Tình trạng thường xuyên vắng mặt (Absenteeism) trong lao động là gì?

Trong môi trường làm việc hiện đại, tình trạng thường xuyên vắng mặt (Absenteeism) đã trở thành một vấn đề nghiêm trọng đối với các nhà tuyển dụng và quản lý cấp cao trong lĩnh vực nhân sự. Tại sao nhân viên lại thường xuyên vắng mặt? Tác động của nó đến sự hiệu quả của tổ chức là gì? Và làm thế nào để giải quyết vấn đề này một cách hiệu quả? Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào vấn đề này để hiểu rõ hơn về absenteeism và cách xử lý chúng hiệu quả.

1. Absenteeism là gì?

Absenteeism là một thuật ngữ tiếng Anh được sử dụng để mô tả tình trạng nhân viên thường xuyên vắng mặt tại nơi làm việc. Dù nguyên nhân có thể đến từ các yếu tố khách quan hoặc chủ quan, tình trạng này đều gây ra ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động chung của tổ chức.

Có nhiều lý do phổ biến dẫn đến việc nhân sự vắng mặt, bao gồm bệnh tật, các vấn đề gia đình, hoặc kỳ nghỉ theo kế hoạch. Tuy nhiên, đôi khi, nhân viên có thể vắng mặt quá mức cho phép do các lý do cá nhân, không hài lòng với công việc, hoặc vấn đề sức khỏe.

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp vẫn phải trả lương cho nhân viên khi họ vắng mặt. Điều này trở thành một vấn đề nghiêm trọng, đặc biệt là khi nhân viên vắng mặt vào mùa cao điểm kinh doanh hoặc khi các dự án lớn đang gần đến.

Trong quản trị, tỷ lệ vắng mặt được xem là một trong những chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu suất của doanh nghiệp, bao gồm cả khía cạnh văn hóa tổ chức, môi trường làm việc và năng suất lao động. Khi tỷ lệ vắng mặt trong phạm vi chấp nhận được, người quản lý có thể dễ dàng theo dõi và điều chỉnh phân bổ công việc một cách hợp lý theo quy trình. Tuy nhiên, khi tỷ lệ vắng mặt vượt quá mức kiểm soát, điều này rõ ràng là một dấu hiệu của một mối nguy tiềm ẩn đáng lo ngại.

2. Nguyên nhân của Absenteeism xuất hiện

Trong một năm, nhân viên thường được cấp một số ngày nghỉ cố định để đảm bảo sự cân bằng giữa cuộc sống và công việc của họ. Mục tiêu là tạo điều kiện cho họ có thời gian nghỉ ngơi và phục hồi năng lượng, từ đó thúc đẩy hiệu suất làm việc và tạo ra một môi trường làm việc tích cực hơn.

Tuy nhiên, có những trường hợp khi nhân viên phải vắng mặt khỏi công việc, và điều này được bảo vệ bởi luật lao động hoặc chính sách của doanh nghiệp như:

• Đau ốm. 
• Chấn thương, tai nạn.
• Việc gia đình bất ngờ. 
• Phải chăm sóc con nhỏ hoặc người lớn tuổi do hoàn cảnh.

• Bị bắt nạt. 
• Bị quấy rối
• Burnout, stress sau khi thực hiện dự án quá sức hoặc công việc chịu áp lực cao.
• Trầm cảm do môi trường công việc không lành mạnh.

Ngoài các trường hợp trên, sự vắng mặt của nhân viên còn có những lý do khác như:

• Chán nản về công việc.
• Tìm lý do làm việc ngoài văn phòng để “trốn việc”.
• Đang tìm việc mới.

3. Tác động của Absenteeism đến doanh nghiệp như thế nào?

Qua công thức tính, chúng ta có thể nhận thấy rằng khi số ngày nghỉ của nhân sự tăng lên, tỷ lệ vắng mặt cũng tăng theo. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến bản thân người lao động mà còn có nhiều tác động tiêu cực đến hoạt động chung của doanh nghiệp.

• Trước hết, việc nghỉ làm nhiều có thể ảnh hưởng đến quá trình thăng tiến nghề nghiệp của cá nhân trong dài hạn và làm giảm uy tín cá nhân. Ngoài ra, tỷ lệ vắng mặt cao cũng gây ra nhiều vấn đề cho tổ chức, bao gồm:

  • Giảm sút năng suất làm việc do thiếu nhân sự để hoàn thành công việc, đặc biệt là trong các dự án quan trọng hoặc trong các giai đoạn cao điểm.
  • Lãng phí nguồn lực khi phải trả lương cho nhân viên nghỉ nhưng không đạt được hiệu suất làm việc mong muốn.
  • Ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần làm việc của nhân viên còn lại, do phải làm thêm giờ hoặc chịu áp lực công việc thêm do việc thay thế nhân sự vắng mặt.
  • Mất điểm về chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ do sự thiếu hụt nhân lực.
  • Ảnh hưởng đến hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, có thể gây thiệt hại về uy tín và lòng tin từ phía khách hàng.

4. Cách tính chỉ số Absenteeism của nhân viên

Trong đó:

• Số ngày vắng mặt là số ngày bất kỳ nhân viên nào vắng mặt tại doanh nghiệp vì bất kỳ lý do gì.
• Tổng số nhân viên là tổng số nhân viên trong doanh nghiệp.
• Ngày làm việc là số ngày để đo lường tỷ lệ vắng mặt (có thể là 1 tuần, 1 tháng hoặc 1 năm)

Ví dụ: Một công ty có 100 nhân viên, tổng số ngày vắng mặt là 30 ngày với ngày làm việc trong tháng là 22. Theo đó:

Tỷ lệ vắng mặt của nhân viên = (30 ÷ ​​(100 x 22)) x 100% = (150 ÷ ​​6600) x 100% = 1,36%

5. Nhà quản lý nên làm gì để có tỷ lệ Absenteeism phù hợp?

Tỷ lệ vắng mặt thường cao hơn trong các doanh nghiệp nhỏ hơn và tăng lên khi số ngày nghỉ của nhân sự tăng lên. Vì vậy, khi xem xét tỷ lệ vắng mặt để đánh giá và điều chỉnh chiến lược nhân sự, người quản lý có thể cân nhắc các điểm sau:

• Đánh giá lại quy định nghỉ phép: Thiết lập quy định rõ ràng về việc nghỉ phép, bao gồm các điều kiện cần thiết như cần có giấy chứng nhận y tế nếu nghỉ ốm liên tục. Đồng thời, tạo ra các kênh để bảo vệ nhân sự trước tình trạng bắt nạt hoặc quấy rối tại nơi làm việc.

• Xử lý các trường hợp nghỉ vì hoàn cảnh gia đình: Đối với những trường hợp nhân viên cần nghỉ vì lí do gia đình, cung cấp giải pháp rõ ràng và công bằng, kèm theo các cam kết và hỗ trợ cụ thể để đảm bảo chất lượng công việc không bị ảnh hưởng.

• Thương lượng về nghỉ không lương: Trong trường hợp nhân viên cần nghỉ một thời gian không thể tránh khỏi, doanh nghiệp có thể thảo luận về việc nghỉ không lương hoặc giảm trừ một phần lương để hỗ trợ người đang thay thế vị trí của họ.

• Điều chỉnh chế độ phúc lợi: Đánh giá và điều chỉnh lại các chế độ phúc lợi để tạo ra một môi trường làm việc nâng cao sự quan tâm đến nhân viên, giảm bớt nhu cầu vắng mặt không chính đáng.

• Tạo môi trường làm việc tích cực: Xây dựng không khí làm việc tích cực và hỗ trợ, khích lệ sự sáng tạo và cống hiến trong công việc, từ đó giảm tỷ lệ vắng mặt và tăng cường sự gắn bó của nhân viên với công việc.

• Phát triển cá nhân: Tạo điều kiện cho nhân viên phát triển cá nhân thông qua cơ hội học hỏi và thăng tiến, giúp họ cảm thấy động viên và tự tin hơn trong công việc, từ đó giảm tỷ lệ vắng mặt.

Kết luận

 Tình trạng thường xuyên vắng mặt không chỉ là một vấn đề cá nhân mà còn ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức. Bằng cách hiểu rõ nguyên nhân và tác động của absenteeism, cùng với việc thực hiện các biện pháp giải quyết phù hợp, các nhà tuyển dụng và quản lý các nhà quản lý có thể giảm thiểu tình trạng này và xây dựng một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả.