chúng tôi vẫn nói với các học viên, tìm việc là quá trình lựa chọn hai chiều, công ty chọn bạn nhưng bạn cũng phải chọn công ty, và đặc biệt là chọn sếp, bởi bạn không thể làm tốt nếu bạn và sếp không hiểu và hợp nhau.
Sevencoloriris INC. – PA/EA Coaching Program
https://trolykinhdoanh.wordpress.com/2016/08/25/sep-ban-co-phai-la-nguoi-vi-quan-ly/