Cách viết Offer Letter chuẩn cho bộ phận nhân sự
Ngày nay, các ứng viên thường rải hồ sơ nhiều nơi để tìm kiếm cơ hội việc làm tốt nhất. Vì vậy họ có thể đồng thời nhận được lời mời làm việc từ nhiều công ty cùng một lúc. Để có thể thành công thu hút sự quan tâm của ứng viên và nhận được lời chấp thuận làm việc của họ, bộ phận nhân sự cần chuẩn bị Offer Letter – thư mời nhận việc sao cho thật hấp dẫn. Vậy Offer Letter là gì? Offer Letter có những thông tin nào? Các bạn sẽ tìm được câu trả lời qua bài viết sau đây của TalentBold.
Offer Letter là gì?
Offer Letter hay còn được gọi là thư mời nhận việc là thư mà nhà tuyển dụng gửi đến ứng viên trúng tuyển sau khi buổi phỏng vấn kết thúc. Việc gửi thư mời offer đến ứng viên có vai trò quan trọng vì nó giúp ứng viên và nhà tuyển dụng xác định lại một lần nữa các thông tin liên quan đến công việc, chức danh, mức lương, quyền lợi… Nếu phát hiện các sai sót cần kịp thời điều chỉnh, không để xảy ra mâu thuẫn khi bắt đầu làm việc.
Offer Letter có tác dụng thông báo kết quả phỏng vấn cho ứng viên và các thông tin quan trọng khác có liên quan đến công việc. Một thư mời nhận việc đầy đủ thông tin cần thiết và được gửi đúng lúc sẽ giúp công ty có thêm cơ hội nhận được sự chấp thuận làm việc của ứng viên.
Thư mời nhận việc có thể được gửi đến ứng viên qua hình thức gửi thư qua bưu điện hoặc là gửi qua email. Hiện nay các công ty đa phần đều gửi thư mời offer qua email. Sử dụng email để gửi Offer Letter mang lại rất nhiều lợi ích cho công ty vì họ có thể đính kèm rất nhiều các tài liệu quan trọng khi gửi thư mời offer cho ứng viên trúng tuyển.
Các nội dung được trình bày trong thư mời cần đảm bảo tính chính xác, rõ ràng, đầy đủ. Văn bản được trình bày chuyên nghiệp, dễ hiểu, không quá màu mè và tập trung vào nội dung thư mời. Văn phong và ngôn từ trong thư mời cần ngắn gọn, đủ ý… phù hợp với hình ảnh của công ty.
Offer Letter có những thông tin nào?
Một Offer Letter chuẩn mực và chuyên nghiệp cần đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin quan trọng sau đây:
1. Logo công ty
Bạn nên đặt logo công ty ở phía trên của Offer Letter. Điều này khiến thư mời của bạn chuyên nghiệp và có tính pháp lý cao hơn, hơn nữa còn có khả năng thúc đẩy, khuyến khích ứng viên đọc và tìm hiểu kỹ hơn nội dung của thư mời.
2. Ngày phát hành thư và thông tin liên lạc của ứng viên
Thể hiện ngày phát hành thư mời nhận việc cũng như họ tên đầy đủ và thông tin liên lạc của ứng viên.
3. Chúc mừng ứng viên đã thành công trúng tuyển công việc tại công ty
Tại phần đầu tiên của thư mời, bạn hãy thể hiện niềm vui và sự phấn khích khi gửi thông báo trúng tuyển đến cho ứng viên. Hãy cho ứng viên cảm thấy họ được chào đón khi gia nhập đội ngũ nhân sự của công ty. Và hi vọng họ sẽ trở thành một phần trong nguồn nhân lực của công ty. Văn phong và ngữ điệu phụ thuộc vào văn hóa của công ty bạn. Không quá cầu kỳ hay phức tạp, chỉ cần ngắn gọn và chân thành, thế là đủ để bạn chinh phục được ứng viên. Ví dụ như: Chúng tôi rất vui mừng được thông báo bạn đã trúng tuyển vị trí X.
4. Nêu lý do bạn chọn ứng viên
Thể hiện các đặc điểm và kỹ năng của ứng viên mà bạn cho rằng phù hợp với yêu cầu công việc cũng như hữu ích trong việc phát triển của công ty. Thể hiện sự liên kết giữa ứng viên với tầm nhìn của công ty và vai trò quan trọng của họ trong các kế hoạch dài hạn của công ty.
Đây là một cơ hội tốt để bạn truyền đạt sứ mệnh của công ty đến ứng viên. Theo các chuyên gia nhận định, ứng viên thường khao khát được trở thành một phần của điều gì đó quan trọng hơn là một công việc đơn thuần. Vì thế hãy kích thích khát khao và mong muốn cống hiến của ứng viên, khiến ứng viên chấp thuận làm việc tại công ty bạn.
5. Mô tả chi tiết về công việc
Thể hiện các thông tin liên quan đến chức danh, loại hình công việc (toàn thời gian hay bán thời gian, nhân viên chính thức hay thời vụ), địa chỉ làm việc, ngày bắt đầu làm việc, tên người quản lý trực tiếp, nhiệm vụ và trách nhiệm cần hoàn thành.
6. Mức lương
Thể hiện mức thu nhập ứng viên sẽ nhận được trong một tháng, phương thức thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản) và thời gian thanh toán lương là ngày nào trong tháng (thông thường các công ty thường thanh toán lương vào ngày 5 hoặc 10 của tháng).
Nếu có thể bạn nên cung cấp thêm thông tin về cơ cấu tiền thưởng và hoa hồng (nếu có).
7. Các quyền lợi khác
Cung cấp cho ứng viên một bảng liệt kê các quyền lợi ứng viên sẽ nhận được theo quy định của công ty. Ví dụ như: bảo hiểm xã hội, thời gian nghỉ phép, các khoản phụ cấp, công tác phí, du lịch hàng năm, hay các hoạt động đào tạo khác…
8. Hướng dẫn các bước tiếp theo cho ứng viên khi nhận được thư mời offer
Bạn nên đưa ra cho ứng viên một khoảng thời gian nhất định để xem xét và trả lời thư mời offer của bạn. Việc này giúp bạn có một giới hạn thời gian nhất định trước khi bắt đầu chuyển sang ứng viên tiềm năng khác khi ứng viên bạn yêu thích từ chối lời mời nhận việc.
Cung cấp cho ứng viên thông tin của bạn nếu họ có bất cứ điều gì cần được giải đáp.
Thư mời nhận việc là cơ hội quan trọng quyết định việc bạn có tuyển dụng thành công ứng viên tiềm năng hay không. Vì thế hãy dành thời gian và sự quan tâm đúng mức cho các thông tin trong Offer Letter để giành chiến thắng trong cuộc chiến nhân tài.