Chia sẻ những cách thức để làm chairman trong cuộc họp

 Chào bạn:

Có lẽ bạn nên tham khảo cách thức người ta điều hành một cuộc họp thế nào trong một dự án (tôi luôn xem và vận hành mọi CV trong tổ chức là dự án).

1. Lên lịch cụ thể và chi tiết. Phải chia cuộc họp ra làm các phần cụ thể với lượng thời gian giới hạn. Tập cho mọi người phát biểu trong khuôn khổ thời gian.

2. Trước khi họp nên có những quy định cụ thể về nguyên tắc cuộc họp và luôn nhắc đi nhắc lại khi cần (tắt HP, không phủ nhận ý kiến người khác, phải có chứng minh = các con số và bằng chứng...).  Bạn nên tham khảo thêm kỹ năng Brainstorming và 6 chiếc nón tư duy để điều hành cuộc họp. Với cá nhân, tôi đã thực hiện chúng nhiều năm, tạo thành thới quen và thấy hiệu quả.

3. Dẫn dắt mọi người theo dúng nội dung đả lên KH, Khuyến khích phát biểu tuy nhiên luôn phải là hosting trong cuộc họp  để ngăn chặn những phần tử quá khích theo hướng tiêu cực. (tính người việt mình thường hay chả treo, cùn. Mà một khi đã được nói lệch sang hướng khác là sẽ kéo theo 5,7 người khác nữa)

4. Với những người không hợp tác chỉ im lặng thì cứ phân công công việc và xem như họ đã đồng ý (vì không có ý kiến phẩn đối gì)

5. Tránh dẫn đắt cuộc họp quá căng thẳng, thị uy

6. Nhớ ghi lại biên bản họp chi tiết nhất có thể và chuyển cho tất các thanh viên tham dự sau buộc họp (CC cho sếp lớn) xem đó là confirmation cuối cùng.

Vài ý cá nhân. Chúc bạn thành công

Cá nhân mình có một số mẹo nhỏ sau

• Yêu cầu các thành viên tham gia họp nắm rõ mục tiêu của cuộc họp là gì và có sự chuẩn bị trước khi tham gia.Ghi rõ ai đóng góp phần nào và trình bày vào thời gian nào? Ai chưa chuẩn bị gì mời đi về. 
  
• Xác định trước cuộc họp của mình là dạng nào ( Họp brainstorm, họp thống nhất ý kiến, họp để đưa ra quyết định, họp để hướng dẫn thực thi, họp kết nối các bộ phận, họp báo cáo tình hình .... ) vì theo mình mỗi kiểu cuộc họp sẽ có cách điều hành khác nhau.   
  
• Đặt câu hỏi, chỉ định trực tiếp, Lắng nghe, Khuyến khích là 4 thứ mình hay dùng ạ. Đặt câu hỏi để bắt mọi người suy nghĩ, chỉ định để phá băng sự lười nghĩ và nhác trong mỗi người, Lắng nghe thể hiện tôn trọng mọi ý kiến, Khuyến khích để người tham dự thấy ý kiến mình được trân trọng.
  
• Nguyên tắc chung, họp đã thống nhất ý kiến thì sau này làm tới cùng, ai bỏ họp rồi mới có ý kiến thì ý kiến này không được ghi nhận. Trong trường hợp gấp, nghiêm trọng, cần sửa quyết định của cuộc họp thì tổ chức thêm 1 cuộc họp nhanh nữa để thống nhất tất cả trước khi thực hiện. Chính vì rất hay có kiểu họp xong lại có ý kiến, nên mình nghĩ cần họp ra họp, đã chốt là không có bàn lại nữa, thay vì đẽo cày giữa đường.
  

Văn hoá dân mình hay chỉ trích thay vì khuyến khích, cái này mình thấy nên triệt để xoá bỏ, tôn trọng trước, nhận tôn trọng sau

Theo cá nhân tôi nếu làm chủ tọa tôi sẽ

Lập: Chủ đề _ Định hướng (của cấp trên) _ Mục tiêu cần đạt (Min/Mid/Max) 

Tất cả tốt nhất bằng bảng chiếu (slide) tuyên bố lý do rồi trình bày. Xong chuyển sang

_ Thảo luận: Cho mọi người tự do bàn với nhau một lúc ... tuyên bố chấm dứt chuyển sang 

_ Phát biểu: chia "phe" hoặc sắp phiên phát biểu, cố gắng đảm bảo ai cũng có thể dc nói hoặc tự chính họ nói ko ý kiến. Chủ động nhắc người chen ngang chờ đến phiên

_ Ghi chép những ý (hay phương pháp) chính, ý hay, ý đúng  giúp đạt mục tiêu trong định hướng (của cấp trên)

(_ Thảo luận lần nữa nếu cần, chủ tọa cần lắng nghe để chắt lọc lần cuối. Ngắt và chuyển sang)

_ Tổng kết: thống nhất cách làm

_ Tuyên bố kết thúc và thông báo nội dung đã thống nhất sẽ được lập thành văn bản gởi đến mọi người vào lúc nào, bởi ai...

Mình thấy tổng hợp ý kiến của Phedia Bui và Đỗ Xuân KHoa là rất hay.

Xác định thể loại cuộc họp (báo cáo hay thảo luận, hay họp với đối tác), 

Thông báo yêu cầu các bên chuẩn bị trước phần trình bày của mình, Lên kịch bản cuộc họp cho phù hợp với thể loại cuộc họp.

Khi họp nói trước các nguyên tắc trao đổi trong cuộc họp (như thơi gian trình bày, thảo luận ko được làm gì)...tùy loại cuộc họp là gì thì các nguyên tắc sẽ linh hoạt thay đổi.

Người lead cuộc họp phải theo dõi kịch bản và thời gian để lèo lái cho các thành viên (giống như 1 MC dẫn dắt chương trình. )

Để cuộc họp ko phí thời gian của mọi người, người lead cần ép các bên đưa ra kết quả gút lại để đưa vào meeting minute, nếu có 1 vấn đề cần phải lý sự dài dòng và ko đủ thời gian thì nên thỏa thuận sẽ đưa vào cuối cuộc họp hoặc 1 cuộc họp khác, để những người tham gia họp còn lại có thể trình bày phần của mình. 

Thường những cuộc họp  mà hỏi ko ai cho ý kiến, là mọi người chưa chuẩn bị trước, người lead cuộc họp phải làm gương, nói lên ý kiến của mình về vấn đề trước, để khơi gợi mọi người nói theo.