Bạn đã biết xin nghỉ việc thì viết email như thế nào cho khéo léo và tinh tế chưa?

Thủ tục đầu tiên để rời bỏ một công việc là viết thư xin nghỉ việc. Ngày nay, với sự tiện lợi của công nghệ hiện đại, việc viết thư qua email đã trở thành xu hướng. Viết một email không khó, nhưng xin nghỉ việc thì viết email như thế nào cho khéo léo và tinh tế thì không phải đơn giản. Và nội dung bài viết hôm nay, TalentBold sẽ chia sẻ đến bạn đọc nhữ thủ thuật và tiêu chí hoàn thiện email xin nghỉ việc hiệu quả nhất.

I. Ưu điểm khi lựa chọn viết thư xin nghỉ việc bằng email

So với việc gặp trực tiếp để thông báo với sếp hoặc gửi thư xin nghỉ việc cho sếp thì việc viết email xin nghỉ việc mang đến nhiều tiện ích cho cả người xin nghỉ việc và người quản lý

1. Người xin nghỉ việc

• Cho mình thời gian để cân nhắc câu từ, chữ nghĩa thể hiện ý định một cách khéo léo
• Không phải đối mặt với những tình huống ngại ngùng, khó xử khi gặp trực tiếp
• Thông tin thể hiện qua email rõ ràng, súc tích và có thể lưu trữ tham khảo sau này.
• Tiếp nhận phản hồi của sếp qua email sẽ giúp nhân viên chuẩn bị tâm lý và nội dung trao đổi trực tiếp tốt hơn.

2. Người quản lý

Việc tiếp nhận thông tin xin nghỉ việc của nhân viên ít nhiều gây bất ngờ cho người quản lý. Vì vậy, nhận một email xin nghỉ việc cho phép họ bình tâm, cân nhắc và có hướng chuẩn bị tốt hơn cho một cuộc trao đổi trực tiếp sắp tới.

II. Các tiêu chí đánh giá cho một email xin nghỉ việc khéo léo và tinh tế

• Nội dung rõ ràng mạch lạc.
• Trình bày súc tích, tập trung ý chính
• Vẫn duy trì được tình cảm gắn bó bao lâu giữa nhân viên và người quản lý
• Người quản lý sau khi đọc email thấu hiểu ý định và có sự đồng cảm với quyết định của nhân viên.
  

III. Cách viết email xin nghỉ việc khéo léo và tinh tế

Để đáp ứng các tiêu chí trên, dưới đây là gợi ý hoàn thiện email xin nghỉ việc hiệu quả nhất mà TalentBold muốn chia sẻ đến bạn

1. Tiêu đề email xin nghỉ việc

Để người quản lý ưu tiên đọc email xin nghỉ việc của bạn thì tiêu đề chính là điều cần chú ý đầu tiên.

Bạn cần nêu rõ nội dung chính mà email đề cập, cùng với đó là tên của bạn để người quản lý dễ truy xuất dữ liệu

Gợi ý :

Thư xin nghỉ việc – (Họ tên đầy đủ) – (Vị trí đang làm việc)

2. Câu chào mở đầu email

Bạn cần đề cập cụ thể danh tính của người nhận email, thông thường sẽ là người quản lý trực tiếp của bạn. Trong một số trường hợp, email sẽ phải gửi đến phòng chuyên trách nhân sự, nếu không biết người phụ trách, bạn có thể chỉ ghi phòng ban nhận email.

Gợi ý :

Kính gửi Anh/ Chị ….

Kính gửi Phòng nhân sự công ty ….

3. Thông tin người xin nghỉ việc

Phần tiếp theo cần nêu rõ thông tin cá nhân của bạn để người nhận mail có thể nắm bắt ngay thông tin và nơi làm việc của nhân viên sắp xin nghỉ việc

Gợi ý :

Tôi tên là : (Họ tên đầy đủ)

Hiện đang công tác tại vị trí (chức danh công việc) của phòng ban (phòng ban trực thuộc) thuộc chi nhánh (địa điểm làm việc cụ thể trong trường hợp công ty có nhiều chi nhánh khác nhau)

4. Nêu quyết định xin nghỉ việc

Phần nội dung này cần được chau chuốt để có thể nêu rõ quyết định của bạn nhưng không gây cảm giác quá gay gắt, mãnh liệt khiến người đọc bị căng thẳng, ức chế.

Nội dung cần rõ ràng quyết định của bạn cùng thời gian bạn mong muốn kết thúc công việc tại công ty. Thông tin này rất quan trọng cho việc cân nhắc và đưa ra quyết định của người lãnh đạo.

Gợi ý :

Vui lòng chấp nhận email này như một thông báo chính thức rằng tôi sẽ nghỉ việc tại vị trí (chức danh công việc) . Ngày làm việc cuối cùng của tôi sẽ là (ngày/tháng/năm cụ thể).

5. Thể hiện lòng biết ơn những gì công ty đã dành cho bạn

Dù biết rằng chủ động xin nghỉ việc đều ít nhiều do những bất đồng hoặc bất mãn tại nơi làm việc nhưng trong email xin nghỉ việc, bạn tuyệt đối đừng nêu ra những vấn đề này. Thay vào đó hãy giữ sự bình tâm và hồi tưởng lại những gì tốt đẹp bạn có được từ công ty.

Điều này luôn giúp người xin nghỉ việc xoa dịu sự bất ngờ, đôi khi là hụt hẫng nơi người quản lý khi họ đọc email nghỉ việc.

Gợi ý :

Tận đáy lòng, tôi chân thành cảm ơn mọi điều công ty đã dành cho tôi trong suốt thời gian qua. Từ những cơ hội học hỏi, phát triển chuyên môn nghề nghiệp, đến sự hòa đồng, nhiệt thành của tập thể đồng nghiệp nơi phòng ban (tên phòng ban bạn công tác) và toàn thể anh chị em công ty. Tôi rất vinh hạnh khi được làm một trong số những nhân tố hợp thành tập thể doanh nghiệp (tên công ty).

6. Thể hiện trách nhiệm của bạn trong công việc

Nỗi lo lớn nhất của người quản lý khi nhận thư xin nghỉ việc chính là việc quy trình làm việc sẽ bị xáo trộn. Họ phải nhanh chóng tìm kiếm người thay thế và làm sao để người mới tiếp quản và thực hiện công việc tốt như người đang làm.

Vì vậy, hãy mang đến cho họ sự an tâm bằng việc thể hiện trách nhiệm của bạn trong thời gian trước khi bạn sắp nghỉ việc.

Gợi ý :

Trong khoảng thời gian làm việc còn lại, tôi sẽ tổng hợp đầy đủ số liệu, chứng từ cũng như danh sách khách hàng và thông tin liên lạc gửi cho người phụ trách. Khi có nhân viên mới tiếp quản, tôi sẽ trực tiếp hướng dẫn, chuyển giao nhanh và hiệu quả nhất công việc cho người mới.

7. Nhắn gửi lời chúc đến toàn thể công ty

Một lời chúc gửi đến toàn thể công ty và nhắn nhủ gắn kết liên lạc trong tương lai sẽ giúp nhân viên duy trì được mối quan hệ tốt đã xây dựng từ bấy lâu nay.

Gợi ý :

Dù sau này, tôi không còn làm ở công ty nữa nhưng nếu công việc cần sự hỗ trợ gì từ tôi, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi qua email / zalo / điện thoại.

Kính chúc anh chị em toàn công ty được nhiều sức khỏe, công tác tốt và gặt hái được nhiều thành công trong tương lai.

Trân trọng,

(Họ tên của bạn)

(Điện thoại liên lạc)

Xây dựng email xin nghỉ việc theo các bước TalentBold chia sẻ trên đây, chắc chắn bạn sẽ không còn lo nghĩ xin nghỉ việc thì viết email như thế nào cho khéo léo và tinh tế nữa. 

Nguồn ảnh: internet

Hình ảnh: mang tính chất minh họa