Trong bối cảnh nơi làm việc liên tục thay đổi hậu Covid-19, mô hình nhóm phân tán (Distributed Team) đang nhanh chóng nổi lên như một xu hướng không thể đảo ngược. Từ những công ty khởi nghiệp nhỏ đến tập đoàn toàn cầu, ngày càng nhiều tổ chức đang dần từ bỏ cấu trúc văn phòng truyền thống để áp dụng mô hình nhóm làm việc không phụ thuộc địa điểm – nơi mà thành viên có thể làm việc từ bất cứ đâu trên thế giới, ở các múi giờ và nền văn hóa khác nhau.
Nhưng nhóm phân tán không chỉ đơn giản là “làm việc từ xa”. Nó đòi hỏi một tư duy quản lý mới, công cụ phù hợp và một nền tảng văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ để duy trì sự gắn kết và hiệu suất cao.
Vậy:
- Nhóm phân tán khác gì với nhóm làm việc từ xa thông thường?
- Tại sao mô hình này lại phát triển mạnh mẽ đến vậy?
- Và đâu là những lợi ích – cũng như thách thức – doanh nghiệp cần chuẩn bị khi áp dụng?
Hãy cùng khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Nhóm phân tán là gì?
Nhóm phân tán (Distributed team) là một nhóm các cá nhân làm việc cùng nhau từ các vị trí địa lý khác nhau. Họ thường dựa vào các công cụ giao tiếp kỹ thuật số để cộng tác, chia sẻ tài nguyên và quản lý các dự án trên nhiều múi giờ, địa điểm khác nhau. Vậy tại sao hiện nay các nhóm phân tán đang gia tăng?
Nhiều người trong chúng ta hiện đã thích làm việc tại nhà và các nhà tuyển dụng đã bắt đầu lưu ý, không chỉ về tình cảm và phúc lợi tích cực của nhân viên, mà còn về năng suất. Một số công ty đang xem xét lại cấu trúc lực lượng lao động của họ và sẽ vĩnh viễn cung cấp sự linh hoạt hơn về công việc từ xa.
Sự thay đổi nhóm phân tán này không hoàn toàn mới và các nhóm này đã tăng lên trước khi dịch Covid-19 bùng phát và áp đặt lệnh phong tỏa. Forbes trích dẫn trong một bài báo vào mùa hè năm ngoái, rằng 70% nhân viên, thậm chí hồi đó, không nghĩ rằng cần phải đến văn phòng và xu hướng các công ty trở nên linh hoạt hơn đã xảy ra trong một thời gian.
Theo McKinsey, thu hút và giữ chân nhân tài chất lượng là vấn đề hàng đầu. Các công ty quản lý để vượt qua rào cản này bằng cách thành lập các nhóm phân tán làm việc từ bất cứ đâu. Các thành viên trong nhóm đang làm việc tại nhà, quán cà phê hoặc không gian làm việc chung, nhưng họ đang làm việc ở nơi không có đồng nghiệp nào khác.
2. Khác biệt giữa nhóm phân tán và nhóm làm việc từ xa?
Sự khác biệt giữa nhóm phân tán và nhóm làm việc từ xa chủ yếu nằm ở phạm vi và tính chất hoạt động của các nhóm này. Dưới đây là sự phân tích chi tiết cùng với ví dụ cụ thể:
Nhóm làm việc từ xa
Nhóm làm việc từ xa là những nhân viên không làm việc trực tiếp tại văn phòng công ty mà làm việc từ một vị trí khác, thường là từ nhà hoặc một địa điểm linh hoạt. Tuy nhiên, các thành viên trong nhóm làm việc từ xa có thể tập trung trong cùng một khu vực địa lý hoặc quốc gia, sử dụng các công cụ trực tuyến để tương tác và thực hiện công việc.
Ví dụ: Công ty X tại Hà Nội có một nhóm làm việc từ xa gồm 5 nhân viên. Dù không đến văn phòng, họ vẫn làm việc từ nhà và có thể họp trực tuyến qua Zoom hàng tuần. Dù làm việc từ xa, họ vẫn tuân theo giờ làm việc giống nhau và thường gặp gỡ trực tiếp khi cần.
Nhóm phân tán
Nhóm phân tán là nhóm nhân viên làm việc từ nhiều địa điểm khác nhau, thường là ở nhiều khu vực địa lý hoặc thậm chí nhiều quốc gia khác nhau. Họ không chỉ làm việc từ xa mà còn phải làm việc ở những múi giờ khác nhau, văn hóa và ngôn ngữ khác biệt, đòi hỏi các chiến lược quản lý, phối hợp và giao tiếp phức tạp hơn.
Ví dụ: Công ty Y có trụ sở chính tại Việt Nam, nhưng đội ngũ phát triển phần mềm của họ lại phân tán tại nhiều nơi như Ấn Độ, Mỹ, và Anh. Mỗi thành viên trong nhóm phải làm việc theo múi giờ khác nhau và giao tiếp qua các công cụ như Slack, Trello và Google Meet. Các buổi họp của nhóm phải sắp xếp vào khung giờ phù hợp với nhiều múi giờ khác nhau để mọi người có thể tham gia.
3. Tại sao các doanh nghiệp áp dụng mô hình này?
Với sự thay đổi hàng loạt trong kỳ vọng của nhân viên và nhu cầu lớn hơn về sự linh hoạt tại nơi làm việc, cho dù điều này là do tiết kiệm tiền, có thể đi du lịch và làm việc từ bất cứ đâu, hoặc dành nhiều thời gian hơn cho gia đình; Thực sự đã có một sự thay đổi trong nhu cầu và mong muốn của nhân viên trong thập kỷ qua. Nhân viên hiện đang yêu cầu chuyển sang nơi làm việc kỹ thuật số.
76% millennials đặt sự linh hoạt lên trên mức lương của họ và thậm chí sẽ cắt giảm lương để có được sự linh hoạt hơn, và với một người trung bình hiện đang dành 90.000 giờ làm việc trong suốt cuộc đời của họ, không có gì ngạc nhiên khi có một sự thay đổi trong suy nghĩ! Điều này có nghĩa là các công ty đã thích nghi để trở nên lấy nhân viên làm trung tâm và linh hoạt hơn. Với việc nhân tài khó thu hút và giữ chân hơn, làm việc từ xa trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết và sự nhanh nhẹn (đặc biệt là bây giờ) hiện là chìa khóa thành công, không có gì ngạc nhiên khi lực lượng lao động phân tán đang gia tăng!
4. 5 lợi ích của các nhóm phân tán
Tiếp cận với những tài năng hàng đầu trên toàn cầu có nghĩa là tuyển dụng tốt hơn, mở rộng quy mô và tăng trưởng nhanh hơn
Làm việc như một công ty phân phối làm tăng nguồn nhân tài và cho phép các công ty thuê những người giỏi nhất từ khắp nơi trên thế giới. Ngoài ra, tính linh hoạt của một nhóm phân tán có nghĩa là các công ty cũng có quyền truy cập vào tài năng tự do và hợp đồng trên toàn cầu. Nếu bạn không cần một nhà thiết kế toàn thời gian, bạn không cần phải thuê một nhà thiết kế. Làm việc như một nhóm phân tán (bao gồm cả với các dịch giả tự do) có nghĩa là bạn có quyền truy cập tức thì vào các chuyên gia hàng đầu, mang lại cho các doanh nghiệp sự nhanh nhẹn hơn.
Chi phí rẻ
Trong khi mức lương có thể vẫn cạnh tranh, không có không gian văn phòng làm giảm đáng kể chi phí chung cho các doanh nghiệp. Mặc dù điều đáng chú ý là các công ty phân phối thường sử dụng lại phần lớn ngân sách này để cung cấp các đặc quyền từ xa và các hoạt động nhóm trực tiếp trong suốt cả năm. Ví dụ, Buffer tổ chức các khóa tu của các thành viên trong nhóm trên khắp thế giới, để nhân viên của họ có thể gặp nhau trực tiếp và gắn kết, đồng thời đã quản lý để tạo ra một nhóm từ xa thú vị và văn hóa công ty
Tăng sức khỏe và hạnh phúc của nhân viên có nghĩa là làm giảm doanh thu của nhân viên
Nếu nhân viên muốn di dời, mô hình nơi làm việc 9-5 văn phòng truyền thống chỉ có hai kịch bản: hoặc chấp nhận rằng bạn sẽ phải có một số nhân viên làm việc từ xa, hoặc mất nhân tài. Một mô hình phân tán có nghĩa là các công ty không bao giờ phải mất nhân tài dựa trên vị trí. Nó cũng đã được báo cáo rằng làm việc hoàn toàn từ xa là tốt cho sức khỏe và hạnh phúc của nhân viên, và không có gì bí mật rằng những nhân viên hạnh phúc có xu hướng gắn bó với cùng một công ty lâu hơn.
Tăng sự nhanh nhẹn của đội nhóm
Một lợi ích khác khi hoạt động như một công ty phân phối là tốc độ. Đương nhiên, một mô hình nhóm phân tán phù hợp với phương pháp 'follow the sun’( vấn đề có thể được xử lý và chuyển giữa các văn phòng ở các múi giờ khác nhau, tăng khả năng phản hồi và giảm sự chậm trễ). Điều này có nghĩa là một nhóm từ xa được phân phối đầy đủ, với những người làm việc từ xa rải rác trên khắp thế giới, có những người 'đồng hồ' trong nhiều hơn mỗi khoảng thời gian 24 giờ. Điều này cho phép các doanh nghiệp đáp ứng các cơ hội nhanh hơn, cũng như các truy vấn của khách hàng, cung cấp dịch vụ tốt hơn có khả năng mang lại cho họ lợi thế cạnh tranh.
Ít phiền nhiễu, tập trung và năng suất cao hơn
Có nhiều nghiên cứu về điều này, Harvard Business Review thậm chí còn báo cáo năng suất tăng 13,5% khi nhân viên làm việc theo nhóm phân tán. Nhân viên không có thời gian đi làm và tăng lượng thời gian họ có trong ngày, cũng như cho nhân viên tự do hơn. Một số người sáng tạo hơn vào ban đêm, và nếu thời hạn luôn được đáp ứng, liệu nó có thực sự quan trọng khi công việc được thực hiện không? Làm việc theo nhóm phân tán cũng cho phép mọi người tập trung vào nhiệm vụ của họ và không bị phân tâm bởi những thứ trong văn phòng, như bị hút vào quá nhiều cuộc trò chuyện không hiệu quả.
Mô hình nhóm phân tán cũng có thể cực kỳ có lợi trong việc giúp các công ty mở rộng và mở rộng quy mô ở các lãnh thổ mới. Nếu bạn có người ở khu vực mới đó, làm việc trong cùng một múi giờ, điều đó có thể thuận lợi cho một số bộ phận như Dịch vụ chăm sóc khách hàng, Bán hàng, Marketing,...
5. Cách quản lý nhóm phân tán hiệu quả
Tổ chức các cuộc họp có cấu trúc
Giữ kết nối là điều cần thiết đối với mọi thành viên trong nhóm, cho dù ở văn phòng thực tế hay làm việc trong một nhóm phân tán. Tùy thuộc vào nhu cầu của nhóm, các cuộc họp có thể được tổ chức hàng ngày hoặc hàng tuần, nhưng có một thông lệ tốt nhất chính cho tất cả các nhóm: đảm bảo rằng các cuộc họp nhóm của bạn được cấu trúc và bạn luôn kết nối. Sẽ có một sự cám dỗ nếu bạn đã lâu không gặp đồng nghiệp của mình và muốn bắt kịp về những thứ không liên quan đến công việc (và điều đó hoàn toàn ổn và bình thường!), nhưng nếu bạn là một nhóm hay nói chuyện, thì hãy đảm bảo rằng bạn đã có thời gian bắt kịp có cấu trúc cho các cuộc họp của mình, nếu không, các cuộc gọi video có thể trở thành kẻ giết chết năng suất. Ví dụ: nếu bạn có một cuộc họp nhóm vào Thứ Hai và một cuộc kiểm tra lại vào Thứ Sáu, thì hãy dành 10/15 phút để bắt kịp và khi 15 phút đó kết thúc, đã đến lúc nói về công việc!
Sử dụng phần mềm phù hợp
Các công cụ quản lý nhóm làm việc từ xa phù hợp là điều cần thiết để lực lượng lao động phân tán thành công. Phần mềm hội nghị truyền hình và chia sẻ màn hình, chẳng hạn như Zoom, GoogleMeet, Teams,.... Một nhân viên làm việc từ xa - dù là nội bộ hay bên ngoài - phải có thể truy cập vào các tài liệu được lưu trữ an toàn bất cứ lúc nào, từ bất cứ đâu và có thể theo dõi các nhiệm vụ và dự án của họ một cách dễ dàng. Theo Economist Intelligence Unit, hiệu suất, tính di động và quản lý phần mềm có tác động rất lớn đến năng suất, đối với cả nhóm làm việc truyền thống và nhóm làm việc phân tán.
Quy trình hướng dẫn của bạn có cần được cập nhật không?
Hướng dẫn rất quan trọng đối với mọi thành viên trong nhóm, dù ở văn phòng hay ở nơi khác, nhưng để những người làm việc từ xa mới có thể tham gia và làm việc hiệu quả nhanh chóng, thì quy trình hướng dẫn là rất quan trọng. Hãy đảm bảo rằng bạn cung cấp cho nhân viên mới quyền truy cập vào tất cả các công cụ và thông tin họ cần ngay từ ngày đầu tiên để họ có thể bắt kịp tốc độ nhanh hơn; và đảm bảo rằng họ cảm thấy được chào đón! Tất nhiên, nói thì dễ hơn làm, đặc biệt là khi bạn không có những cuộc trò chuyện thân mật thông thường tại máy pha cà phê hoặc trong giờ ăn trưa, vì vậy hãy đảm bảo rằng những nhân viên được hướng dẫn từ xa có một kế hoạch hướng dẫn được xây dựng cực kỳ tốt. Ngoài ra, nếu có thể, hãy chỉ định cho họ một người cố vấn để giúp họ ổn định công việc một cách suôn sẻ và giới thiệu một người "có thể liên hệ" để giải đáp tất cả những câu hỏi thường được hỏi trong giờ ăn trưa.
Đưa ra kỳ vọng rõ ràng và thực tế
Thành thật mà nói, việc đặt câu hỏi nhanh trực tiếp khi bạn ngồi cạnh các thành viên trong nhóm tại văn phòng có thể đơn giản hơn. Tuy nhiên, có một cách khắc phục dễ dàng. Trong suốt quá trình giao tiếp nhóm, bạn chỉ cần nêu rõ mục tiêu, KPI và thời hạn giao tiếp để nhân viên biết họ phải làm gì và khi nào.
Tạo ra một môi trường làm việc nhóm thực sự
Nếu không được thực hiện đúng cách, làm việc hoàn toàn từ xa có thể khiến bạn cảm thấy hơi cô đơn; giờ nghỉ trưa dài và những cuộc trò chuyện bên máy làm mát nước có thể hơi mất tập trung và thậm chí không hiệu quả, nhưng chúng ta là con người vào cuối ngày và chúng ta là những sinh vật xã hội muốn duy trì sự kết nối. Điều quan trọng là vẫn giữ được cảm giác được làm việc trong một nhóm ngay cả khi làm việc bên ngoài văn phòng. Một số điều bạn có thể làm để tạo thêm niềm vui cho các nhóm ảo và duy trì động lực cho mọi người là có các kênh không liên quan đến công việc trên phần mềm cộng tác nhóm của bạn, tức là Slack. Điều này cung cấp cho các thành viên nhóm ảo các kênh giao tiếp để thảo luận thoải mái về sở thích và chia sẻ thông tin cập nhật về cuộc sống, tin tức và meme hài hước. Nếu bạn có ngân sách để tiến xa hơn một bước, như Buffer, bạn cũng nên tổ chức các sự kiện và kỳ nghỉ của công ty. Mặc dù không hề rẻ khi nhóm của bạn phân tán trên toàn thế giới, nhưng việc có một khoảng thời gian gắn kết trực tiếp có thể vô giá.
Kết luận
Mô hình Distributed team đang trở thành xu hướng phổ biến trong nhiều ngành công nghiệp hiện nay, đặc biệt là lĩnh vực công nghệ. Với tất cả những lợi ích mà mô hình lực lượng lao động phân tán mang lại, không chỉ cho các công ty mà quan trọng hơn là cho nhân viên; sự thay đổi lớn này đã diễn ra từ lâu. GetApp đã báo cáo rằng số lượng nhân viên làm việc hoàn toàn từ xa đã tăng 400% trong thập kỷ qua và tính linh hoạt trong công việc được nhiều người, bao gồm cả LinkedIn, báo cáo là một trong những xu hướng làm việc lớn nhất trong năm nay.
Với khả năng tận dụng tài năng từ nhiều quốc gia, mô hình này không chỉ giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô mà còn tăng tính linh hoạt trong quản lý và vận hành. Tuy nhiên, để thành công, doanh nghiệp cần phải biết cách quản lý đội ngũ phân tán một cách hiệu quả, áp dụng các công cụ công nghệ và xây dựng một văn hóa làm việc dựa trên sự tin tưởng và giao tiếp rõ ràng.