Xây dựng phễu nhân tài cho doanh nghiệp với 9 bước

Ngày xưa, tuyển dụng giống như là một trò chơi phản ứng vậy. Khi doanh nghiệp có nhu cầu, nhân sự tuyển, tiếp tục có nhu cầu, nhân sự lại lật đật đi tuyển. Nhưng ngày nay thì mọi chuyện đã khác rồi. Những năm trở lại đây, nhiều doanh nghiệp đang áp dụng phương pháp tuyển dụng chủ động hơn - họ lên kế hoạch chuẩn bị cho nhu cầu nhân sự trong tương lai cũng như sử dụng các công nghệ phù hợp để hỗ trợ việc tuyển dụng. Và để thực hiện phương pháp đó, một trong những nhiệm vụ thiết yếu mà nhà tuyển dụng cần làm là nuôi dưỡng phễu nhân tài.

Hình: Xây dựng phễu nhân tài cho doanh nghiệp - 1

Xây dựng phễu nhân tài cho doanh nghiệp hướng nhà tuyển dụng đến một vai trò cao hơn là cố vấn chiến lược nhân sự thay vì chỉ tuyển theo nhu cầu hiện tại. Nó cũng giúp nhà tuyển dụng dễ dàng tìm nhân tài cho các vị trí khó tuyển hoặc cấp cao, tăng năng suất và đồng thời giảm hao tổn thời gian, chi phí.

Dù bạn là người mới, đang thử xây dựng phễu nhân tài lần đầu tiên hay cần một số mẹo để cải thiện chiến lược của mình thì 9 bước đơn giản dưới đây có thể hữu ích cho bạn đấy.

1. Làm Thương hiệu tuyển dụng nổi bật để thu hút kiểu ứng viên bạn muốn

Trước khi bắt tay vào xây dựng phễu nhân tài, chúng ta cũng nên dành một ít thời gian làm đẹp lại hình ảnh thương hiệu tuyển dụng của mình. Thương hiệu tuyển dụng là điều đầu tiên khiến ứng viên quan tâm đến bạn hoặc quay lưng với bạn.

Ngoài trang tuyển dụng trên website doanh nghiệp, cần lưu ý đến trang thông tin công ty trên mạng xã hội, các kênh tuyển dụng cho đến cách mà công ty được nhắc đến bởi ứng viên hoặc nhân viên hiện tại. Tất cả đều có thể tác động đến nhận thức của ứng viên tiềm năng về công ty. 

2. Tập trung vào vị trí mà doanh nghiệp đã phải tuyển đi tuyển lại nhiều lần và các vị trí khó

Không phải vị trí nào cũng cần xây dựng phễu nhân tài, thay vì tìm kiếm nhân tài cho nhu cầu tương lai một cách thiếu chiến lược, chúng ta có thể tập trung nguồn lực cho những chỗ thực sự cần.

Đặc biệt là những vị trí khó tuyển hoặc bạn cứ phải tuyển thường xuyên vì tỷ lệ thuyên chuyển cao. Việc có sẵn ứng viên quan tâm và gắn bó với thương hiệu sẽ giúp giảm đáng kể thời gian tuyển dụng và đảm bảo vị trí không bị bỏ trống quá lâu.

3. Đặt mục tiêu rõ ràng và thực tế dựa trên dữ liệu thực

Mục tiêu đã không rõ ràng thì sẽ khó cho việc đo lường hiệu quả những nỗ lực tạo phễu của bạn. Chuyên gia Glen Cathey đề xuất rằng nên chuyển sang sử dụng dữ liệu để tính toán quy mô nhóm ứng viên tiềm năng, hiểu tình trạng hiện tại và tìm ra những nút cổ chai trước khi đặt ra mục tiêu cụ thể.

Bạn có thể tham khảo cách tính tiện dụng của ông tại đây để ước tính số lượng lao động cần tuyển để đạt mục tiêu, ví dụ 20 người/tháng. Từ đó, truyền cảm hứng và động lực cho các thành viên trong nhóm hoạt động hiệu quả hơn thay vì để họ cố gắng chạy theo một chỉ tiêu mơ hồ, không có cơ sở. Bạn cũng có thể giúp các nhà lãnh đạo hiểu mục tiêu nào thực tế và mục tiêu nào thì không.

Nếu số lượng không phải là ưu tiên hàng đầu của bạn, mục tiêu của bạn có thể liên quan đến các chỉ số như lượng ứng viên gắn bó với thương hiệu, tỷ lệ ứng viên tham gia phỏng vấn, tỷ lệ chấp nhận offer,... Khi đã có nhiều kinh nghiệm hơn trong việc xây dựng phễu và phân tích dữ liệu xung quanh nó, bạn có thể điều chỉnh lại mục tiêu phù hợp hơn với năng lực cũng như nhu cầu phát triển của doanh nghiệp. Nhưng việc thiết lập mục tiêu ngay từ đầu sẽ giúp cả nhóm cam kết và làm việc hướng tới mục tiêu chung.

Hình: Xây dựng phễu nhân tài cho doanh nghiệp - 2

4. Tìm nguồn ứng viên thông qua LinkedIn, networking tại các sự kiện hoặc qua lời giới thiệu

Để làm đầy phễu nhân tài, nhóm của bạn cần có một chiến lược đa dạng để tìm nguồn ứng viên. Dưới đây là một số kênh có thể tập trung vào.

LinkedIn

Nếu bạn đang tìm cách xây dựng phễu nhân tài cho mục tiêu dài hạn, LinkedIn Recruiter là một công cụ đắc lực có thể giúp bạn xác định, kết nối và nuôi dưỡng mối quan hệ với các ứng viên tài năng.

Khi tiếp cận đối tượng qua InMail, đừng ngại nói trực tiếp với họ ý định của bạn. Mặc dù hiện tại bạn chưa thể đề xuất vị trí nào phù hợp với họ hết, nhưng hãy tập trung vào việc bạn nhìn thấy tiềm năng ở họ, muốn giữ liên lạc và giúp họ khám phá ra bước đi phù hợp cho sự nghiệp của mình. Nhiều ứng viên sẽ hài lòng và muốn tìm hiểu thêm về công ty của bạn.

Sự kiện

Gặp trực tiếp ứng viên là một cách nhanh chóng để xây dựng mối quan hệ thành công. Thường xuyên tham gia các sự kiện trong ngành, nơi bạn và các thành viên trong nhóm có thể tạo ra các kết nối có giá trị để lấp đầy phễu nhân tài của mình. Nếu có đủ nguồn lực, việc tự tổ chức các sự kiện cũng giúp ứng viên có cơ hội tìm hiểu thêm về văn hóa công ty, đồng thời tạo điều kiện cho nhóm tuyển dụng tìm kiếm nhân tài.

Hãy đảm bảo giữ liên hệ với các ứng viên này qua LinkedIn để tìm hiểu thêm một chút về họ như mục tiêu nghề nghiệp hoặc thế mạnh, sở thích cụ thể của họ, và xây dựng mối quan hệ bền lâu.

Người từng ứng tuyển

Ứng viên không phù hợp với vị trí hiện tại không có nghĩa là 1 năm sau hay 5 năm sau họ không trở thành một nhân tài sáng giá mà các doanh nghiệp mơ ước có được. Khi nhà tuyển dụng từ chối họ, họ sẽ nhớ đến bạn. Nhà tuyển dụng từ chối một cách tinh tế và có tâm, họ sẽ muốn giữ mối quan hệ với bạn. 

Cơ sở dữ liệu của bạn đã đầy những ứng viên không phù hợp hiện tại những có thể là một lựa chọn hoàn hảo trong tương lai. Bằng cách đào sâu vào dữ liệu lịch sử này, bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian và cho các ứng viên thấy rằng bạn thực sự chú ý đến họ.

Giới thiệu

Một cách đơn giản khác để lấp đầy phễu nhân tài là xây dựng một chương trình giới thiệu tại công ty của bạn. Và hãy nhớ càng đơn giản càng tốt. Vì nếu thủ tục quá phức tạp, các nhân viên sẽ ngại phải giới thiệu ứng viên cho công ty, làm lượng ứng viên ít hơn mong đợi.

Bên cạnh đó hãy lưu ý cung cấp đủ thông tin để nhân viên hình dung ra ứng viên bạn đang tìm kiếm trông như thế nào, và nói với họ những gì sẽ xảy ra sau khi họ giới thiệu ứng viên để giúp họ hiểu quy trình. Gửi cho họ mẫu template (nếu có) để họ có thể nhanh chóng liên hệ với ứng viên. 

5. Đảm bảo phễu nhân tài đa dạng

Khi phễu nhân tài bắt đầu đầy lên, hãy cẩn thận đánh giá xem đội ngũ ứng viên tiềm năng có đang bị một màu hay không. Vì nguồn ứng viên thiếu đa dạng sẽ ảnh hưởng đến chất lượng đầu vào, làm giảm hiệu quả của việc xây dựng phễu. Vì vậy, nên thường xuyên theo dõi bảng phân tích các ứng viên để có những điều chỉnh kịp thời. Bạn có thể đa dạng hóa nguồn ứng viên bằng cách tìm các ứng viên có xuất phát điểm khác nhau (trường, ngành,..) thông qua phương pháp Boolean search.

Hình: Xây dựng phễu nhân tài cho doanh nghiệp - 3

6. Cân bằng nguồn ứng viên bên ngoài và nội bộ

Bạn hoàn toàn có thể tìm ứng viên phù hợp ngay trong nội bộ công ty. Điều này có thể giúp bạn hoàn thành các yêu cầu khó nhanh hơn và đồng thời giúp nhân viên phát triển sự nghiệp của họ tại công ty. Hơn nữa, nó còn tác động đáng kể đến tỷ lệ giữ chân nhân tài.

Điều quan trọng là sự cân bằng. Việc tuyển dụng nội bộ quá nhiều sẽ làm hạn chế lựa chọn của bạn, mất đi cơ hội đưa một màu sắc mới vào công ty. Còn tuyển quá ít có thể dẫn đến rủi ro khiến nhân viên thất vọng vì thiếu cơ hội thăng tiến. Giữ cho phễu nhân tài của bạn có đầy đủ cả ứng viên nội bộ lẫn bên ngoài, và tập trung vào tìm kiếm người phù hợp nhất cho công việc.

7. Nên có một nguồn nhất quán để mọi thành viên đều nắm được thông tin

Nếu thông tin ứng viên được lưu trữ trên nhiều nền tảng tuyển dụng khác nhau, thì sẽ khó mà theo dõi và phân tích dữ liệu để xây dựng phễu nhân tài hiệu quả. Nên việc áp dụng ATS (Applicant Tracking System) toàn diện cho phép nhà tuyển dụng quản lý tất cả dữ liệu trên cùng một hệ thống, giúp các bên liên quan có thể dễ dàng theo dõi phễu nhân tài.

Và nhà quản lý tuyển dụng cũng sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về thực trạng nhân sự và quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp, từ đó đưa ra những quyết định chiến lược đúng đắn hơn.

8. Nuôi dưỡng phễu nhân tài

Một trong những lợi ích mà phễu nhân tài mang lại là nó cho phép bạn giữ liên lạc và xây dựng mối quan hệ với ứng viên bị động - những người không nhất thiết phải tìm kiếm việc làm ngay bây giờ nhưng có thể là ứng viên sáng giá cho những vị trí sau này.

Ấn tượng đầu tiên chắc chắn là rất quan trọng rồi. Trước khi tiếp cận ứng viên, hãy đọc lướt profile trên LinkedIn của họ và tìm những cách đơn giản để cá nhân hóa thông điệp bạn muốn gửi đến họ. Có thể đề cập đến mối quan hệ chung, đặc điểm chung hoặc một điều gì đó cụ thể mà bạn ấn tượng ở họ cho thấy bạn thực sự đã dành thời gian để đọc hồ sơ của họ, sẽ giúp tăng tỷ lệ phản hồi.

Ngoài ra, sử dụng tính năng “Spotlight” trong LinkedIn Recruiter cũng giúp bạn đánh giá cơ hội nhận được phản hồi, cho bạn thấy được liệu trước đây họ đã từng tương tác với doanh nghiệp hoặc biết một trong những nhân viên của bạn hay không.

Hình: Xây dựng phễu nhân tài cho doanh nghiệp - 4

Trọng tâm của việc nuôi dưỡng phễu nhân tài là duy trì mối quan hệ bền vững với ứng viên tiềm năng, nên sau khi đã kết nối được với họ, hãy dành cho họ những lời chúc tốt đẹp nhân các dịp kỷ niệm công việc và thành tích khác để củng cố mối quan hệ và cho thấy rằng bạn đang chú ý đến họ. LinkedIn có tính năng chia sẻ những sự kiện như thế này, cho nên hãy đảm bảo rằng thông báo LinkedIn của bạn đã được bật.

Sự cân bằng cũng rất quan trọng. Liên hệ với các ứng viên quá thường xuyên có thể bị coi là spam, khiến họ khó chịu. Nhưng cứ kết nối xong rồi để đó mà không tương tác với họ thì có khi họ cũng quên bạn luôn. Nếu được, bạn có thể hỏi họ phương thức liên lạc tiện lợi nhất đối với họ là gì (tin nhắn LinkedIn, email, zalo,....) và ghi chú lại.

9. Đo lường hiệu quả và điều chỉnh chiến lược nếu cần

Khi đặt toàn bộ hệ thống trên một nền tảng duy nhất, bạn sẽ hạn chế mất dấu các ứng viên. Điều này giúp việc thu thập và phân tích dữ liệu về phễu nhân tài diễn ra suôn sẻ hơn, dẫn đến thực hiện điều chỉnh chiến lược cũng trở nên đơn giản hơn nhiều. 

Nếu ATS của bạn cung cấp các báo cáo về phễu nhân tài, hãy thường xuyên theo dõi báo cáo để xem công cụ đang được các thành viên khác sử dụng như thế nào và xác định độ hiệu quả của chiến lược hiện tại để điều chỉnh cho phù hợp và kịp thời.

Theo thời gian, bạn sẽ có thể đo lường mức độ hiệu quả của các kênh tuyển dụng khác nhau. Bạn cũng sẽ phát hiện được liệu ứng viên có đang dành quá nhiều thời gian cho một giai đoạn hay không, lượng ứng viên sàng lọc thừa hay thiếu và thời gian tuyển dụng có thực sự giảm hay chưa?

Mục đích của việc xây dựng phễu nhân tài là để tiết kiệm thời gian, nhưng trước đó, bạn cần dành một ít thời gian lên kế hoạch chỉn chu để có một quy trình chuẩn. Về lâu dài, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian và cả chi phí vì không phải bắt đầu lại từ đầu cho mỗi lần tuyển dụng nữa.