Các công việc chính của vị trí nhân viên thu mua

Nhân viên mua hàng hay nhân viên thu mua ( Purchasing Staff ) hiện là công việc được nhiều bạn trẻ quan tâm chọn lựa bởi cơ hội việc làm phong phú, mức thu nhập và đãi ngộ hấp dẫn. Nếu bạn cũng quan tâm đến công việc này thì không nên bỏ qua bài viết sau của TalentBold để hiểu toàn diện về vị trí nhân viên thu mua nhé!

Công việc của vị trí nhân viên thu mua

Purchasing Staff hay Nhân viên thu mua được biết đến là người chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động thu mua hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp. Công việc của họ bao gồm các công tác chuẩn bị, xem xét nhu cầu và thực hiện việc lên kế hoạch, tiếp nhận và xử lý các hợp đồng thu mua. Cụ thể như sau:

• Lập kế hoạch thu mua, ưu tiên các hoạt động cấp bách

• Đánh giá các kế hoạch đặt hàng, đưa ra yêu cầu mua hàng, làm việc với nhà cung cấp và quản lý quá trình lựa chọn.

• Theo dõi tình trạng đơn hàng, chuẩn bị sẵn sàng để ứng phó cho các sự cố thiếu hoặc tồn đọng hàng hóa, liên hệ trực tiếp với các phòng ban có liên quan.

• Xác nhận thời gian sản xuất, thời điểm giao hàng và chi phí với nhà cung cấp

• Đánh giá, cập nhật và duy trì các đơn đặt hàng đến thời hạn kết thúc.

• Đảm bảo sự tuân thủ của đơn đặt hàng theo đungs các thỏa thuận trong hợp đồng.

• Giải quyết và tiếp nhận hóa đơn trong trường hợp phát sinh sai lệch đồng thời báo cáo kết quả lên quản lý.

Nhiệm vụ của nhân viên thu mua

TalentBold đã tham khảo ý kiến từ các chuyên gia nhân sự hàng đầu và tổng hợp lại dưới đây 4 nhóm nhiệm vụ chính của một nhân viên thu mua.

1. Xây dựng các kế hoạch mua hàng cụ thể cho doanh nghiệp

Nhân viên thu mua có nhiệm vụ tiếp nhận những yêu cầu mua hàng từ các bộ phận có nhu cầu trong công ty. Sau đó tiến hành phân tích và xác định chính xác yêu cầu đó như màu sắc, kích thước, thông số kỹ thuật, thành phần,… trong sản phẩm để đặt mua.

Ngoài ra, nhân viên thu mua cần xây dựng các kế hoạch thu mua hàng hóa làm sao để đảm bảo cung cấp đầy đủ nhất những nguyên vật liệu, các trang thiết bị cần thiết nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Tìm kiếm và liên hệ với các nhà cung cấp nguyên vật liệu tiềm năng cho doanh nghiệp

Trải qua quá trình mua hàng lâu dài, nhân viên thu mua chỉ cần liên hệ với các nhà cung cấp đã có và thực hiện thu mua đối với những mặt hàng đã nhập nhiều lần. Tuy nhiên, nhân viên thu mua cũng cần phải thường xuyên tìm hiểu giá cả thị trường, kiểm tra lại giá cả từ các nguồn khác nhau để tạo cơ hội tìm được nhà cung cấp mới tốt hơn cho doanh nghiệp.

Trong trường hợp cần thu mua những mặt hàng mới, nhân viên mua hàng sẽ thực hiện quy trình tìm kiếm nhà cung cấp theo các bước sau:

+ Tham khảo các kết quả đánh giá của doanh nghiệp để lựa chọn ra nhà cung cấp phù hợp và đáp ứng tốt nhất những tiêu chuẩn đã đặt ra.

+ Tiến hành lên danh sách những nhà cung cấp tiềm năng nhất trên thị trường để liên hệ và thỏa thuận hợp tác mua bán.

+ Đi đến đàm phán, thỏa thuận với các nhà cung cấp để có được mức giá tốt nhất kèm nguồn hàng chất lượng đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp.

+ Đề nghị việc được sử dụng hãng mẫu trước khi chính thức nhập hàng mới.

3. Thực hiện việc thu mua hàng hóa

Sau khi ký kết hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp phù hợp, nhân viên mua hàng có nhiệm vụ theo dõi sát sao tiến độ giao hàng. Ngoài ra, họ cần phối hợp với bộ phận kỹ thuật liên quan để kiểm tra chất lượng của hàng hóa để kịp thời xử lý những vấn đề phát sinh hay phát hiện ra các mặt hàng không đạt yêu cầu.

4. Một số công việc liên quan khác

Ngoài công việc chính là thu mua hàng hóa, nhân viên thu mua còn đảm nhận một số công việc liên quan khác như: đánh giá các nhà cung cấp theo định kỳ cũng như xử lý các loại chứng từ thanh toán, sau đó chuyển đến bộ phận kế toán để họ quản lý. Bên cạnh đó, họ còn có nhiệm vụ đề xuất ý tưởng, phương án kinh doanh mới cho cấp trên để nâng cao hiệu quả cho công việc trong hoạt động thu mua.


>>>> Có thể bạn quan tâm: Purchasing Manager là một vị trí quan trọng đối với doanh nghiệp như thế nào?

 Yêu cầu của vị trí nhân viên thu mua

Để có thể hoàn thành tốt các công việc được giao, nhân viên mua hàng cần đáp ứng những yêu cầu nhất định về kỹ năng, trình độ chuyên môn:

• Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Logistic hoặc các ngành có liên quan.

• Có kinh nghiệm làm việc ở vị trí nhân viên bán hàng, mua hàng hoặc vai trò tương đương tối thiểu 1 năm.

• Có kiến thức vững chắc về quy trình tìm kiếm nhà cung cấp (bao gồm nghiên cứu, đánh giá và liên hệ với nhà cung cấp).

• Thành thạo các kỹ năng tin học, phần mềm mua hàng.

• Có kỹ năng quản lý nguồn cung ứng, tính toán chi phí, lập hồ sơ, báo cáo.

• Kỹ năng giao tiếp, chăm sóc khách hàng

Mức lương và phúc lợi của vị trí nhân viên thu mua

Hiện nay, mức lương cơ bản của vị trí nhân viên thu mua trên thị trường rơi vào khoảng 7 – 10 triệu đồng. Đây chưa phải một mức lương cao nhưng nếu chăm chỉ và có sự cầu tiến, thăng tiến đến vị trí chuyên viên thu mua, mức lương của bạn có thể dao động từ 12 – 15 triệu đồng.

Ngoài ra, khi làm việc ở vị trí nhân viên thu mua, bạn sẽ được hưởng các chính sách về Bảo hiểm BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của pháp luật. Như nhiều vị trí nhân viên khác, nhân viên thu mua được thưởng tháng lương 13 vào các dịp lễ Tết, được tham gia các kỳ khám sức khỏe, du lịch, nghỉ mát do công ty tổ chức.

Vị trí nhân viên thu mua vừa là cơ hội, vừa là thách thức với các bạn trẻ mới bước chân vào nghề và chưa có nhiều kinh nghiệm. Hy vọng với những chia sẻ trên đây của TalentBold, các bạn đã nắm vững những thông tin quan trọng về vị trí nhân viên thu mua để chuẩn bị cho công việc của mình trong tương lai

Nguồn ảnh: internet